浅析高校科研经费信息化建设

焦向明 李 民

中办国办发布《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》后，各级各类科研项目的主管部门相继修订或出台科研经费管理办法。由于科研项目数量多和个性化的特征，科研经费精细、精准管理必然需要大量信息存储和数据处理，传统的管理模式需物理存放空间且不易查询复看，信息化作为科研经费管理的重要支撑手段日益凸显其重要性。本文将讨论当前高校科研经费信息化建设当中存在的一些问题，并就这些问题给出适当建议。

一、当前高校科研经费信息化建设的主要问题

（一）信息化建设缺乏科学规划，设计优化程度不够

科研经费信息化建设的两个重要任务是，一方面要读取已有数据、项目信息、工作流程转化为计算机语言并设置控制程序；另一方面要衔接不同部门的工作职责，保证信息流转顺畅，部门间的协同配合显得尤为重要。当前高校推进科研经费信息化建设多以某一个部门为切入点，这样导致的问题就是信息化过程实施之前缺乏科学规划，无法从全局高度设计流程，待系统投入使用时错误频出，管理人员工作效率未得到改善，科研人员用户体验未得到提高，与推进信息化的初衷相违背。信息化本身是手段，不是目的，应让信息化建设不断满足管理需要和支持科研活动，而不是给管理人员和科研人员又增加新的工作量。

（二）信息共享纵深程度不够，数据对接流于表面化

科研经费信息化建设的一个工作难点就是对接转化不同职能部门的数据、建立匹配关系。在各职能部门长期“各自为政”、“信息孤岛”的背景之下，数据共享并非易事。科研经费管理涉及科研部门、财务部门、资产部门、院系等，其中最为关键的就是科研和财务的数据对接共享，科研部门立项、财务部门上账可在信息化平台轻松实现，但建立数据的深层对接，目前困难重重，即信息化建设纵深程度不够。例如，科研项目的预算编制科目与实际支出经济分类之间的映射关系是影响科研人员理解预算编制保证经费顺利执行的关键，比较典型的如，国家自然科学基金管理办法中关于预算科目“设备费”的解释是“项目研究过程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。”而国家社会科学基金管理办法中关于“设备费”的定义是“项目研究过程中购置设备和设备耗材、升级维护现有设备以及租用外单位设备而发生的费用。”可以看出，同样是“设备费”预算科目，不同类型项目的内涵和对应支出经费分类并不相同，自然科学基金的“设备费”强调了设备的“专用性”，而社会科学基金的“设备费”还包括了“设备耗材”。科研项目类型上百种，各自遵循的管理办法不同，诸如此类的差异在不同类型的项目之间普遍存在。当前科研经费信息化建设预算精准化控制的一个难点就在于科研人员科研活动费用、提交科研项目预算与财务系统的支出科目三者之间的契合程度不高。

（三）与政策黏性不够，无法实现实时决策有效性支持

目前多数高校通过购买外部系统的方式完成科研经费信息化建设，系统的开发从前期调研到完成上线运营通常不超过一年，高校投入资金有限，开发者无法持续提供日常运营维护，高校管理人员对新系统的使用维护欠缺经验。而信息化平台随着规章制度、工作流程、审批环节的变化做出修改和补充是重要的日常工作，无法及时修改参数完成更新导致的后果是信息化平台更新落后于政策变化而降低适用性，对管理人员和科研人员使用信息化平台带来极大不便，大大降低了平台的工作效率。无法实现精准监督控制，不能提供实时决策支持功能，学校管理者做出决策时，平台数据的真实性、准确性、实时性无法为决策所用。信息化建设距离真正参与高校战略规划、预算管理、风险控制和绩效评价等过程，彻底改善当前高校工作效率低、决策支持不足的理想化状态还有很大差距。

（四）无绩效评价机制，无法考察信息化建设有效性

绩效评价通过对信息化建设的过程和结果进行分析，及时发现问题矫正偏差，提高信息化的效率，保证信息化实施的效果。当前关于高校信息化绩效评价不成体系，对科研经费信息化建设的绩效评价研究更少，而高校已开展的绩效评价工作主要用于下级向上级汇报，没有责任认定机制和整改机制，对改进信息化工作意义不大。已有文献中关于科研经费信息化建设相关绩效评价研究主要是针对具体的科研项目，以高校为评价对象的科研经费信息化建设的绩效评价机制尚不健全。原因有几个：一、高校科研信息信息化建设发展时间并不长，实践经验和理论基础有所欠缺；二、科研经费信息化建设是一个动态过程，无法用一个静态的、固定的模型对其进行衡量；三、科研经费信息化建设无明确产出，投入的人力、物力、财力转换为管理服务行为，无明显“收益”，定性定量分析并制定考核指标体系不易实现；四、高校之间的可对比性与企业相比较差，很难建立一套标准的绩效评价方法用于横向对比。

二、高校科研经费管理信息化平台的完善对策

（一）科学规划信息化战略，加快高校信息化平台建设

科研经费信息化建设应内化在在高校信息化平台建设之中，将财务、人事、科研、教学、后勤等高校所有部门信息整合，统筹规划，全面、及时的呈现数据，满足不同层次的需要，加强统计和分析功能，满足管理者决策需要，方便师生查询有关信息。以高校整体为立足点，优化顶层设计，自下而上的收集需求，自上而下的设计实施，推行信息化战略实施之前，做好信息调研和部门协调工作。随着信息化的不断发展，高校的教学、科研、管理等信息系统融合的趋势不可逆转，整合工作流程，集中数据处理，打破高校按职能部门划分的编码规则和管理方式，在学校层面制定统一编码规则，重新设计管理流程，满足高校教学、科研、服务社会等职能，实现全局效益最大化。

（二）加强信息化深度建设，推动信息化向智能化发展

要不断推动信息化向智能化发展，充分挖掘数据，转化数据，处理数据，应用数据，增强数据的关联分析、决策支持功能。实践来看，应将各职能部门的工作职能全面数据化，“由内而外”的建设信息化共享平台，将游离在系统之外的文档、报告、记录等信息等内化在信息化平台，建立深层次对接关系，如不同项目类型预算科目与支出经济分类的映射关系、科研项目的各项审计记录、验收结果，科研经费购买仪器设备的分类明细等，深层次、系统化、整体性的建立科研、财务、资产、学院的科研经费信息化平台，实现信息的深层次融合，平台功能性才能取得最好的效果。

（三）提高管理人员素质，加强科研财务助理建设

在信息化发展的今天，构建一支专业管理人员队伍对于深化科研经费信息化管理改革不可或缺。随着人工智能的不断发展，基础的核算录入工作将被计算机取代，财务人员的角色和职能定位不断转变，管理人员要不断加强复合知识学习，开展专业素质培训，并提高财会人员中计算机、信息网络等专业背景人数比例。让专业的人做专业的事，在科研经费信息化建设的推进中，充分发挥科研财务助理的作用，定期对其进行财务知识、信息化技术的培训，提高职业素养，衔接各个环节的信息流转，配合管理人员完成科研经费管理的相关工作。

（四）加大高校科研经费信息化建设绩效评价研究

利用企业成熟的绩效评价实践经验，并参照高校已有的绩效评价研究成果，采用科学的评价方法，制定指标体系对高校科研经费信息化建设的投入、实施效果和科研人员满意度等目标值进行价值判断。高校作为非营利组织，评价的对象是其利用筹集的财务资源实施管理服务职能的效率效果，这就要求高校要建立更适用于高校情况的绩效评价方法，探索更合理的绩效评价模型。开展信息化绩效评价不仅可以在信息化推进过程中主动的发现存在问题，提出建议方案，明确整改主体、确定最终解决办法，减少人力、物力、财力的浪费，更关乎信息化建设项目的成败，决定了信息化未来发展的可持续性。

三、结语

科研经费信息化建设是推进高校管理体制不断改革的重要一环，加快科研经费信息化建设，一方面可以大大改善职能部门的工作状态，实现项目状态实时监控和管理，及时获取财务数据和项目状态，提高信息的决策相关性和有用性；另一方面可以大量减少科研人员花费在经费报销上的时间，专注于学术研究。为科研人员潜心从事科学研究营造良好的环境。

[1]《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）.

[2]《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》（财教〔2015〕15号）.

[3]《国家社会科学基金项目资金管理办法》（财教〔2016〕304号）.

[4]马珂艳.信息化进程中高校科研经费管理的研究[J].财会研究,2016（14）.

[5]薛二勇.中国高校科研经费管理制度改革的政策分析[J].北京社会科学,2014（3）.

[6]张依群.新形势下高校科研经费监管探究[J].教育财会研究,2016（12）.