全生命周期轨道车辆项目"弹性"沟通管理

关海彬 唐凯强

摘 要：以某轨道车辆新造项目为研究对象，探索项目从启动、规划、执行、监督、收尾全过程的沟通管理对项目管理过程的影响，良好的沟通不仅能避免信息传递错误，而且有利于项目团队凝聚力的建设，增强团队的战斗力，通过数理统计分析说明项目沟通的重要性，结合实践总结了全生命周期项目基于沟通管理计划的弹性沟通管理法并固化为组织过程资产。

关键词：全生命周期 轨道车辆 管理计划 弹性沟通

0 引言

项目管理涵盖十大知识领域、五大管理过程组，沟通管理为知识领域之一，但贯穿项目所有阶段，其地位举足轻重，沟通质量将直接影响项目执行。沟通管理重点做好规划沟通、管理沟通、控制沟通三项工作，在项目规划过程组、执行过程组、监控过程组依次完成。

1 规划沟通

1.1 统一沟通机制

项目团队或大或小人员或多或少，各负责人来自不同的部门，专业技能各不相同，但组建项目团队后就都需服务于项目，各司其职，遵守项目管理规范，避免不了的也是最根本的、最重要的就是沟通，由于每个项目的干系人需求不同、人员结构不同，那么，作为项目管理者首先要组织好、落实好沟通工作，尤其是项目团队与重要干系人之间的沟通，沟通不畅，直接影响项目推进，甚至造成项目失败。所以，项目初期必须建立项目团队、干系人认可的沟通原则、机制，沟通方式、工具，规划好项目各个阶段的沟通管理工作。

1.2 制定管理计划

规划沟通的主要输出物为沟通原则和沟通计划，没有沟通计划，规划沟通毫无意义，没有沟通计划的沟通管理将无“规”可依，项目工作无法有序开展，项目执行面临巨大风险，而项目执行阶段的变化，沟通管理计划并非一成不变，而是要“弹性”调整的，如根据项目之际执行情况需要，合理地变更沟通计划，这一定程度上更有利于促进项目沟通进行，保证团队、干系人间沟通的流畅度、信息的准确度，推动项目执行。

1.3 沟通方式对比

该项目执行过程中，项目各专业团队同业主、项目监理之间存在大量的沟通、交流工作，在项目产品生产试制阶段，项目监理一直参与其中，试制初期，监理所提的问题涉及到各个专业团队，为了推进项目执行，保证进度计划的兑现，作为项目管理人员，首先要及时组织会议，将其意见或建议明确至项目团队，并重申沟通机制，组织团队与监理及时沟通，定期以会议的形式汇报。

基于大数据分析，该轨道车辆新造项目的沟通工作记录表明，项目沟通涵盖各种沟通方式，主要包括：会议、邮件及来往信函、电话沟通、为项目而开展的组织活动，通过数据分析发现，会议沟通的次数约占四种沟通方式总次数的50%，具体情况如图1所示。

通过对比可以发现，会议沟通的方式的“被认可度”很高，区别在于会议是面对面的正式沟通，信息传递、接收的效率和质量比较高，对项目执行有较大的促进作用，并且会议纪要将会作为非常有价值的组织过程资产指导未来的项目管理活动。

2 管控沟通

2.1管控原则

项目成败重在管控，管控依据为各领域的管理计划，沟通无时不刻地存在，项目整个生命周期内，沟通不可或缺，没有沟通的项目将无法管理，无法完成工作任务，项目注定是要失败的，所以沟通如何管理，如何控制均是项目管理者必须深入思考的问题。做项目管理绝不要脱离计划，沟通管控要以沟通管理计划为依据，以项目重要干系人满意度为准则，以保质保量推进项目执行为目标来执行。

2.2 沟通分析

项目执行期间，项目监理与团队的“沟通不畅”表现最突出，信息传递有误、时效性不强导致某些不必要的误会，进而影响项目执行。随着项目的执行深入，项目监理与项目团队各专业的交流程度越来越深，对于项目团队同监理间的沟通分为三类：（1）例行质量检查交流；（2）日常工作沟通；（3）阶段性工作会议及汇报，三者中最不受控制亦是最易出现问题的就是日常沟通，限于其自身无规律性特点，不作为沟通计划的例行工作任务，往往容易被忽视，通过项目执行明显地意识到其在溝通管理甚至整个项目管理领域的重要地位。

2.3 “弹性”管理

在该项目产品生产期间，不同类别的、不同方式交流、讨论频频出现，最突出的问题就是规律性不强，双方均反映有沟通疲惫感，为此，项目管理者要制定措施扭转局面确保沟通正常有序进行，完善项目管理。首先，选择集中组织会议的方式及时澄清“交流盲区”，解决误会，保证计划有序进行，然后根据项目工作实际需求调整沟通管理计划，新增或删除工作任务，统一布局、按需归类，做到具体问题具体分析，最后，以会议形式明确至项目团队并通报重要干系人。实施沟通按“需”安排，“弹性”控制避免“沟通疲劳”。

3结论

项目的渐进明细意味着对项目的管理会发生变化，主要表现在管控层级和管控深度，此时，项目管理者需根据项目实际情况适当调整沟通管理计划，沟通需要掌控“度”，在满足干系人需求或保证项目可交付物质量的前提下，合理调整项目沟通管理计划，按“需”控制沟通，实现“收放自如”的弹性管理更加有利于项目推进。

参考文献：

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