加强中等职业学校档案管理的几点思考

摘 要：随着社会的不断发展，中等职业学校的教学模式与管理模式也不断创新，纷纷建立档案管理制度。但现如今，普通的档案管理制度已经不能满足中等职业学校的管理以及教学发展，对学生的就业产生重要的影响。本文主要对中等职业学校档案管理进行论述，阐述了中等职业学校档案管理的意义、不足之处以及建议。

关键词：中等职业学校；档案管理；管理意义；分析思考

随着信息技术的飞速发展，如今的社会已经和信息技术融为一体，人们生活中的行为已经离不开信息技术，各个学校也当然不例外。而各个学校在管理工作中也采取了信息技术与管理技术相结合的方法，简化管理中的工作步骤，也同时节省了人力与物力的使用，保证档案管理工作能够有序进行。但即使这样，在档案管理工作中也有不尽人意的地方，需要广大教育者找出来并研究相对应的策略。

一、 中等职业学校档案管理的意义

中等职业学校的主要目的是为国家与社会培养职业技术性人才，并对学生的思想、举止、学习以及生活有着重要的影响。目前人才市场的竞争十分激烈，比起本科出身的学生，中职学生的优势比较少，但是中职学生的职业技能强，如果能够在档案上记录下学生的政治表现以及学习经历、特长爱好，定能找到一份适合自己的工作。而且，提升学生的档案管理水平以及教育质量，有利于拓宽学生就业渠道，对学生的未来发展有重要的意义。

二、 中等职业学校档案管理方式的几点不足

（一） 管理工作效率太低

许多中等职业学校人数众多，相对应的档案数量也就会增多。而大部分的档案都是纸质档案，管理起来特别烦琐，工作量十分庞大。很多学校依旧沿用老式的管理方法來对档案进行管理，即“人力管理”。这种管理方法不仅浪费人力，还浪费时间，同时还特别容易出现错误，使管理工作的效率大幅度下降。

（二） 对档案管理的监管力度不够

很多学校在践行档案管理时，其保密性有待加强。传统的学生档案管理工作都是由人工进行的，比如档案录入，都是由管理人员来完成的，这就导致接触档案管理的人员又多又复杂，导致档案管理工作的保密性不能完全落实。而且即使使用信息技术，也不能保证档案管理的监督力度到位。

（三） 档案检索以及维护等工作困难

在传统的管理模式中，由于很多档案都是纸质档案，所以管理起来非常费劲，在进行文件检索的时候更费劲，而且由于学生的档案信息经常发生变动，所以在进行档案查找和录入时，也给档案管理人员带来很大的压力。另外，纸质的档案非常脆弱，在管理的过程中稍有不慎就会造成档案损坏或者丢失，加大了档案管理工作的难度，对档案管理工作的效率提升产生阻碍。

三、 对中等职业学校档案管理的几点建议

（一） 树立确定的档案管理理念

要想加强对学生档案管理的力度，以及提升档案管理的效率，首先就需要树立一个正确的档案管理理念，使管理人员意识到档案管理对学生的重要性。因此，学校要加强对这方面的宣传力度，并以会议等方式强化管理人员的管理理念，并对管理工作提出一系列合理要求，促使管理人员以积极的态度来开展工作，以此提升管理工作顺利开展。

（二） 完善档案管理相关的规章制度

首先学校的管理人员要详细阅读国家相关部门颁发的关于档案管理的文件。另外，学校应该对管理人员给予相关的权限，使档案管理工作出现问题时能够落实到个人，加强对档案管理的监督性。管理人员也要合理的将信息技术与档案管理结合，探索更加规范、合理的管理制度。

（三） 加大对档案管理的监督力度

学校应该安排相关人员不定期的视察管理人员的业务进展情况，并制定相关的规章制度将业务情况与绩效相挂钩，调动起管理人员的工作积极性，保证档案的准确性与安全性。另外，学校也可以制定相关的奖惩制度，对工作态度认真的人员进行奖励，对拖拉人员进行严惩，提升档案的管理效率。

（四） 提升管理人员的综合素质

学校要定期对管理人员进行综合素质培训，加强管理人员的技术和能力，并培养管理人员的法律知识。学校可以邀请专业人士来对管理人员进行培训，来指导管理人员对档案进行信息化的管理，并普及与档案有关的法律知识。而且，学校在进行招聘管理人员的时候，也不能只看学历，要尽量选择一些业务能力强，责任心重、自我约束能力强的人来担任管理工作，为中等职业学校的档案管理工作提供保障。

四、 结束语

总而言之，学生的档案对学生未来的发展与就业有着密切的联系，工作人员在进行管理工作时，应该重点关注提升中等职业学校的档案管理水平问题，以科学的管理制度加强对档案的管理，提升档案的管理效率。与此同时，管理人员也应该不断对档案管理方法进行创新，不断发掘目前档案管理模式的缺点，并积极探索相对应的方法，并充分利用好信息技术，顺应时代的发展，对学生的个性化信息进行编研，为学生将来就业做好铺垫。

参考文献：

[1] 金华.对目前中等职业学校档案管理工作的若干思考[J].时代教育，2016.

[2] 田伟民.加强中等职业学校档案管理的几点思考[J].考试周刊，2016.

[3] 马长松.基于档案建设工作的中等职业学校特色档案管理[J].科学中国人，2016.

作者简介：任辉，甘肃省天水市，天水市职业技术学校。