档案信息化建设与档案管理的几点思考

[摘 要]新时代的社会发展一大特点就是高度信息化、数字化，越来越多的不同领域的企业对于信息管理的重视程度逐渐提高，在大数据时代收集信息对于促进和推动行业的发展十分重要。当信息管理的需求与计算机信息技术的飞速发展碰撞到一起，应用计算机信息技术进行信息管理的档案式建设逐渐发展壮大，档案式的信息管理在一定程度上对于信息的收集质量和效率起到了促进作用。文章通过分析信息化的发展环境以及档案式信息管理进行探索，提出建议和意见。

[关键词]计算机信息技术；信息管理；档案式信息建设

信息化是一个缓慢发展的过程，需要一定的技术及经验实践基础来累积，而档案式信息管理更是不能急于求成，首先是針对已经储存的信息实体进行向信息化档案转变的过渡，其次是信息化技术在档案式信息管理中的实际应用需要一定的时间来推动发展，计算机技术在发展中也有改变，在档案式信息管理中的应用也有相对应的发展，这都不是一成不变的，既需要时间经验来累积，也需要发展技术来推动。

一、档案式信息建设发展中的障碍

尽管档案式管理信息建设在推动行业发展和实现技术进步的道路上较为先进，在一定程度上提高了行业收集和存储信息管理工作的质量和效率，但是档案式信息建设对于现有产业领域来说还太过新颖，不少传统企业对于档案式信息建设仍抱有怀疑态度，因此对企业内部的档案式信息建设发展没有大量投入人力物力，发展速度缓慢，除此之外还有其他一些问题都成为了档案式信息建设发展中的严重障碍。

1.传统观念限制。档案式信息建设主要技术支持来源于先进的计算机信息技术以及多媒体计算机技术的完善，这都属于近几年的高新技术，尽管在诸多行业中已经有了较为良好的应用，但是依旧有很多传统行业对此并不认同。不少传统行业从业者认为，档案信息就应当是以传统信息存储方式中的实体档案为主，这是已经过时的想法，电子信息技术的存储手段在一定程度上已经冲击了传统信息存储手段，首先是传统存储手段大多使用纸质材料，有一定的使用年限，易损耗，复原技术不高等问题，这都是会影响信息存储质量的致命问题，而电子信息存储手段不仅容量大、速度快，且占用资源体积小，保存手段简单，理论上可以保存无限期，这都是传统实体存储所不具备的。同时档案式信息化建设对于推动行业在市场中的发展进程，最大化利用信息资源价值有着更加优质的效用发挥。

2.从业人员素质不高。档案式信息建设是以计算机信息技术为基础建立在档案管理上的新式项目发展，对相关从业人员有一个技术上的硬性要求，同时对思想上的新式观念也有更为直观的要求。无论是计算机信息处理，还是多媒体计算机技术，这都是档案式信息建设中需要应用的技术手段，如果从业人员素质水平不高无法灵活运用相关技术，那么不仅档案式信息建设得不到应用的推广和发展，就连日常的运营维护也无法进行，工作质量和效率大大下滑。

3.人力物力投入过大。计算机信息技术的飞速发展离不开硬件设备的高度进步，而档案式信息建设也是建立在一定硬件设备基础之上的，包括主机设备、信息收录设备、网络设备等等都要一应俱全，针对不同的信息内容进行不同的设备收取、存储、分类等操作，同时还要注意信息安全的问题，针对电脑系统进行合理安全的保护，针对网络层设置足够安全的防火墙防止有不良内容窃取信息或者损坏信息，这些都是需要大量资金以及人力注入的。而硬件设备也不是一成不变的，时代的进步科技的发展会推动硬件设备的更新，而更新设备对于促进档案式信息建设发展也是十分重要的。

4.管理技术参差不齐。由于档案式信息建设在国内诸多领域企业还没有大范围的推广使用，导致相关的计算机信息技术以及多媒体计算机技术在档案信息处理这一个领域没有一个可以严格执行的相关技术标准，再加上档案式信息建设自身的特殊性更令管理技术参差不齐，各地的发展水平不一样，不同行业对待档案式信息建设的态度也不一样，同时对于相关技术的共享、推广也比较落后，让大环境里的技术标准更加难以统一。

二、如何推动档案式信息建设发展

1.建设新式档案式处理观念。传统观念在很大程度上影响了档案式信息建设发展前进的脚步，设法改变传统观念使其接受新式的技术和观念是十分重要的，首先在各企业管理层的认知上要让档案式信息建设的形象有一个明亮清楚的印象，再对比传统的档案存储手段，令档案式信息建设的必要性更加明朗，要让档案式信息建设在发展战略中占有一席之地，这样档案式信息建设的发展才会有一个比较大的推动力量。

2.加大人才培养力度。专业人员对于推广和维护档案式信息建设的发展意义十分重大，可以说是战斗在行业领域内第一线的人员，任务艰巨职责重大，而培养专业人员的任务就显得更加意义非凡，为企业领域培养新项目的储备军对于推动行业发展，促进社会发展环境发展水平加快有起到非常重要的作用。

3.人力物力资金投入加大。档案式信息建设离不开强有力的硬件设备支持，如果硬件设备支持不够，那么档案式信息建设的发展水平将在很长一段时间停留在一个不高的程度，这对于飞度发展且竞争激烈的市场环境是非常致命的，竞争力的不足非常容易导致企业在竞争中被淘汰，因此对于档案式信息建设加大人力物力资金的注入就显得非常有必要。

4.建立正确的技术标准。档案式信息建设是需要大量先进技术支持的项目，如果没有正确统一的技术标准那么档案式信息建设的工作质量和效率将大打折扣，而建立正确的技术标准需要对社会环境中的相关部门、企业开展系统的组织以及合作，对信息的存储手段技术进行分享，加大信息资源的利用率。

三、结语

档案式信息建设是新时代背景下的新兴产物，集合了以计算机信息技术为代表的的新式技术的结晶，也代表着时代进步中传统事物在新式技术下的全新发展，保证了行业在发展中的竞争力，也体现了先进技术在时代发展中的进步与应用。

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[4]张玄.档案信息化建设的几点思考[J].办公室业务，2013，（11）：53-54.

作者简介：姜冬梅（1973-1-20），女，汉族，工作单位：烟台市莱山区政务服务管理办公室，职务：科长，职称：馆员，籍贯：山东省烟台市；研究方向：档案。