我国电子文件单套制研究现状

邢琳悦 王俊慧 四川大学公共管理学院

引言

电子文件管理是目前档案学研究的一个重要领域。为了更好地了解我国电子文件管理理论研究的最新进展，把握电子文件管理理论研究发展趋势，进一步明确今后的研究方向。因此对目前与电子文件单套制相关的研究成果进行梳理，总结出、我国电子文件管理单套制研究领域的重要成果和进展。

从目前国内情况来看，早期对于单套制的讨论是对国外的政策和实践进行的分析研究。侧重于对国外先进经验的学习和介绍。周文泓等较为全面的梳理四个国家的数字连续性行动，探讨各国对数字连续性的定位、政策、特征，且进行对比研究，肖秋会等介绍了ERA增量开发方式和开发阶段，回顾了十年的建设成果，阐述ERA现阶段运营状况。

很多学者处于对国外成果的基础上，进一步反思国内现实发展情况，对双套制等现存管理模式提出质疑。例如，杨茜茜在基于对澳大利亚政府数字转型政策的剖析，提出我国当前的双轨制管理模式亟待转型，单轨化是优化我国电子文件管理的主要策略。冯惠玲在也重点总结美国在数字转型过程中的战略与方法。

另有部分研究直接针对国内现实情况，指出双套制已无法适应当下电子文件管理需求。其中，具有代表性的研究成果包括周洁的《浅议双套制存在的争议性》、陶水龙、田雷的《电子档案双套制管理问题研究》和李丽洁、张照余的《在线文档中心；双轨制背景下的电子文件管理模式》等。此类文章聚焦于双套制管理暴露出的主要问题，并提出解决问题的基本对策，其核心即为向“单套制“转型。陶水龙明确提出，国家综合档案馆应当施行电子档案“单套制”接收政策，通过完善的信总技术解决电子档案的长期保存问题，通过法规的修订终止电子档案的双套制管理模式。

一、理论辨析

在数字转型的时期，学术与实践领域还普遍存在相关概念使用混乱的情况，通过论文调查发现目前已有的表述方式包括单套制、双套制、多套制、双轨制、单轨制等等，不一而足。但是逐渐有学者开始对这一概念进行辨析，钱毅、丁德胜、魏丽维等人。如钱毅在《电子文件“单套制”管理的相关概念辨析与思考》对“单套制”等相关概念的辨析，本质上是对我国电子文件与电子档案管理模式的自我拷问。其倡导以单轨制为核心的电子文件管理模式，可简述为“单轨运行+双套保存+多份利用”的组合形式，以满足多重现实需求。

二、政策解读

于英香在《大数据视阈下档案信息化建设新路向——基于《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的思考》分析《纲要》提出，在有条件的部门开展电子档案，单套制及电子设备生成的档案仅以电子方式保存单轨制，即不再生成纸质档案管理试点。《纲要》仍然保留“数字档案资源异地异质备份”的提法，这和有条件的部门试点单套单轨制并不矛盾。

三、实践案例分析

将电子文件单套制运用到具体的文件中才是根本所在。已经很多行业实践中提出了这一理论方法，陈海平、杨安荣、苏莉等人针对具体领域产生的档案就实行“单套制”管理的合理性与发展策略进行了研究。如高志强提出《电子档案单套制在烟草企业的应用前景》苏莉《汽车产品档案单套制应用研究》，他们认为就目前的条件来说是对全电子化的一种机遇和挑战，虽然有了政策的一定支持，但是具体实施仍然有一定困难，需要慎重选择对待。

对于已经实现的案例也有分析，钱毅的《电子文件“单套制”管理的相关概念辨析与思考》指出：部分行业开始自发对“单套制“进行探索。其中，行政事业中的电子公文，公共服务中的电于税单、电子病历、电子证照，制造中的设计模型、电子图纸、电子工单，电子交易中的电子订单、电子合同和电子保单等，都是各行业开展“单套制”探索的重点对象。2015年上海市、浦东新区两级档案部门和保税区管理局首创开展了电子文件归档和电子档案“单套制”管理模式探索，国家开发银行承担的电子合同国家电子文件管理试点任务，开展助学贷款合同电子化和业务流程无纸化试点工作。二者都取得了较好的成绩，受到各方好评。

四、问题与总结

从定义辨析来说，业界并未对单一的无纸化环境下电子文件从生成、运转到归档有一个明确的说法和定义。但此次研究，笔者找了单套制、单轨制、全电子化几个方面的文献，发现各自有较大重合，所以正如钱毅所说国内并没有对单套制具体下一个定义，从而造成用语混乱问题。如英国就有数字连续性这样的口号，易于探讨研究。若能统一叫法认识，对于以后的研究或者是实践工作都会有较大益处。

从实践案例分析来说，且笔者发现，并没有对国内已有的较好的单套制试点地区有完善的经验总结，多为新闻报道，较为简短且不全面，但是类似上海自贸区、国家开发银行这种具有代表性、先进性的实践案例却无人研究介绍，若能进行汇总整理，将其单独的经验进行介绍，甚至将多个不同的案例进行比较分析，得出其发展的共通之处，甚至是各自的特色优势，定能为其他地区日后发展提供借鉴与帮助。已有的研究要么脱离实践层面，要么局限于单一行业，不具有普适性，可操作性也较低。由于我国现在信息技术区域性差异较大，以上的讨论都还有待于深入，进行具体调研才可以。

总而言之，我国对电子档案单套制管理的研究尚处于初级阶段，研究成果的丰富性、研究内容的深入性尚显不足。需要紧跟国家政策，多关注具体案例经验，不断完善理论方面研究，才能使得这一领域更加完善。