浅谈现代档案管理技巧

刘金云

摘要：我国当前档案管理工作机制老化、模式陈旧，基本不适应现代信息社会对档案管理提出的新要求，不符合现代管理理念本身的综合化、现代化、社会化内涵，传统档案管理工作的采集、整理、保管、利用方法，基本不符合国家事业单位尊重和保障管理权限、综合开发的现代要求，因而改革档案管理工作机制、加强档案管理工作中的方法创新与对策设计，意义重大而深远。

关键词：档案管理；工作技巧；安全

档案管理是一项细致而且耐心的工作，对于档案管理员来说，这项工作容不得一点马虎，要想做好这项工作，必须掌握相应的管理技巧，其中档案分类就是一项重要的管理技巧，现举一些档案分类实例，谈一谈档案分类及管理的技巧。时下，随着我国各项改革事业的日益深入和经济社会的快速发展，档案管理工作层面积累的矛盾和问题越来越突出，利用现代高新科技和网络计算机去研究新情况并解决新问题，创新和完善现代档案管理工作方法，已成为各级档案管理工作部门所面临的一项新课题、新任务。

一、档案管理中存在的问题

现代管理理念的更新和根本制度的调整，信息技术和计算机技术在档案管理中的深度使用，不仅使现代档案管理机制与权限的归属问题亟待重新明确和定位，而且十分普遍的“死档”“弃档”现象和管理包袱沉重的问题亟需重新梳理和解决，更为重要的是档案管理的内容有待调整充实、科学归并，以往只注重对历史情况的详细记载和妥善保存，内容陈旧且包罗万象，难以客观有效地跟踪反映档案材料与主要信息的即时性和有效性，总的看来不能适应现代快速多变的市场经济对当前档案管理工作的信息需求，可借鉴性、可利用性、可开放性不强，尤其是一些历史内容已经没有了多大现实意义，仍然束之高阁，长期得不到解密，徒然增加了现代档案管理的难度。历史积累起来的档案信息材料良莠混杂、真实莫辩，无法真实客观地为社会综合利用现代档案信息资源提供各类最新的内容，影响了现代档案信息库的价值利用率和社会开发性。

另外，现代档案管理中各种操作程序和方法不规范，档案信息材料长期处于秘密监管之下，不公开、不透明、不解密，档案管理者根本无法了解档案记载的具体内容和详实资料，这种重视秘密管理而忽视开发利用的方法，使当前档案管理工作被蒙上神秘面纱，使诸多有价值的信息资源长期闲置，使当前档案管理丧失合法性根据，不能从根本上依法维护档案材料的社会声誉和社会信用，错失了有价值的档案材料获得综合利用的好机会[1]。

笔者认为，形成这种当前档案管理弊端的原因是多方面的，既有思想认识和思维习惯问题，也有体制老化和管理失序问题，但是更重要的是管理方法缺乏创新與管理策略缺乏设计的问题。各级各部门的主要领导对当前档案管理工作的方法创新问题缺乏足够的认识与重视，根本没有把档案管理的方法创新与对策设计问题，作为国家资源开发与综合利用的重要内容来抓。

二、现代档案管理中的技巧

1、做到电子档案与纸质档案同步

要想管理好档案，必须做好电子档案与纸质档案同步，但这一点已经不仅仅是技巧了，而是现代档案管理必须要做到的，电子档案管理要用专业的软件进行管理，而且要做到及时更新；重要的档案要保留扫描件，不需要保留的档案也要及时在电子档案中去掉登记。电子档案与纸质档案同步的好处是，如果纸质档案遗失可以从电子档案中及时查到，并且可以随时对纸质档案进行快捷的查询、处理、管理，但是电子档案永远代替不了纸质档案，因此电子档案只是纸质档案的一种辅助管理的科学手段。电子档案管理必须及时更新，而且每次更新要注明更新的时间、原因与更新结果。

2、建立完善档案管理相关制度

虽然档案管理制度早已经有各种规章制度明确规定，但是有些制度笔者觉得需要重点提一下，一是所有的重要档案的管理均需要两个人以上经手，这一点是为了防止发生错误，也是为了保证重要的档案不会发生遗失或者被别有用心的人篡改，为了保证这一制度能够落实，重要的档案均有查阅记录，并且需要查阅人、管理员、批准领导均签字，这样才能够进行档案查阅；而且重要的档案绝对不允许一个人进行查阅，经过正常手续能够查阅的档案也要在监控下进行。一些绝密档案则必须指定专人才能进行查阅，而且必须在监督的条件下进行。

3、档案室管理制度的注意事项

由于档案管理是任何部门都非常重视的工作，所以必须有上下班档案室管理制度，除了正常的一些交接班手续和明文规定外，还有一些其它注意事项：一是上班之前及下班之后，要注意门窗、档案厨的锁是否锁好，下班以后，要把所有的电源开关关闭（监控设备除外），这样能够保证不发生漏电起火的现象；二是如果档案室有自来水，要把自来水关闭，防止水溢出后将整个档案室的档案淹没；三是如果档案室有监控，要把监控打开，而且监控的线路要保证安全，如果有值班室，最好监控设备主机放在值班室，这样值班人员可以保证档案室的安全。

4、档案管理相关设备的使用制度管理

由于档案管理是非常重要的事情，而且往往会涉及一些个人的隐私和国家、企事业单位的重要材料，所以电脑及打印机的管理也是非常重要的。一是要设置密码，打印机和电脑均设置管理员密码，有了密码，可以保证打印机、电脑不被无关人员盗用，同时这些密码必须只能是档案室的管理员才能知道；二是要有专用的销毁废纸的设备，因为有些貌似无用的废纸，若被专业的窃取信息的人得到以后，经过恢复可以得到他们想要的信息，为了避免发生这种情况，要用专用的碎纸机将无用的档案进行碎片化处理，保证不能再恢复。

5、电脑联网等相关档案保密性管理

由于档案室属于特殊部门，所以档案室的电脑不应该联网，但有时候为了业务需要，也不得不进行联网，在这种情况下，就必须注意档案的网络安全。一是要安装杀毒软件，有必要的要安装企业版本的杀毒软件，并保证版本及时更新病毒库；二是要保证工作人员的素质，不能安装聊天软件，如QQ、微信等软件，同时要有网络安全意识，不能打开来路不明的软件、U盘、移动硬盘等等；三是要保证监控的电脑绝对不能联网，防止被黑客高手利用，通过监控的摄像头来查看机密文件。

6、加强档案管理人员的培训与教育，档案安全意识要到位

档案室的管理要时刻有安全意识，一是要有防火安全意识，火是档案室的大敌，星星之火可以毁掉所有的档案，为了保证这一点，要求加强安全教育，并在显眼位置贴上安全警示的标语；二是要有数据安全意识培训，要防范别有用心的人在网络上对档案进行安全渗透；三是要防范其它可能发生的危险，保证档案管理的安全。现代档案管理工作部门也应建立健全与管理档案根本目的相适应的现代管理措施与制度，切实保障档案管理编研人员依法享受各方面的权利与义务，在限制与公开、秘管与利用的有机统一上多做文章，为促使档案管理信息资源的社会综合性的合理流动和优化配置提供支持和保证，为其在现代档案管理工作提供科学全面的有利保障。

综上所述，为了保证档案管理工作的正常运行，防范看得见和看不见的敌人与风险，必须有一种责任意识、大局意识、档案管理无小事意识，才能保证档案管理的安全、可靠，把一切不利于档案管理工作可能性消灭。

参考文献：

[1]王英玮.信息时代的档案管理工作[M].北京：中共党史出版社，2004：26.

[2]李群，崔立影.优化模式.新时期档案管理工作创新[J].兰台世界，2009，（12）.