浅析新形势下直管公房的档案管理

余渝

【摘要】改革开放以来，对直管会房这一国家资源，如何在社会发展日新月异的时代加强其档案管理，发挥其应有的社会效益，笔者以重庆市巴南区直管公房管理现状为切入点，就目前直管公房档案管理工作的重要性及存在的主要问题等方面进行分析研究，提出新形势下改进直管公房档案管理工作的几点初步思考。

【关键词】直管公房 档案 管理

重庆市巴南区直管公房分布四大片，14个管区，地属管理涉及13个镇街，总计管房面积181689.40m2（其中住宅面积153218.76m2、非住宅面积28470.64m2）。总计户数3056户（其中住宅2691户、非住宅365户）。直管公房的分布四大片分别为为李家沱片区面积为106532.89m2、户数1847户；鱼洞片区面积为45532.26m2、户数739户；木洞片区面积为21422.76m2、户数344户；一品片区面积为8201.49m2、户数126户。在涉及到直管公房档案管理工作中，档案收存范围包括房源基数档案、住用档案、合同档案、财务档案、业务档案、历史遗留问题档案、法律档案等内容。各类档案不止是一个存档资料，更是一个行动力的依据。档案如此重要，管理直管公房档案的工作在直管公房管理中具有举足轻重的作用。

一、档案在直管公房管理中的重要意义

（1）档案是直管公房管理工作开展的决策依据。直管公房档案是由直管公房管理工作在社会、公务、租赁等活动中形成的文件材料转化而来的，是直管公房的记录，反映了各项工作事务的完整情况，是处理业务和履行职能的手段，要做好直管公房管理、规划决策、处理事务就必须查考和利用档案。否则，将给直管公房管理工作带来困难。

（2）档案是推动直管公房管理模式转变的历史依据。档案是记录之前发展成果的最原始的资料，其真实可靠性是任何材料都不可替代的。在社会不断加快改革发展步伐的今天，如何转变直管公房管理模式，促进国有资产发挥社会效益，就必须对直管公房的历史进行科学分析研究。而直管公房各类原始档案一方面就能为科学研究提供原始的记录供直接借鉴，另一方面还能提供大量的基础材料供间接参考。

二、当前直管公房档案管理存在的主要问题

（1）对档案管理的重视不够。巴南区直管公房覆盖范围广，涉及的街镇和部门多、面积大，其档案種类纷繁复杂，加上直管公房除了档案管理等工作外还有处理历时遗留问题、司法诉讼、危房搬迁、租赁关系清理等工作任务。档案管理人员对档案管理工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是收集资料、保管资料的事务性工作，不是直管公房管理的主要工作，也不能给单位创造社会和经济效益，只要放入档案室，不丢失，不泄密，能应付查档即可，忽视直管公房档案管理工作的重要意义。

（2）档案管理人员专业素质不高。巴南区直管公房科应有编制人员20人，实际在编仅11人，2人外借，编外6人。且年龄结构老年化，50%在50岁以上。总体上学历不高，其中本科仅1人，高中以下文凭居多。在从事公房档案管理的工作人员中，大多未经过专业的档案知识培训，对档案的重要性及管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务了解不深入，档案收集意识淡薄。

（3）遗留问题导致档案管理难度加大。由于直管公房产权与管理权分离，在及时掌握产权信息更新情况方面存在难度，同时存在自身管理的资料不完整，甚至有房屋权属登记不明的情况，加大了基数和档案管理难度。加上租赁人群复杂，存在部分产权纠纷的历史遗留问题，且问题复杂难于一时解决，不利于基数和档案管理。

（4）档案管理技术滞后。在直管公房档案管理的手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅关于直管公房的各类档案信息仍采用到档案室人工查阅。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。档案管理人员更是由于身兼数职不能及时有效地掌握好公房档案管理工作中的新知识、新技术。

三、新形势下改进直管公房档案管理的对策及建议

（1）提高对档案管理的认识，严格档案管理工作程序。一是加大宣传力度，强化领导干部的档案管理意识，提高人员对直管公房档案重要性的认识。二是加强对档案的规范化管理，做到在直管公房档案的收集、整理和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善房屋权属登记等各类档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。四是严格交接程序。对目前直管公房保管的档案进行一次全面清理整改，做到档案内容和目录相符；对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档：安排专职人员按档案移交相关文件要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收入的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对整理交接工作负责。

（2）健全档案管理制度，规范直管公房档案管理。一是建立的规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合直管公房管理特点和档案管理实际。二是简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。三是坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和意志直接影响着制度的顺利执行，而档案管理人员是制度的主要约束对象和执行者。四是坚持制度执行的严肃性。对于直管公房档案的管理，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分维护制度的权威性。

（3）加快直管公房档案信息化建设，提高工作效率。完成档案的数字化工作是一件具有划时代意义的工作。建议直管公房管理部门探索并建构档案数字化管理新模式，建立直管房管理系统，借助直管公房管理软件，实现基数、档案、审批管理的系统化、规范化、信息化、网络化，提高办事效率，逐步推进档案管理的规范化、标准化、信息化。在公房档案保存方面，实行纸质档案和电子档案双套并存，保证档案资料的完整性、安全性。

（4）加强档案管理人员队伍建设。要坚持有计划地培养和引进高学历、高层次的档案服务创新人才。针对直管公房档案管理队伍年龄老化，素质普遍不高，专业性不强等问题，要加大管理型人才型、技术性型人才、复合型人才的培养力度。建议加快推进学习型、服务型队伍建设，加强工作人员业务培训力度和专职化建设进程，提高直管公房档案管理人员的专业知识水平和工作效率，进一步提升公房档案管理服务社会的水平和质量。

直管公房档案管理工作要在新的历史时期有新的进展和突破，就必须要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破传统的思路和模式，形成一整套新的档案管理思想、档案管理观念，才能在新形势下适应公房档案事业的发展，并为实现直管公房档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献，发挥其应有的社会效益。