基层人力资源和社会保障部门的档案管理

张英

摘 要：人事档案管理工作是人力资源和社会保障局工作的重要组成部分，将人事档案管理工作信息收集全面，不仅可以加强对现有职员的管理，还可以提高单位的人力资源合理配置率。但是目前的人事档案管理工作相对较为混乱，严重制约着人力资源和社会保障局管理改革的进程，因此必须要改变以往的人事档案管理的模式，打破员工被动性调遣现状，充分发挥人的能动性，建立合理的人事档案管理制度。本文对基层人力资源和社会保障部门的档案管理进行分析。

关键词：人力资源和社会保障部门；档案管理；措施

人力资源和社会保障局的档案管理工作承担着档案管理以及提供服务等重要工作，但是由于档案管理工作内容的单一化和管理方法的传统化导致人事档案管理无法取得行之有效的进展。其次档案管理工作人员重视度不高以及信息技术水平较低亦导致人事档案管理工作无法有序的开展；因此需要建立科学的人事档案管理制度，提高工作人员的综合素质，才能够提高新时期背景下人力资源和社会保障局的人事档案管理水平。

1人力资源和社会保障局档案管理的价值

档案管理工作从国家层面来说，是国家秩序有效开展的基本工作内容，为社会各项工作开展提供有效的人力资源保障。同时也对民生发展、党与国家的事业、社会稳定起着重要的保障作用。从个人角度而言，档案管理相关工作与企事业单位员工个人的职位晋升，农民就业、学生发展等起到一定辅助作用。随着我国人事制度的不断改革变化，经济的快速的发展，相关档案管理工作也逐步受到重视与升级，在档案管理的人员与技术上逐步的专业化与高科技化，同时也对相关从业人员来说提出了更多的挑战，但是对于民众而言提供了更多的便捷性。

2人力资源和社会保障部门文书档案管理存在的问题

虽然我国县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理工作取得了一定成绩，在分类归档、存储借阅等方面出台了一些制度，但从实践来看也还存在一定的问题，表现在制度体系不完备、档案收集不完整、管理人员素质有待提升等方面。

2.1档案管理制度体系不完备

制度是规范化管理的基础，只有制度完备才能做到管理规范。首先，制度细化不够，人力资源和社会保障部门制定的文书档案管理制度多为一些宏观性的、指导性的文件，如明确岗位职责等，但对于具体如何管理、如何规范缺乏细化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不够，现有的制度多为定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不够迈入没有定量化的考核制度等。再次，制度实化不够，现行的制度宏观性较强，但缺乏具体的、针对岗位特征的规定，导致文书档案管理中缺乏指导实践的制度。

2.2档案收集不完整

在档案收集整理中会存在资料难以有效整理完全的情况，工作人员在实际的档案资料收集整理中无法有效做到细致全面，进而导致部分资料被遗漏或者损毁，对档案的完整性构成损害，降低了档案管理的实际价值，甚至因此引发一定服务纠纷。例如在灵活就业人员或者自由职业者，在参保后档案没有得到及时的建档或者不能及时有效的归档，进而导致跨年度移交与归档相关工作存在问题，具体资料查询存在困难。或者部分单位为了能够方便的做到治疗查询，相关经办人没有及时的移交相关材料，进而导致具有较高价值的原版材料分散在业务承办部门中，甚至在个人手中。这种做法只是在个人角度或者小范围角度考虑，缺乏全局考量，导致档案存在较多的空缺，影响了档案的全面性管理价值，对后续档案使用造成影响。

2.3工作人员综合素质偏低

相关档案管理人员一般并不属于专业知识结构人员，因此对于档案管理并不具有专业的知识储备。而相关工作中，一般尊崇以老带新的操作模式，并没有系统规范的培训与招聘管理，进而导致人员无法有效的达到档案相关管理工作的标准性与高效性，严重制约了档案管理的实际作用发挥。对于人员工作而言，也缺乏严格的考评制度，缺乏应有的工作监督与促进作用。

3人力资源和社会保障局档案管理有效措施

3.1注重人员队伍建设

在档案管理工作上需要较大程度的人力操作支持，无论是采用传统的纸质档案管理模式，还是采用现代化的数字化数据库管理方法，都需要专业素养的工作人员做有效的操作支持，同时也需要管理人员具有前瞻性的管理理念，及时更新档案管理方法，促进档案管理工作与时俱进。因此，首先需要注重人员专业性的纳入。要在人员招聘引进上更多的倾向于专业对口，保证工作人员有专业的工作经验或者专业知识结构支持，确保在思想上与技能上都能够胜任相关工作。同时要注重人员的培训管理，采用分级培训制度，依据不同岗位、不同级别情况做对应的培训课程安排，务必达到培训课程的有效性，避免笼统一刀切。同时鼓励员工积极进修深造，促使员工在综合素养上不断提升，同时开阔眼界促进实际工作的有效创新改良。为了鼓励员工积极提升自身专业业务能力，可以进行一定的奖励制度，让员工有更为积极的进取精神。

3.2加强档案规范化管理设施建设

首先，要积极购买档案编码、扫描等所需要的设备，人力资源和社会保障部门要充分发挥编码技术的作用，通过购买相应的设备对装订成册的档案进行编码，以便于规范化管理。此外，如果还需要推进档案管理的“数字化”，则还要购买扫描等相关的设备，以便将各种文书档案转变为计算机系统能夠识别、存储的文件。其次，要积极开发档案信息化管理系统，人力资源和社会保障部门要通过与软件开发商合作开发相应的管理系统，对文书档案进行存储，以提高管理能力和水平，达到规范化管理的目标。

3.3注重人才培养

要注重人才培养，准确的寻找对口人才，不仅在专业上对口，满足实际工作技能所需，同时也需要掌握工作人员心态，积极寻找具有稳定性与长久工作耐心的工作人员。日常做好工作人员专业素养培训，同时要做好对应的思想教育，提升工作人员工作积极性与责任心。积极的建立工作创新机制，让工作人员对日常工作所存在的问题做有效的反馈，同时征集对应的工作提升改善建议，有效的促使档案管理工作与时俱进。尤其是一线工作人员，对于档案管理工作有更为深刻的体会，其所提出的管理意见具有较大的实际价值，避免档案管理工作闭门造车。要多派遣工作人员到档案管理优秀单位学习，学习其技术与整体团队建设的方法，有效的服务于本单位，促进本单位管理更加的科学规范化，同时符合工作人员实际所需，展开人性化管理，促进人才的稳定性，让工作人员对相关工作具有更高的忠诚度。

结束语：

新时代人力资源和社会保障局档案管理需要充分的了解时代发展特点，充分运用时代管理先进技术，促使档案管理工作与时俱进，有效的提供档案管理工作人员更便捷高效的管理效果，同时也为民众与相关机构人员提供更便捷的档案信息查阅与使用效果。其中尤其需要注重技术层面的改良，同时积极的做好档案管理思维模式与理念的转换，要积极符合时代发展需要，逐步改良滞后的管理理念与管理模式。

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