加强职业教育学院的档案管理

田滨海

摘 要：职业教育学校的档案管理工作虽然是记录琐碎细节的基础工作，但是其在学校的发展中又发挥着重要作用，对于保存学校的历史、促进教育教学水平的提高、提高学校的管理服务水平等都有着非常重要的影响。可以说，档案管理工作是职业教育学校全方位发展历程中工作业绩与经验教训的沉淀与积累。本文从档案管理的重要作用出发，对于改进和提高职校档案管理水平，浅谈了自己的一点看法。

关键词：职业教育学院；档案管理；作用；措施

职业教育学校的档案管理工作虽然是记录琐碎细节的基础工作，但是其在学校的发展中又发挥着重要作用，对于保存学校的历史、促进教育教学水平的提高、提高学校的管理服务水平等都有着非常重要的影响。可以说，档案管理工作是职业教育学校全方位发展历程中工作业绩与经验教训的沉淀与积累。本文从档案管理的重要作用出发，对于改进和提高职校档案管理水平，浅谈了自己的一点看法。

1 档案管理在职业教育学校发展中的重要作用

学校的档案管理工作一般分为文书档案、教学档案、学籍档案和基建设备档案等四部分，它们不仅是职业教育学校的重要组成部分，而且在学校的全面发展过程中发挥了重要的作用。

1）学校的文书档案发挥的重要作用。所谓的文书档案是指在日常管理中学校内部产生的各种文件、资料以及职能部门下发的各种教育教学政策性文件等。这些文书档案记录着学校的发展历史，记录着学校曾经取得的成绩和荣誉，等等。这些文书档案，一方面可以为学校领导的政策决定提供依据。学校领导在制定一项规章制度的之前，只要多多翻阅这些文书档案，就能从中找到很多有用的资料，为学校政策的制定提供帮助。另一方面可以激发学生的爱校之情。通过给学生们展示学校的光荣历史资料，让学生了解学校的历史和发展轨迹，从而产生认同感和自豪感，提高学生的爱校情怀。

2）教师的教学档案发挥的重要作用。教师的教学档案是学校档案管理的重要组成部分。教师的备课准备工作、教案、教学实录等等都是教学档案的有机构成部分，通过这些教学档案，可以衡量教师的教学质量和学生的学习水平，从而促进教学质量的不断提高；也可以作为教学评估的参考依据，以此来反映一个学科的整体水平，见证了学科的建设发展历史；也可以成为教学改革、教学研究的重要依据，为深入研究学生的学习实际、促进教学效率的提高发挥无可替代的重要作用。

3）学生的学籍档案发挥的重要作用。学生的学籍档案是学校档案管理工作的重要环节。学生的学籍档案记录了学生的成绩、获奖情况、综合素质等多方面的内容，这些学籍档案，不仅体现了学校的风气，而且体现了教师甚至是学校的综合能力。通过这些学籍档案，一方面可以帮助学校更好地管理学生，通过学籍档案记载的学生一步步的脚印来分析学生的实际情况，帮助教师管理学生；另一方面，也是给社会输送更多的合格人才的凭证。

4）设备、基建档案发挥的重要作用。设备、基建档案也是学校档案管理工作的一部分。设备档案是指学校的教育教学设备的购置、维修等方面的相关档案，当学校的设备出现问题的时候，通过这些设备档案我们可以初步了解设备的性能，如果是简单的小毛病，甚至自己就可以维修了，如果自己不能维修，该着谁来维修等等。基建档案就是学校的相关基础建设的档案，这些档案可以让学校所有建筑的施工图纸、水、电安装示意图都一目了然，为学校的翻修、改建等都提供了重要依据。

2 加强档案管理，必须要提高档案管理人员的综合素质

1）加大宣传力度，提高全体人员的档案意识。档案意识是做好档案管理工作的重要前提。因此，必须要加大宣传力度，提高职业教育学校全体人员的档案意识。首先，要加强档案管理人员的档案意识。虽然是专业的档案管理人员，但是一些人的档案意识不强，表现为没有意识到档案工作的重要性、工作不认真不细致、敷衍了事等，因此，必须要加强档案管理人员的档案意识，促使档案管理工作的规范化、科学化。其次，要提高全体教职员工的档案意识。档案管理的一个基础工作就是档案的搜集，这就需要全体教职员工的支持与帮助，将有用的资料及时归档，及时保存，自觉地配合档案管理人员的工作，维护档案的完整与安全。再次，提升学生的档案意识。现在的学生对于档案的意识是非常薄弱的，甚至根本不认为这是与他息息相关的事情。因此，學校必须要在新生入学时就宣传档案的重要性，让学生及时完善档案信息，明白档案的作用和意义。

2）建设一支高素质的档案管理工作队伍。档案管理人员是档案管理工作的灵魂。首先，提高档案管理人员的政治素质和职业道德。坚定的政治素质和良好的职业道德是做好档案工作的必要条件。档案工作具有很强的政治性，因此要求档案管理人员必须具备坚定的政治素质，爱祖国、爱人民，拥护党的领导，执行党的各项政策等。同时，档案管理又具有服务性的属性，所以，要求工作人员要具有服务意识，具备良好的职业道德和奉献精神，态度端正地做好档案管理工作。其次，提高档案管理人员的专业素质和创新能力。档案管理人员要具备一定的专业知识，熟悉档案管理的工作业务，通过不断地培训学习，提升档案管理人员的专业素质和创新能力。再次，提高档案管理人员的综合素质。不管是综合知识还是计算机能力，面对着档案管理的新形势，工作人员要提升自己的综合素质，以便适应新时代的要求。

3 做好职业教育学校档案管理工作的具体措施

1）建立健全档案管理工作的各项规章制度，依法治档。完善的档案管理工作规章制度是提高档案管理工作水平的重要保障。因此，在具体的实践工作中，学校必须要依照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等基本法规，制定出符合本学校实际的档案管理工作的各项条例准则，如《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》等，细化各类档案管理的工作标准，让档案管理工作能够有章可循、有法可依。同时，要加强对档案管理工作的监督、检查和考核工作，并将其制度化、规范化，在各级各部门的监督下做好档案管理工作，为学校的发展提供助力。

2）建立相应的管理机构，实施领导负责制。档案管理机构是进行档案工作的基本前提。在学校建设过程中，就要做好档案馆、档案室的建设，规划出独立的区域用于档案管理机构的办公，并且要解决档案资料存放场所问题。档案馆、室的建设要符合档案管理的要求，设备配备要到位，办公用品要齐全，档案工作网络的软硬件问题都要解决，以良好的外部环境来保证档案管理的安全性。同时，要成立档案工作领导小组，加强对档案工作的领导，档案领导小组的组长由学校的主要领导担任，以便保证档案管理工作的科学发展，促进学校的全面发展。

3）深化档案管理的信息化程度，促进职业教育学校的全面发展。随着信息技术的迅猛发展，档案管理的信息化时代也已经来临。职校档案管理要想跟上时代脚步，必须要深化档案管理的信息化程度，也就是说，首先，要制定一个档案管理信息化的总体规划，按照这个规划再进行一步步的发展。其次，逐渐实现档案管理的信息资源的数字化，建立起一个实用的档案信息网站，对档案信息资源进行优化调整，以便提高档案管理工作的效率。另外，要做好档案信息化人员的相关培训，使之学习、掌握必要的网络知识和技术，以便满足档案管理信息化的要求。

4）完善服务，提高档案的开发利用水平。档案管理的目的不仅是保存历史轨迹，而且要为以后的发展提供帮助，因此，就必须要提高档案的开发利用水平，使之更好地位教育教学服务。首先要做好搜集工作，丰富档案内容。不管是会议记录、合同契约，还是图纸、照片、录音等，凡是和事件相关的材料，都要搜集，用丰富的档案内容来提高档案的价值。其次是提高档案的质量。对于搜集来的资料，要进行辨别、整理，去粗取精、去伪存真，使得档案管理具备高水准的质量。