当前高校教学档案管理存在的问题及对策

马媛媛

内容摘要：现阶段，我国对高等教育的重视程度以及改革不断加深，这也需要我国各个高校进行积极地配合。其中，高校教学档案作为教学研究以及教学经验建设等的一个非常关键的平台，在各个高校的发展中起着十分重要的作用。但是，从我国高校整体的教学档案管理工作情况来看，其中仍然存在着一些问题，从而严重影响了教学档案在高校发展中应该发挥的作用。本文以高校教学档案作为研究对象，并通过对现阶段我国高校教学档案管理中暴露出的一些问题进行详细的分析，在分析的基础上，提出加强教学档案管理工作的相关对策。

关键词：教学档案管理 高校发展 对策

从高校教学档案的定义来看，它是在高等学校进行招生、教学、科研以及管理等工作的时候，直接对学生、学校以及社会存在一定价值的所有文字、图像等进行记录的一种资料文件。它可以被看作是对学校中所有教学活动的一种详细记录，也是在进行教学研究、教学改革以及课程建设等工作时的一种非常有效的平台。对高校教学档案的管理水平进行提升，不仅对高校的教学质量的提升有着积极的影响，还对教学方法的改进以及教学研究质量的提高有着非常重大的促进作用。

一.目前高校教学档案管理工作存在的问题

（一）教学档案管理制度不完善

从很多高校来看，它们即使存在着相关的教学管理制度，并进行了设置，但是不仅不具备系统性的特征，而且非常重要的可操作性也达不到要求。同时在其进行时，也缺乏有效的规范过程，并且在对教学档案进行归档的时候，对它的时间以及材料形成的对象等都不能做到有效的明确。同时，在对教学档案进行借阅以及使用的时候，对其的约束也完全没有做到，这就造成了当教学档案被借走之后，相关的使用者对其保管不能妥善进行，从而导致常常出现不按时归还的情况，还有一些更为严重的就是，相关的资料常常丢失。除此之外，在高校教学档案管理中，还没有对完善的档案标准化体系进行有效的建立，并且档案规范化管理机制也没有得到相应的设置。而从一些资料来看，它们不但被归为教学档案一类，又被归于人事档案一类，这就造成了在对这些档案记性管理时，常常出现多头管理和职责混淆的情况。

（二）教学档案原始材料完整性、可靠性欠缺

从高校的情况能够看出，其在关于档案进行收集以及保存的时候，没有按照规范化的进行，这就使一些教学原始材料长时间的分散在教师的手中，导致对其的收集整理往往被延误，这也使归档的效果大打折扣。还存在这么一部分师生，他们要把自己的资料留在自己手中，但是他们却没有办法进行有效的保存，这就十分容易导致教学材料丢失，最终造成教学档案材料不完整除此之外，从部分教学档案材料中可以看出，它们中有着非常明显的错误，这就造成前后出现明显的差异，有的还会出现前后矛盾的情况，从而导致了在材料形成的时候，常常发生教学档案缺少一部分资料的情况，从而使其不能有效地对实际情况进行体现。

（三）教学档案材料整理不规范

从教学档案进行收集时候的情况而言，档案整理并没有以《高等学校档案实体分类》的相关规定作为操作的依据，对材料属于什么归档的范围也不能有效的进行明确。在现实进行操作的时候，通常把红头资料的收集当作关键，但是却没有把教师日常积累的教学资料作为重点；同时，从对教学文稿实行收集的情况来看，常常存在不规范的情况。在通常情况下，档案材料的保管被非常的关注，但是却对材料的有效使用等方面却完全没有进行重视。

（四）教学档案重管轻用，利用性差

以现阶段教学档案管理的工作情况而言，有些工作进行的非常简单，从而使对档案资源价值的挖掘没有得到足够的重视。从每一个系部之间的教学档案管理情况来看，通常都是各自为战，没有互相之间的交流与沟通，这就导致缺乏彼此借鉴的过程。这样会导致数量非常多的档案资料没有人利用。

（五）缺乏档案管理专业人员

从现阶段一些高校的情况来看，有专业教育以及良好掌握档案管理知识的管理人员非常缺少，从当前的教学档案管理人员的情况来看，有一些是从其他岗位调配来从事档案管理工作的，抑或是从其他岗位临时调配进行兼职管理的。同时，大部分的档案管理人员缺乏全面的合格的相关知识体系，而且科班出身的档案管理人员也基本没有。管理知识体系，这就使他们在工作的时候，常常出现被动应付的情况，而且没有相应的创新思维，从而给教学档案管理工作的质量和效率造成了非常大的不利影响。

二.加强教学档案管理工作的对策

（一）完善教学档案管理工作规章制度，规范教学档案管理建设

在实行有关工作的期间，必须以《高等学校档案实体分类》的相关规定作为工作指导，并从学校的现实情况出发，从而使制订出的档案管理工作制度不但能够符合本单位的情况，还能使其适合每一个教学单位进行执行，同时还能够具备较强的可操作性。同时，利用相关制度来作为档案管理的工作原则，就能够对档案工作有效的规范。在每一个教学单位中，他们都应要以制度的要求为基础，在进行档案管理工作的时候，要做好严肃认真，并且要从文件的形成、收集、整理以及保管等每一个部分都要遵循正确的原则来工作。

（二）健全教學档案的收集、归档制度

从高校方面来说，它们不仅要使教学档案收集制度得到制定。同时，还要使其归档制度得到科学的设置，从而使在进行档案收集以及归档工作的时候，能够按规定工作，从而使教学档案能够具有完整性。而要做好以上工作，需要从以下几方面入手：

首先，要以收发登记制度作为基础，准确的对教学文件等进行收发。其次，遇到零散材料时，要加大相关的收集力度。再次，在通常情况下，对文件以及材料进行收集的时候，要妥善的进行安排，要完成这项工作，仅仅依靠少量的专职人员是远远不够的，还一定要对兼职人员及进行招收，并使两者充分合作。要对教学档案进行收集，范围包括：第一，从教学的时候管理的档案管理方面来说，它的内容主要存在以下几个方面：新课程审批表、考试试题、课程成绩登记表等相关的资料。第二，从学生入学学籍档案管理方面而言，它的内容主要存在以下几个方面：学生学籍登记卡、学生入学学籍登记卡等。第四，在进行年终教学总结的时候，要对包括教学工作年度总结进行收集。

（三）加快教学档案管理的系统化、现代化建设

1.教学档案的收集工作

在对待教学成果材料的时候，要把它的关注度进行提升，同时还要把它的范围给予有效的明确，从而保证在进行教学的时候，其形成的教学档案能够全部包括在内，这样就能使教学档案的完整性得到根本的保障。

2.对收集起来的档案进行加工整理工作

针对收集到的材料，要对其实行合理的分类，并给予正确的鉴定，一旦发现它的归档价值非常的高，就要及时对其分类，并予以二级类目的编排。通过这样，就使以后对其的使用能够达到便利的程度。

3.加快檔案管理现代化建设

要紧跟先进技术的步伐，并把声像技术以及电脑的缩微保护技术综合使用，从而使两者能够在档案管理的时候，做到合理应用。通过这一措施，不仅会使档案信息处理的速度进一步的提升，并且它的效率也会大幅升高，最终使众多的师生以及员工能够得到及时准确的资料，从而使领导决策能够更加正确。

（四）加强教学档案管理队伍建设，提高档案工作人员素质

要使档案工作人员的素质得到显著的提高，就要做到以下两点：第一，对政治思想工作进行加强，从而使教学档案管理人员的工作积极性得到相应的提高，使他们能够热爱自己的工作，并在工作的时候能够做到公平认真的处理事情以及工作。第二，要对优秀的专业人才进行招揽，从而使档案管理人员的整体素质得到提高。这就需要通过利用优惠的政策，从而吸引社会上的人才加入，同时这些人才必须是同时具备较强工作积极性和具备良好的业务技术水平，以及具备现代化技术能力等的档案管理优秀人才。通过对这样人才的引进，从而会使档案人才的整体素质得到大幅的提升。

（五）加强教学档案信息资源的开发利用

在教学档案材料进行管理的过程中，要以信息化作为发展目标，并且要对过去的纸质文档档案的做法进行取代，从而使教学档案材料的信息化建设的速度得到提升。同时，要认真的把纸质文档信息向电子档案信息转变，并实行正确的归档，然后对不同类型的数据库以及多媒体数据库进行设置，利用对教学档案管理信息化服务网络的科学建立，做到把资源进行共享，这也为众多的师生带来了非常便捷的服务。

三.总结

综上所述能够得出教学档案管理的使用非常关键。然而，以高校教学档案管理的实际情况来看，在很多高校中都存在着问题制约着教学档案管理应有作用的发挥。因此，我们要针对这些存在于高校教学档案管理中存在的问题，提出相应的解决措施，这样不仅可以使高校众多师生得到更加便捷的服务，也会对高校的教学质量的提高有着非常大的促进作用。

参考文献

[1]李鹤.试论高校教学档案管理存在的问题与对策[J].兰台内外，2016

[2]徐长忠.试论信息化背景下高校教学档案管理存在的问题及对策[J].国校外教育，2015

[3]夏郁.试论高校人事档案管理工作存在的问题与对策[J].安徽职业技术学院学报，2015

[4]郭艾芳.试论高校实验室档案管理存在的问题及对策[J].课程教育研究：新教师教学，2015

[5]姜昱.试论高校档案管理工作存在的问题与对策[J].黑龙江科技信息，2016

（作者单位：太原旅游职业学院）