《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

7.3.2.3企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA/T28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。

归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。文件材料归档范围和保管期限表是归档制度最重要的内容，正确划定归档范围是保证归档文件材料齐全、完整、系统的关键。归档范围和保管期限表既可以成为单独的档案业务规范，也可与文件归档制度合并为一个制度。企业应依照国家和行业的有关规定，结合本企业经营管理范围和业务活动的具体情况，以企业内各职能部门为单位，按照部门职能或工作流程和文件形成规律，参照企业文件材料归档范围和保管期限，制定本单位文件的归档范围和保管期限表，并逐项列出条目。既不可搞“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档；也不能“有档不归”，将有价值、属于归档范围内的文件遗漏掉。

企业文件材料归档范围和保管期限主要是以生产型工业企业为蓝本制定的，其他类型的企业可根据自己的业务特點参照制定。

制定归档范围的基本方法是：在分析研究本企业生产技术、经营活动和各项管理职能的基础上，对各项职能活动中产生和形成的具有查考利用价值的各类别的企业文件材料划定归档范围。

制定归档范围和保管期限表的程序是：掌握依据，调查研究——在制定归档范围和保管期限表之前，企业档案管理部门和工作人员要认真学习并掌握档案工作相关法律法规和标准规范，对本企业各项基本职能进行深入细致的调查研究，听取相关人员对文件材料的归档意见；拟定初稿——企业档案管理部门依据国家有关法律、法规和标准、规范，结合企业每一个立档部门的职能特点，拟写每一个立档部门文件材料的应归档范围和保管期限表初稿；广泛征求意见——征求每一个立档部门和兼职档案员的初稿的意见，请立档部门对有关部门进行补充完善，在此基础上，档案部门再进行一步做好统筹的修改和完善，形成送审稿；部门审核——请各立档部门负责人结合本部门的职能工作对送审稿进行审核和完善，档案部门根据审核意见完成修改后，送档案工作主管领导进一步审定；发布执行——报企业分管档案工作的领导审定批准，以企业制度或标准形式正式印发执行；纳入相关制度——企业文件材料归档范围和保管期限表出台后，还应将其纳入企业相关制度、标准中，以保证切实地得到贯彻执行。

前面讲到企业的类型很多，在制定归档范围时，各企业应该重点注意能够反映本企业特点的文件材料。比如：

1.制造业企业（工业企业）文件材料的特点

制造业是个庞大的体系，在各类型的企业中占有主导地位。由于制造业企业是以大规模的采用机器或机器体系进行各种产品的生产，因此在制造业企业档案中，各类科技文件特别是产品档案的数量占有相当大的比例。

2.交通运输企业文件材料的特点

交通运输企业的主要生产方式为铁路运输、公路运输、水路运输、航空运输和管线运输等五种。交通运输企业的生产离不开各种基础设施和运输设备的支持，其营运网点愈多、营业范围愈广，所兴建的基础设施和购置的运输设备也愈多，从而形成了基建和设备文件材料数量较大的特点。这些基建和设备文件材料对于交通运输企业的正常运营和安全生产具有重要的保障作用。

3.建筑安装企业文件材料的特点

建筑安装企业活动的主要目的是形成各种生产性和非生产性的固定资产，其产品是各种厂房、矿井、港口、机场、铁路、桥梁、管线、道路、住宅以及公用建筑等建筑物、构筑物和各种设施。所以，文件材料以工程项目为单位的成套性特点较为突出，而且由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长，合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。

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