沙旋：搞定“上帝”用智慧？会用才行！

刘雅琪

中国仪器仪表学会会展部主任沙旋进入会展业已近十年，信息化专业出身的他，亲眼见证了会展领域的科技运用给行业带来的巨大飞跃。

消失的环节与疏漏

沙旋表示，首先，科技的进入让主办方节省人力物力，工作更有效率，也更好地服务企业。若放在以前，招展的流程大致是这样：确认企业参展，参展企业填写诸多表格提供信息，主办进行审核并回复。这其中会消耗大量的工作时间与参展企业反复确认沟通，比如会刊信息要求每家企业自我介绍字数在200字之内，如果企业提供的字数过多，就得打电话给参展商要求删减，导致来回沟通，主办方在这一点小事上就会花很多时间；现在网站上就给200字的输入框，多了自己删字数，量化下来十分便利，顶多发条短信催一下客户就行。其他的展商胸卡信息、会刊信息、展板信息、展具租赁信息、邀约信息等等都在网络上提交汇总，以前得不断地去邮箱里收邮件，排信息，排版是否好看，格式对不对，还差什么，然后再去催；现在主办方直接登录展会网站，后台审核通过，表格直接生成。“现在花的时间连以前的1%都不到，这个环节基本上可以说就消失了。”沙旋说道。

同时，展会科技的进步也能避免工作问题。沙旋举例，比如销售系统的展位图，以前卖展位不小心就会卖重了，这个位置已经卖了，但其他同事不知道，又卖一遍，发现了之后就得给人赔不是，还得协商送出別的展位，反而倒贴，为了避免这种情况，以前销售人员天天都要开会碰头，甚至要在办公室大喊一声通知其他人；而如今的系统直接就可以把展位锁定，是否预留、预留多少时间、预留给哪个企业后台都看得到，并能随时统计显示多少家多少面积已经售出，多少家多少平米是在预留状态，这样一来轻松避免了这样的工作问题。

但科技化的应用也不尽然适用于每个展会，比如展会面积较小、参展商数量不多，特别是新兴的展会，展位面积还是要人工操作做个性化的引导和划分，不能放到网上直接卖；规模更大的展会可以直接模块化、标准化，一是展位充足，二是体量大，如果展位做有针对性调整的话成本高。“信息化更适用的是减少重复劳动，所以规模越大反而越适合。”沙旋表示，使用更好的服务没问题，但也要考虑成本和适用性。

沙旋在讲述展会的智能化时一直十分注重这种“智能”的适用性，无论新科技多好，都要选择适合自己的来运用。每一个展会都处在自身发展的不同时期，科技会解放出主办方更多的精力和人员成本，从而把这些精力和人员投入到更有价值回报的工作中去。

精准对接 提高效率

除此之外，还有很重要的一个环节的提升——观众登记。沙旋告诉记者，作为主办方，他们会提前给参展商一个链接，让参展商登记自己的客户，客户来到展会，不用填表，做个胸卡直接过，扫码后会发信息给当初登记这位客户的参展商，提醒这位客户入场了，可以提高参展商对自己客户的服务。同时对于特邀客户，主办方也会给参展商链接让其客户填写信息，展会现场给填写过的客户提供午饭、礼品，鼓励大家来登记。这样一来，展会平台上可以看到那些企业客户的登记信息，促进会上会下的交流洽谈，可以说是给企业和展商的一个优惠增值，能提升企业的参展体验，提高服务质量，而这样简便的登记过程，以前却只能靠展商现场挨个换名片完成，并且没有这些好的会场体验。

值得注意的是，这样的一个预登记过程并不仅限于企业和个人的信息。沙旋向记者展示了2017年《展后报告》，其中的“观众分析”板块以柱状图、饼状图的形式展现观众成分，十分抢眼，他表示，这些数据大部分就是来自观众预登记的时候所填写的表格，这还是比较简单直观的，另外还有专门的数据分析专家在写更为详细的报告，能了解本届展会的各方面情况，并为来年办展做更充分的准备。

沙旋认为，展会最需要用科技手段提升的就是服务，即对客户的精准邀约、对接，展会这几天最重要的就是展商见到客户，所以主办方要知道展商要见哪些行业的哪些人，数据库一定要庞大而精细，然后进行精准的宣传，让展商对接到想要的企业。

选择好用的科技服务

另外，2017年的展会开展了“红包节”来预热，“效果特别厉害，都是几十万次的点击量”，沙旋赞叹道。所谓“红包节”，就是在微信上，“企业发红包，转发抢红包”，大家互相转发展会链接、关注展会微信公众号，起到了很好的宣传作用。不仅如此，规则设定20块钱以上的红包必须到展会现场领取，这样能尽量保证让专业人士到场，沙旋说：“展会现场有人气，对于展会主办方来说是特别高兴的事情。”

沙旋介绍，中国仪器仪表学会现在合作的这家信息化服务公司，做得非常好。出于专业背景，在服务商和信息化供应商选择上，他有一套自己的想法，“它完全符合我对信息化发展的要求”——第一，做一个信息化项目不能只看眼前利益，甲方乙方要很好的沟通、做朋友，共同保障项目的成功，如果只是简单的甲方乙方的关系，提出需求就要付钱，甚至付钱也不答应，强制按“规矩”来，不利于解决问题；第二，一个信息化项目，就像一个孩子，甲方乙方更像母亲和父亲，大家可能会因为教育孩子有冲突，但需要去协调，最重要的是一起解决问题，更好地培养它。沙旋说：“只要对方有这样的能力和态度，我就会与之合作，但是这样简单的要求你会发现，特别不好找，很多只会看眼前的利益。”如今科技信息化渗透到展会前中后的所有方面，出现问题的时候，沙旋压力非常大，所以在选择服务商时，其合作态度十分重要。

智慧展会在沙旋看来更多是展览形式的科技提升，带来体验和服务的升级，从而增强展会的核心竞争力，但不能为了智慧而智慧，人工智能、大数据等科技产品，最终是要让主办方买单，而主办方又要服务于展商的需求——会展科技生产企业要踏踏实实的解决“上帝的上帝”，也就是展商的问题，提高对展商的服务，增强展会的效果和体验度。

智慧展会在不断的创新和发展中，着力点应该放在体验和效果上，且最终是要以盈利为目的，所以，适用性很关键。另一方面，沙旋也提到，有些展会创新需要互联网思维，比如“红包节”这种活动技术含量不算高，但效果非常好，所以在硬件之外，“智慧”的思维方式也很重要。