建设工程文件全集的排列排序组合研究

曾予新

摘 要：文章研究建设工程文件全集的管理、整理、归档，文件在划分、区分、细分过程中的排列、排序、组合问题。

关键词：文件全集；排序；组合

建设工程文件，是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录的文件。建设工程文件全集以形成的不同阶段过程为特征，划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图文件和竣工验收文件五个阶段过程；每一个形成阶段，按其对应的各类工作，文件被区分为若干不同的性质；每一类性质下，工作项目和文件种类各异，文件又被细分为不同事项或不同文种；对于确定的事项或文种，有些产生一份单独文件，有些却可能产生数量庞大的多份同种文件；而这些单份的或多份的同种文件又有可能包含不同的文件组成，使文件的构成变得更加复杂。因此工程文件全集管理面临的首要问题就是：文件在划分、区分、分类、细分过程中，如何恰如其分地进行排列、排序、组合。本研究包括：定义基本概念、对比概念差異、细分排列事项、解析排序类型、确定组合要素等。

1 基本概念和差异对比

1.1 划分、区分、细分。

1.1.1划分。划分，把整体分成若干部分。建设工程文件全集反映的是工程整体，以形成的不同阶段过程为显著特征，运用“划分”的概念最为合适。划分结果为五个阶段过程：准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图文件和竣工验收文件。

1.1.2区分。区分，指分开两个不同的事物。建设工程五个阶段过程的文件按其对应的各类工作，被区分为若干不同的性质。区分结果：准备阶段文件6种性质（决策立项、建设用地、勘察设计、开工审批、招投标及合同、商务），监理文件5种性质（监理管理、进度控制、质量控制、合同管理、竣工验收），施工文件8种性质（施工管理、施工技术、进度质量造价控制、施工物资、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、工程竣工质量验收），竣工图文件14种性质（以房屋建筑为例）（建筑竣工图、结构竣工图、独立结构竣工图、幕墙竣工图、装修装饰竣工图、建筑给水排水及供暖竣工图、建筑电气竣工图、消防竣工图、智能建筑竣工图、通风与空调竣工图、电梯竣工图、总图竣工图、室外附属建筑和环境竣工图、室外管线安装竣工图），竣工验收文件3种性质（竣工验收与备案、竣工决算、声像资料）。

1.1.3细分。细分，是划分、区分进程后的罗列。细分的结果最终形成了建设工程文件归档范围所列的文件种类。

1.2 排列、排序、组合。

1.2.1排列。排列，一定数量的不同事项或种类的文件按照一定的次序罗列。按照文件所属性质，将同性质的文件一一列举，亦即文件级的排列。例如施工物资进场复试报告，按照《建设工程文件归档范围施工文件》（C类）C4施工物资出厂质量证明及进场检测文件的进场复试报告所列，以房屋建筑工程为例排列为：钢材试验报告、水泥试验报告、砂试验报告、碎（卵）石试验报告、外加剂试验报告、防水涂料试验报告、防水卷材试验报告、砖（砌块）试验报告、装饰装修用门窗复试报告、装饰装修用人造木板复试报告、装饰装修用花岗石复试报告、装饰装修用外墙面砖复试报告、散热器、供暖系统保温材料、通风与空调工程绝热材料、风机盘管机组、低压配电系统电缆的见证取样复试报告、节能工程材料复试报告等。

1.2.2排序。排序，调整文件的内在文档顺序，外在逻辑顺序。例如上述施工物资进场复试报告，其中钢材试验报告内在的文档顺序是报审表与报告的顺序：报审表在前，报告在后；外在的逻辑顺序是：与次要物资存在事项排序关系，与其他物资存在同位排序关系，按使用部位存在程序排序关系，按品种不同存在组合排序关系，按先后进场存在时间排序关系。

1.2.3组合。组合，将排列、排序后文件的若干部分进行适当的组织结合，成为相对整体。例如上述钢材试验报告经一系列排序后，可进行若干组合。与水泥、砂石、砌块等相比，所有钢材组合在一起；在基础、主体、二次结构层级中，基础、主体、二次所用钢材分别组合在一起；按种类、型号、规格划分，同种类的组合在一起，同型号的组合在一起，同规格的组合在一起；按时间、批次可将相邻时间或批次的适当组合在一起。

1.3 概念差异对比。

1.3.1划分、区分、细分的差异对比。划分是以文件全集为对象，侧重对整体进行切块、分段；区分是在文件整体分为部分后，进行系统化的甄别；细分则将所有事项或文种的文件一一列举固定下来。

1.3.2排列、排序、组合的差异对比。排列是按次序排队、安放、固定或编排，与次序和编排有密切关系，确定事项或文种的固定位置；排序是文件排列之后侧重内在文档顺序、外在逻辑顺序的调整。

2 细分排列事项

2.1决定细分排列的因素。细分排列的过程主要是将同性质的文件一一列举，要求尽可能包括所有文件。决定细分排列的主要因素是文件的全面性，包括：事项的全面性，文种的全面性。

2.2 排列事项全面性。排列事项全面性包括：事项到位，事项组成全面。例如混凝土试块试验记录及检测报告事项，事项组成包括：混凝土配合比申请单、通知单，混凝土抗压强度试验报告，混凝土试块强度统计、评定记录；同时也体现了不同的文种。

2.3 文件种类全面性。文种的全面性包括：建议书、报告、批复、意见书、许可证、通知书、申请书、会议纪要、合同、申请表、登记表、审批表、备案表、一览表、报审表、报验表、汇总表、日志、通知单、核定单、计算书、技术记录、技术报告、竣工图、合格证、认可证、使用说明书、质量保修书、结算书、决算书等。

3 排序类型解析

3.1文档排序。文档排序是指对于同一事项，由文件形成规律和内在关系等决定的排序。包括类型：请示与批复、报审与附件、汇总与分项、印本与定稿、正件与附件、文字文本与图纸等。

同一事项的请示与批复，报审与附件，汇总与分项、细项、单项不能分开；同一文件的印本与定稿、正件与附件不能分开。文档排序原则是批复在前、请示在后，报审在前、附件在后，汇总在前、分项在后，印本在前、定稿在后，正件在前、附件在后。既有文本又有图纸，文本排前，图纸排后。

3.2程序排序。程序排序是由工作程序、组成顺序、流程和工序、部位等决定的排序。例如施工合同文件的组成及解释顺序为：施工合同协议书，中标通知书，投标书及附件，施工合同专用条款，施工合同通用条款，标准、规范及有关技术文件，图纸，工程量清单，工程报价单或预算书。

图纸一般按图件组成和图号顺序排序。房屋建筑的图件组成一般为：建筑、结构、独立结构、幕墙、装修装饰、给水排水及供暖、电气、消防、智能建筑、通风与空调、电梯、总图、室外附属建筑和环境、室外管线安装等。

3.3事项排序。由事项的重要程度、主次关系、逻辑关系等决定的排序是事项排序。例如主体和附属的关系反映的是重要与一般的关系；主材和辅材、承重与围护反映的是主次关系；主体与专项、分部与分项反映出事项的逻辑关系等。

3.4时间排序。由时间顺序、时间节点、序列顺序、批次等决定的排序一般界定为时间排序。例如施工日志按时间顺序排序比较恰当；监理月报、见证试验检测汇总表、技术交底记录等按时间节点排序比较科学；检验批是典型的序列顺序；钢筋机械（焊接）连接试验报告等是按时间节点和批次混合排序。

3.5同位排序。同位排序是反映同等事项、并列关系等的排序。在工程文件集合当中，存在大量的同位排序情况。例如施工物资中的钢材试验报告与水泥试验报告，防水涂料试验报告与防水卷材试验报告，幕墙用铝塑板、石材、玻璃、结构胶复试报告等；施工记录中的地下工程防水效果检査记录与防水工程试水检査记录等。

3.6组合排序。组合排序主要是当事项涉及品种、种类、型号、规格、部位、分布、轴线、高程等因素时，需要将几个因素适当组合起来进行排序。比较典型的例如钢材这种施工物资，螺紋钢与圆钢代表不同的种类，直径代表的是规格，种类与规格结合起来再进行排序可更加清晰地将两种物资进行排序。

3.7 不同排序类型应用的典型实例。以施工物资进场复试报告为例，其中钢材试验报告内在的文档排序是报审表与报告的顺序：报审表在前，报告在后；外在的逻辑顺序是：与次要物资存在事项排序关系（主材与辅材），与其他物资存在同位排序关系（水泥、砂石、砌块等），按使用部位存在程序排序关系（基础、主体、二次结构），按品种不同存在组合排序关系（种类、型号、规格），按先后进场存在时间排序关系（时间、批次）。

4 组合要素的确定

工程文件的排列、排序是有效管理文件的重要手段。在工程建设的运行管理过程中，特别是施工阶段，相关的单份文件零散时不能全面反映出工程的整体情况，没有确切的意义。需要将排列、排序后的文件的若干部分进行适当的组织结合，成为相对整体。

组合的要素是多方面的，包括：建设程序、工作环节、管理程序、施工环节、物资品种、工序流程、工艺方式、主控项目、施工专业、主辅关系、强度等级、组成结构、空间部位、分部工程、分项工程、专业性质、设备台件、时间日期等。

组合要素的确定是单选与多选的结合。以钢筋连接试验报告为例，组合要素主要是工艺方式，机械连接工艺的组合在一起，焊接连接工艺的组合在一起。以检验批质量验收记录为例，包括：工序流程、主控项目、施工专业、主辅关系、强度等级、组成结构、空间部位、分部工程、分项工程等，必须进行多选。

（作者单位：郑州市城建档案馆 来稿日期：2018-02-03）