档案管理现代化中档案管理原理的整合运用实践研究

梁绮妮

摘 要：现代化管理是将传统化的管理理念转变成科学化的管理理念。随着电子文件的广泛应用，档案管理现代化中的实体档案正向虚拟档案转变，加之受信息技术及大数据、云存储等的影响，使档案管理工作面临着机遇和挑战。通过概述档案管理现代化管理理念和档案管理原理的标准化、统一化、通用化特点，提出建立优化的档案信息管理系统、基于整合原理建立档案两级管理、建立电子文件和数字档案登记备份制度的档案管理整合运用对策。

关键词：档案管理；管理系统；两级管理；数字档案

1 档案管理现代化与档案管理原理的特点

1.1 档案管理现代化概述

现代化的档案管理是运用现代化的科学管理方法与优越的技术设备相结合，以使管理者发挥主观能动性，达到改变传统的档案管理模式，使档案管理迈向现代化，促进现代化档案管理的系统化、智能化管理的实现[1]。据悉，“十三五”时期我国档案事业发展的总目标为：到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，建成与全面建成小康社会奋斗目标相适应的、有效服务和支撑国家治理的档案事业发展体系。档案管理现代化的实现，能保障企业、机关事业单位、非营利组织等机构档案收集与管理安全的实施，并方便这些机构中的人员查看档案，对其档案管理环境进行优化，从而帮其减少存储空间，实现对原件档案的管理。

1.2 档案管理原理的特点

1.2.1标准化

档案管理的标准化是由管理标准、基础标准和技术标准构成[2]。其中，管理标准是指档案管理需根据国家规定的法律制度加以管理，保障档案管理的合法、合理；基础标准是指一切管理工作的开展应以档案管理为基础点；技术标准是指档案管理要利用科技技术开展管理工作，并跟随科技变化创新管理方法，以提高档案管理工作效率与质量。

1.2.2统一化

档案管理的统一化由如下若干点构成：一是不论完整的还是分散的档案，均要实行统一化管理，即统一归到一处管理，保障管理工作的零漏洞；二是采取一致性的管理方法，将档案视为重要管理对象，维持档案管理秩序，提高档案管理效率；三是跟随时代发展步伐即使更新档案管理方法。

1.2.3通用化

档案管理的通用化对提升档案管理工作效率和质量及降低档案管理者工作量意义重大。这需要企事业单位做好档案文书立卷、档案整理编排、档案归档、电子档案录入和设密等工作，并及时更新档案管理技术，以加强对档案的保护和开发力度。

2 档案管理现代化中档案管理的整合运用对策

2.1 建立优化的档案信息管理系统

系统化管理是档案管理现代化核心基础理论。在现代化发展中，需要将档案管理的整个工作模式作为企事业管理中的重要内容，其核心内容是指通过信息的处理实现系统性的处理模式，若在该过程中实现现代化档案管理模式，就应要求档案管理中的相关管理者改变传统信息处理模式，从中建立优化的信息管理系统，实现系统性的档案信息管理。此举在国内已有成功先例，比如上海通用汽车有限公司和别经量子伟业时代信息技术有限公司早在2009年就联合研制了《上海通用汽车档案管理扩展系统》（以下简称“系统”）。该系统依托上海通用公司先进的信息技术平台，采用集中和分布相结合数据管理模式，实现了对企业档案多全宗跨门类、全过程的管理。主要内容包括：一门市跨库检索和较为严格的、多级别矩阵权限控制等安全措施。其中，上海通用公司的多全宗档案管理使总公司不仅能对每个基地档案室做统一管理和规范控制，而且还允许各单位持续保持相对独立性和个性化管理，这符合大型企业结构层次复杂、子公司地理位置分散的档案管理需求。所以，系统帮助上海通用公司大大提高了档案的查全率。

2.2 基于整合原理建立档案两级管理

档案管理以档案室或电子文件中心为依托，需要完成元数据管理、封装、分类、鉴定、处置、审计、检索利用等多层工作，可谓工作内容杂多。通过档案整合模式的建立能有效提高信息处理效率，所以在档案信息管理中通过以一个企业或单位为档案管理的整体主导、各部门协同合作的合理性分工模式的建立，能帮助企业或单位提高档案管理工作效率和质量。

当前，我国很多企业或事业单位基于档案管理的整合原理而建立了档案两级管理，并取得了重要成效。比如十堰市竹溪县疾控中心就对疾病控制业务档案建立了两级管理的办法。疾控業务档案两级管理是在竹溪县疾控中心综合档案室的统一监督指导下，将疾病控制业务形成的技术档案分别实行中心、科室两级管理。具体包括四项内容：一是业务档案的管理接受中心综合档案室统一指导，由中心档案室负责具体组织实施；二是对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监测档案分为中心级业务档案和科室级业务档案；三是凡是归中心综合档案室管理的业务档案，均由可是负责人进行收集、整理和立卷，并定期向中心综合档案室提交归档，由档案室再行统一保管和提供利用；四是凡是划入科室级档案的业务档案，均由科室自行负责收集、整理和立卷，并由科室人员负责保管和提供利用。竹溪县疾控中心采取档案两级管理取得了重要成效，其一是档案两级管理有助于改善档案存储空间和业务档案数量之间的矛盾；其二是中心管理有助于提高疾控业务工作整体水平，并提高了档案管理者的工作效率和质量，分工合作和汇总到中心综合档案室的举措，大大缩减了档案管理者的工作量。

2.3 建立电子文件和数字档案登记备份制度

电子文件和数字档案等级备份最初由浙江省档案局于2009年提出，这是一种符合制度设计原理要求的创新性制度设计，为大数据时代下电子文件的安全管理指明了发展道路，也为信息时代下如何维护电子文件“真实性”找到了较好的管理措施。

面对电子文件和数字档案的大量涌现，国家现有的档案管理制度已然不能满足档案管理的四种需求，即保障档案信息安全需求、实现档案证据保全需求、推动档案资源整合以构建新形势下档案安全保障体系和档案信息资源体系需求、不断提升档案工作服务大局和服务社会及服务显示的能力需求。在此四种需求的响应之下，电子文件和数字档案登记备份制度建设的必要性日益彰显。越来越多的实践证明了电子文件和数字档案登记备份制度更能适应现代化下档案管理对象变化的需要，更能满足为法人、社会组织、企事业单位开展业务工作提供真实、完整、可用、安全的证据保障体系。原因在于，通过电子文件和数字档案登记备份制度的建设，不仅能实现对社会重要电子文件、数字档案资源的有效行政监管，而且还能以简化的备份措施（如备份至“国家开放档案信息资源管理与共享利用综合系统、“档案云”移动服务平台等）促使数据恢复、证据保全的实际档案管理目标的有效达成。对此，呼吁企业、事业单位及非营利组织在机构内部积极建立电子文件和数字档案登记备份制度。

3 结论

总而言之，档案管理现代化中，企事业及非营利组织机构的档案管理需做到以标准化、统一化、通用化特点为原理，建立健全的现代化、系统化、智能化的档案管理模式，以强化档案管理者职责、档案归档与备份制度、档案资料查阅和利用制度、档案保密制度等，从而提高档案管理的实效性，促进机构可持续发展。

参考文献

[1]李新梅.现代化档案管理中档案管理原理的应用[J].科技经济市场，2014（9）：75-76.

[2]聂春生.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析[J].祖国，2016（24）：82-82.

[3]王英玮.“电子文件和数字档案登记备份”制度的创新价值和所依托的原理分析[J].浙江档案，2010（s1）：12-16.