我院档案信息化建设的探索与思考

马瑞华

（山东省高密市人民医院，山东 高密 261500）

档案管理的信息化，主要是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点的信息化模式。与传统的档案资料相比较，实现信息化的档案更便于保存、修改、查询和管理，降低档案管理成本，还可以利用网络进行快速传递，从而提高档案的利用效率。医院档案信息化建设包括档案工作的各个方面和各个环节，如何建立和完善实用、高效的信息网络化，对促进医院的建设与发展十分重要。现结合我院档案管理信息化建设的实际情况谈几点看法。

1 档案信息化必须纳入医院信息化建设的总体目标

我院信息化建设开创初期，即将档案信息化建设纳入医院信息化建设的总体目标，确立了“医院信息归档及时、信息完善流畅、档案开发利用效益最大化”的工作思路，把档案管理工作摆上重要位置。与此同时，为档案管理配齐配强专业设备、专业软件，积极开展档案人员的计算机操作培训，选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机管理知识、能准确提供软件开发需求、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部从事档案管理工作，使医院档案工作走上有规划、重点抓、专人管、重开发的信息化建设新路子。

2 档案信息化基础设施建设必须坚持设施先进的原则

我院始终高度重视档案管理工作，在办公用房紧张的情况下，按照中长期发展规划，专门建设了档案管理的专用库房。整个档案库房设计引入了先进的档案管理理念，管理系统采用自动化的密集架管理系统，库房的温度、湿度控制均可由楼宇管理信息集成系统（BMS）直接控制；并配备了专用空调设备，保持档案保存要求的恒温、恒湿条件。整个基础设施的不断加强，为我院档案信息化建设的进一步发展奠定了坚实的基础。目前，我院档案管理应用系统建设实现了网络化。文书档案归档软件采用神夹软件，采用B/S构架，实行文书档案的网络化目录级管理，初步构建立体化、网络化的档案管理应用体系，为深入应用、档案信息资源开发打下了良好的应用基础。这也使我院档案室成为省一级档案室。

3 档案信息化建设必须坚持管理与开发运用并重的原则

档案管理的核心目的是得到有效利用。为此，我院在制订并实施了立卷归档、档案管理等规章制度的基础上，加强对计算机档案信息化系统的管理，不断完善对电子文件归档工作的监督和指导，在档案信息转存过程中使用档案专用服务器，实行数据备份留存，保证归档电子文件的真实、完整、有效。在档案信息资源和信息化处理和利用过程中，增强信息安全意识，采取技术手段，防止失密、泄密的发生，保证了医院档案信息化工作安全有序运行，同时，在医院工作中发挥了重要作用。据统计，我院科学技术类档案利用率达40%以上，影像类档案利用率达50%以上。

4 档案信息化建设必须坚持创新的原则

一是要在思想观念上创新。要树立积极的档案信息转化创新意识。档案是一个庞大的信息库，但各种信息比较零散地储存在众多的单体档案中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，才能更好地发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值，因此，把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应经济建设和社会发展需要的信息，是档案工作义不容辞的职责。二是要在档案工作管理模式上创新。过去在档案工作中有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须创新。其中包括档案工作中一些具体的操作手段的革新。尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。档案工作者要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题搞一些小发展、小创造、小革新，这些也能起到事半功倍之效。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。其实，还有好多的档案工作可以通过计算机档案管理软件来完成，提高我们的工作效率。三是要在服务机制和手段上创新。要有强烈的信息推销意识，档案有巨大的信息量和需求市场，就要搞好调查研究，了解市场，明确市场需求，掌握市场动态确定信息转化的目标和内容，主动开展深层次加工，拓宽服务内容，改变服务方式，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段和服务平台，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”，充分开发档案价值，使其变成社会需要的优质“产品”。