改革设备建账模式，提升服务师生效能

王军

【摘 要】随着国家高等教育改革的不断深化，近年来，国家对高校教育经费的投入不断增加，高校固定资产经费的投入也随之持续增长，仪器设备固定资产的购置明显增多，师生员工投入仪器设备建账建卡工作的时间和精力也随之增加。为进一步提高办事效率，为广大师生提供更高效优质的服务，最大限度地简化优化建账流程，缩短建账时间，解决师生现场终审排队和多校区重复“跑路”等问题，设备处依托现代信息技术，实现了仪器设备建账“远程网上审核、建账报账一体化、自助终端打印标签单据”的高效率新模式。

【关键词】改革设备；建账模式；师生效能

一、仪器设备建账业务审批工作现状

据统计，2016年四川大学仪器设备建账建卡台件数25820，总值4.16亿元。按照1年200个工作日计算，平均每天办理设备建账达129台件，而一件仪器设备网上建账建卡终审时间大约需要5-15分钟左右，业务办理数量和工作量非常大。通常每一台仪器设备在设备管理系统填报事项的错误率几乎达到40%。据统计，除了学校本部党政工群等部门外，其他学院、医院、研究所及各类办学实体单位的经办人几乎都是各年级的学生和自聘人员，人员流动性大，经常出现前一次办事人员回去后交给另外一个人“接力”办理，一笔业务经常出现3人及以上人员来办理的情况，由于每个经办人对仪器设备网上填报的要求和规定在认知上有所差异，即便是当场告知了需要重新填报的事项和要带上的材料，大多数经办人也记不完全，导致有的一个项目填报错误，有的多个项目填报错误，而填写错误的项目需要重新在管理平台上修改，再进行审批，造成前来办事的教职工和学生来回奔波多次修改，而设备处建账岗位的工作人员也随之反复的重复劳动。学校实行该审批程序至今，工作运行虽然正常有序，但仍然存在填报事项不完善、一个或多个事项填报錯误、资料携带不齐、审批效率有待提高等问题。

二、仪器设备建账存在的主要问题

仪器设备建账主要存在师生多校区重复跑路，高峰期建账排队现象严重等问题。我校仪器设备管理系统于2010年建设，之后未进行系统性的梳理，部分业务已经不能满足日益增长的管理需求，特别是高峰期建账排队现象严重。仪器设备网上建卡建账工作要求，新购置仪器设备金额在800元以上，须在四川大学仪器设备管理系统中申报建账业务，在系统中逐项填报购置信息（包括领用单位、资产来源、资产归属、经手人、采购人、供应商、发票日期、发票号、经费编号、经费名称、经费科目等）及仪器设备信息（包括设备名称、分类号、单位、型号、规格、使用方向、国别、是否进口、生产商、保修期限等），经所在单位设备管理员初审后，再携带仪器设备采购合同、票据、经费卡、出厂证明等相关资料原件到设备处排队终审，审核通过后，获得盖章的《仪器设备对账单》和设备标签；如果终审未通过，撤回修改，设备管理员初审，再次到现场终审。以上程序由于填报项目较多，资料携带不全，又需现场审核，往往出错率较高，导致师生经常反复跑路，并且像年底高峰期经常出现排长队的现象。

三、改革设备建账模式，提升服务效能的措施

（一）实施设备建账“远程网上终审、建账报账一体化、自助终端打印标签单据”的新模式

通过对设备管理系统功能和业务办理流程进行不断调整、完善和优化，着力打通设备处与财务处信息系统数据通道，与财务处报账预约系统无缝对接，实现单台件或批量小于3万元的设备远程网上终审、建账报账一体化、自助终端打印标签单据，解决师生重复跑路、排长队等候等问题。

数据显示，2016年建账金额小于3万元的设备有25634台件（占总业务量的94%），3万以上的为1723台件（占总业务量的6%）。因此，设备处改革设备建账模式，重点对单台件或批量小于3万元的设备建账模式进行优化：首先，网上提交设备建账业务申请，上传发票、开箱后的整机照、设备铭牌照、现场安装照片等照片；第二步，单位管理员初审；第三步，设备处网上终审；第四步，登录设备管理系统自主打印《报销单》；第五步，师生前往财务处投递报账，顺便打印设备资产标签。整个过程，师生无需前往设备处现场排队终审，无需重复跑路，单据标签自助打印，网上终审后直接前往财务处报账，设备建账、报账业务一次性办结。

（二）推行移动应用平台“资产通”。老师可通过微信“资产通”随时随地办公，查询设备信息，查看相关业务办理情况，满足业务办理审批的实时性要求，让全校师生更加便捷地办理业务、查询数据和享受信息服务。其主要功能包括：信息推送，各类业务的办理通知；业务办理，照片拍摄上传、业务审批；个人业务进程查询；提供条码扫描、二维码扫描识别功能，并能根据条码、二维码内容自动追踪业务进程及业务关键信息。“资产通”的使用可使设备核查常态化、及时化，设备信息管理动态化。通过以“制度+科技”、“人控+技控”的手段，构建全方位、多手段、零时差的网络服务体系，提高仪器设备建账的时效性，让师生办理建账业务更加便捷顺畅，切实为广大师生提供高效优质的一流服务。