文物档案管理刍议

张孟强

摘要：文物是人类在历史发展过程中留下的遗迹和遗物，是人类历史上宝贵的历史文化遗产。文物档案是与文物相关的，记录了文物的基本属性信息以及保存状况。考古发掘出土文物档案准确地记录出土文物的出土地点、年代、材质、功能、装饰等，是考古文物工作与档案工作的重要组成部分。本文以考古发掘出土文物为例，试对文物档案的管理提出一点思考，不妥之处，敬请专家批评指正。

关键词：考古发掘；出土文物；档案；管理

文物是人类在历史发展过程中留下的遗迹、遗物，反映了人类在各个同历史时期社会活动、社会关系、意识形态以及利用自然、改造自然和当时生态环境的状况，是人类历史上宝贵的历史文化遗产。档案是人们社会实践活动的历史记录。[1]档案的本质属性是原始性、历史性和记录性的统一，[2]是文物工作与档案工作的重要组成部分。文物档案是与文物相关的，记录了文物的时期、功能、用途、材质、保存状况等。

考古发掘出土文物档案是将考古现场发掘所获文物进行分类、组合、排列、编号等，使之准确地记录出土文物的基本信息，具有原始性、历史性与记录性的凭证，也具有知识与信息价值。档案工作出现时是简单的，然后从最初的简单发展到逐步复杂。考古发掘出土文物档案工作主要包括收集、整理、保管、利用四个环节。

收集是考古发掘出土文物档案工作的第一步。一方面，对于考古发掘出土文物档案的工作人员来说需要明确文物档案的归档范围，主要包括出土文物的形态特征、保存状况，文物的出土地点 （ 三维坐标 ）、探方编号，材质、制作工艺、色泽、尺寸、数量、用途、使用年代、装饰纹饰等基本信息，照片、拓片、录像、光盘、U盘、移动硬盘、光盘、书籍以及对文物的管理、研究、利用工作中形成的原始资料。避免工作人员对其片面性认识，认为考古工地出土文物档案仅仅是一张文物登基表格，造成出土文物档案信息不够完整与准确，甚至缺失。

另一方面，努力提高考古发掘出土文物档案工作人员的工作能力，定期培训。首先考古发掘出土文物档案的目录表格填写应当使用碳素墨水书写以便长久保存，规范、工整，不能够使用铅笔、钢笔、圆珠笔等不耐磨损的书写档案资料。其次，移交的档案材料纸质版与电子文件一致，U盘、硬盘、录像的资料应该转换成光盘格式的电子资料并且一并存档。最后，保证考古发掘出土文物档案的时效性，应该由负责人员，及时将其相关的档案资料纸质资料和电子资料整理完毕并且符合相关档案规范以后交给档案室保存。

对于考古发掘出土文物的单位来说，需要及时将出土文物档案归档集中保存，避免在个人手中丢失或者将其文物档案据为己有的现象发生。

文物藏品档案的整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。整理是考古发掘出土文物档案工作的核心，决定了出土文物档案的质量。完整的考古发掘出土文物档案应该包括档案盒、档案盒封面、目录、文物信息登记表、备考表等等。

為了使考古发掘出土文物档案归档时规范有序，需要对其制定一定的规则。一方面，对不同类型的档案进行分类，如文字、表格、图片、线图、拓片等。另一方面，对于同一类别的出土文物档案资料，按照时间的早晚进行再一次排列，时间早的排列在前，时间晚的则排列在后；对于有文字、图片资料并存的档案，则需要将文字档案资料排列在前，图片档案资料在后。最后，对于同一份资料而言，应该是原始资料在前，复印资料、释文以及补充档案在后。

在对出土文物档案整理过程中，应该注意区别出土文物的“档案工作”与出土文物的“管理和研究工作”，不能够将两者混淆。

文物藏品档案的保管是指维护文物藏品档案的完整与安全的活动。由于考古发掘出土文物档案具有最原始资料的特殊性，出土文物的档案不能够销毁，应该永久保存。同时为了方便检索，应该对出土文物档案设置目录。出土文物档案的保存场所需要安全、整洁防火、防水、防虫、防污染、防尘、防紫外线、防盗等。文物藏品档案利用是指利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。利用是档案工作存在的基础和最终目的。对于已经公开发表的文物资料，考古发掘出土文物档案需要适当地提高开放程度，逐步向社会开放，改便长期以来局限于本单位使用的情况。合理利用考古发掘出土文物档案，需要尊重考古发掘单位的权益，并且履行一定的手续，借阅、摘录考古发掘出土文物档案，则需要登记；对于复印、复制考古发掘出土文物档案，需要相关单位的领导批准。

考古发掘出土文物档案是考古发掘、文物工作和档案管理工作的重要组成部分，做好出土文物档案管理工作需要在收集、整理、保管、利用四个方面长期积累，坚持不懈，使考古发掘出土文物档案充分发挥原始性、历史性与记录性凭证作用、知识、信息和工具性的价值。

参考文献：

[1]吴宝康.档案、档案工作和档案学概说提纲[J].档案学通讯，1993（6）.

[2]黄夏基.档案的本质属性是原始性、历史性和记录性的统一[J].档案通讯，2009（5）.