智能化趋势下档案馆的工作路径

孙晓璇

摘 要：人工智能是"互联网+"时代下中国发展战略之一，在信息、数据和知识处理方面具有很大的优势，有助于解决企业档案管理中的难题，实现档案管理的智能化，提高了档案管理的水平，增强了组织的竞争力。本文简要阐述了人工智能和人工智能技术的含义，对档案工作在智能化的趋势下发展趋向进行研究，希望推动档案行业的发展。

关键词：人工智能；档案；挑战

前言

人工智能（Artificial intelligence，英文缩写为AI）最初是在1956年Dartmouth学会上提出的新概念，后来被称为20世纪三大科学技术成就之一，以信息、数据和知识处理方面具有的优势已被人们所广泛认知，在信息爆炸的时代，如何正确对档案信息加工，筛选，提高其针对性和有效性以满足用户需求，单靠任何人也难以完成这种庞杂而集广博知识于一体的工作，于是，人工智能技术应运而生，借助于智能机器，同时起到档案专家与学科专家的双重作用，能档案管理实现智能化。

一、人工智能和人工智能技术的含义

人工智能最初是在1956年Dartmouth学会上提出的新概念，针对人工智能，不同的定义将人们导向不同的研究或认知方向，不同的理解分别适用于不同的人群和语境。维基百科的人工智能词条采用的是斯图亚特？罗素与彼得？诺维格在《人工智能：一种现代的方法》一书中的定义：人工智能是有关“智能主体的研究与设计”的学问，“智能主体是指一个可以观察周遭环境并做出行动以达致目标的系统”。人工智能技术是一种信息知识处理系统，包括对数据或信息资源的收集、确认、显示、整理、解释、验证及交流传播等处理。通过对人类思维方式和行为的研究分析，利用相关信息技术，使机器能够对人的智能行为进行模拟，比如对数据信息的辨别能力、对问题的理解能力、处理复杂信息的能力、快速适应新环境的能力以及应用信息控制环境的能力等[1]。通过人工智能技术的应用，可以极大地扩展信息系统的搜索和解答空间，寻找和选择最优的解答方案；利用人工智能技术中的逻辑推理和语言处理技术，可以保证信息系统运行的准确性和科学性，运用大量常识塑造情境化语言系统，最大限度地满足语言需求；同时人工智能技术的智能信息检索功能，能有效保障信息资源获取的精确性和高质量；专家系统技术应用更是涉及医疗、化学分析、地质勘探等领域，应用前景广阔。

人工智能时代已经来临，它在我们身边无处不在。苹果Siri、微软小冰、亚马逊Alexa等智能助理和智能聊天类应用，正颠覆人和手机交流的方式；新闻头条等热门新闻应用通过人工智能技术向读者推送最感兴趣的新闻内容；美图秀秀利用人工智能技术自动对照片进行美化；Google无人驾驶汽车的出现重新定义了智慧出行、智慧交通和智慧城市。诸如此类的人工智能技术应用，不胜枚举[2]。

二、人工智能带来的机遇

中国工程院院士、国际欧亚科学院院士李德毅在“北京联合大学智能机器人产学研合作与人才培养创新发展研讨会暨机器人学院成立大会”的报告中提到：“人工智能的发展改变了人类的认知方式和生活方式，人工智能延伸了人类的体力和脑力，将会让人类更加有尊严、更加优雅、更加智慧地生活。人工智能给人类带来的影响将远远超过计算机、互联网在过去几十年对世界的改变。”

人工智能给常规性、重复性、技术含量低的档案岗位带来冲击。2016年年底，物理学家斯蒂芬·霍金在英国《卫报》发表文章说：“工厂的自动化已经让众多传统制造业工人失业，人工智能的兴起很有可能会让失业潮波及中产阶级，最后只给人类留下护理、创造和监管等工作。”学术界一个普遍被接受的观点是：人工智能时代，程式化的、重复性的、仅靠记忆与练习就可以掌握的技能将是最没有价值的技能，几乎一定可以由机器来完成。技术的革新将极大程度地改变传统行业的岗位分工，德勤会计师事务所发布的一项研究表明，从1871年到2011年期间，科技的发展使英国农民由100万人下降到5万人。1955年是通用汽车的鼎盛时期，通用汽车公司雇用了60万名员工；而现在，谷歌这个标志性的美国公司只雇用了大约5万名员工；Face-book只有6000名员工。更戏剧性的是，2012年，Face-book以10亿美元收购Instagram时，Instagram已有3000万用户，但是只有13名全职员工。2014年Face-book收购了Whatsapp，Whatsapp在初创阶段只有55名员工，但市值超过整个索尼公司。反观国内近几年，无论是万科的物业管理机器人、顺丰的无人机快递，还是遍布各地的全自动流水线无人工厂，也都彰显着人工智能对传统产业的冲击[3]。

结合档案工作的实际情况，传统的档案工作主要是收集整理和服务利用。在收集整理过程中，纸质文件材料整理包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架十个步骤；电子文件的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储等步骤。无论是传统的纸质文件还是电子文件的整理过程中，大量都是程式化的、重复性的步骤。当人工智能技术引入后，这些工作很容易被机器取代。服务利用中的档案查询、学历学位公证、成绩翻译等工作在数字化、智能化的趋势下，也将逐渐通过自助查询机、网上办理系统、翻译系统等计算机的辅助，简化人工办理的步骤，减少工作量。

人工智能提升檔案服务效率，提升用户满意度。人工智能技术在档案信息的数字化、电子化、智能检索等方面都有广泛的应用价值。电子计算机和人工智能技术出现后，办公自动化、无纸化等事物也随之出现，改变了传统档案的管理模式，提高了工作的效率。办公自动化、电子化政务系统中直接形成的电子文件，纸质材质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件，进入档案管理系统，通过机读档案目录的管理、检索、自动编目、自动统计等档案智能检索，极大提高了检全率、缩短了检索时间[4]。

现阶段，简单的档案信息检索已经无法满足所有用户的信息需求，用户对信息服务方式提出了更多样化、个性化的要求，对所有用户采取统一的服务方式在当前的环境下是不可取的。例如档案信息检索，当前数字档案馆提供的检索是基于信息关键词和档案分类号的方式，这对于某些知识背景简单或对待查领域不熟悉的用户造成了很大的障碍，使得他们无法通过准确的关键词检索到自己想要的信息。同时，用户对信息内容的要求存在差异。与一般的档案用户需求档案原始信息不同，具有较高认知能力和档案利用需求的用户对档案信息的需求不仅仅是原始信息的罗列和简单整合，他们更希望获得经过编研、优化和加工的档案信息资源。随着人工智能技术的推广，数字档案馆不仅仅能简单地进行查找，还能够对查找结果进行分析、推理并提出某些结论，开展对档案资料的二次开发，提升档案服务效率，提升用户满意度。

三、档案工作的新发展

当社会出现巨大的技术飞跃，原有的行业平衡必将被打破。当人工智能发展到一定阶段后，在很多领域超越人类是一件不可逆转的事情。虽然我们很多人不愿意，但是比较明智的选择是接受这个现实，然后用发展以及寻找机会的眼光来看待科技进步，在新的常态下找到自己的位置。

将档案数字化持续向深度广度推进，为人工智能技术在档案工作的应用做好基石。人工智能技术的应用是建立在深度学习的功能支持上，深度学习是指通过对大数据进行训练，并从中归纳出可以被计算机运用在类似数据上的知识和规律，大数据是机器深度学习的基石。具体到档案工作，海量的档案数据信息是人工智能技术在档案工作中广泛应用的前提。

不断优化档案管理系统和服务系统，开展移动端业务，满足用户个性化需求。以某档案馆为例，2013年，该档案馆档案管理系统开始试运行。经过近几年持续深入地开发，最初的十大类分类的标准版管理系统，逐渐增加了“人事档案管理”、“成绩翻译”、“OA系统在线归档”模块。“人事档案管理”模块实现了人事档案的清单化管理，集合了学生进校建档、毕业档案转递的各项信息；“成绩翻译”模块实现了中文课程的英文自动翻译功能；“OA系统在线归档”模块实现了OA系统中的公文信息与档案管理系统的档案数据实行后台自动对接。为实现“服务网络化，师生办事不跑路、少见面”的服务理念，该档案馆持续开发上线了三项网上服务系统。“档案业务网上代办系统”实现了档案利用者在网上提交申请，多角色管理员审核验证，办理状态及时更新等功能，利用者可以实现远程申请查询原始成绩、查询录取名册、办理认证证明、补办档案材料等多项档案业务。“中英文成绩、学历学位证明自动办理系统”能够从学校信息平台获取电子成绩单及证书信息，自动生成指定格式的中英文成绩单及学历学位证明，改变了以往依靠人工录入分數、手工翻译、审核修改的模式，服务效率大为提高。更新后的“毕业生档案去向查询系统”，使得毕业生网上查询人事档案转寄动向更加快捷，系统数据更加安全。

积极开展档案编研，使档案工作者成为文化的发掘者和传播者。创新工场董事长兼首席执行官李开复博士在《智能时代》一书中提到：“最能体现人的综合素质的技能，例如，人对于复杂系统的综合分析、决策能力，对于艺术和文化的审美能力和创造性思维，由生活经验及文化熏陶产生的直觉、常识，基于人自身的情感（爱、恨、热情、冷漠等）与他人互动的能力，这些是人工智能时代最有价值，最值得培养、学习的技能。”澳大利亚著名未来学家理查德？沃森（Richard Watson）在《智能化社会：未来人们如何生活、相爱和思考》一书中也提到：“未来能够体现人类独特的创造力、决断力、系统分析能力的技能，是最不容易‘过时的知识。利用人类独有的智慧、情感进行创造性的工作，是未来人类证明自己价值的最好方式之一。”

档案编研，是对档案资源的原始、初步和深度的开发利用。编研成果大致可以体现在三个方面：一是对档案资料的整理汇编，包括专题资料和资料长编，这类成果是对档案资源的原始利用；二是在资料汇编的基础上，进行基础性编研工作，这是对档案资源的初步开发利用；三是进行专题研究，这是对档案资源的深度开发利用，如人物的研究、建筑史研究等。新时期，档案工作者应该积极提高政治理论修养、档案业务能力、文字写作水平，保障档案编研成果的政治正确性、史料真实性、内容充实性和体系完整性。通过优秀的档案编研成果，传承社会文明，呈现档案的文化属性，凸显档案工作者不可替代的特殊价值。

四、结束语

科学技术的发展，人工智能技术现已在档案馆工作中得到广泛应用，人工智能技术在知识、数据与信息处理方面都具有强大的优势， 充分利用人工智能技术的支持，能够帮助档案馆合理分配其资源，增强企业档案馆为广大用户提供的服务水平， 提高档案馆控制和管理系统的容错性、可靠性、稳定性和高效性，令其具有智能成份。

参考文献：

[1]张妮，徐文尚，王文文.人工智能技术发展及应用研究综述[J].煤矿机械.2009（02） 4-7

[2]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案.2013（02） 68-70

[3]特约评论员.开创新时代档案工作新局面[J].档案.2018（01） 1