信息化环境下的公安档案管理探讨

黄振利

摘 要：公安档案作为公安机关一项重要信息资源，对公安机关开展各项活动具有至关重要的作用。随着我国社会信息化水平的不断提高，加强了公安档案管理的信息化建设，提高了公安机关的执法效率，更有效的打击违法犯罪活动，为公安机关的各项工作开展提供便利条件。

关键词：信息化；公安档案；管理

随着我国科学技术的不断发展，促进了信息化水平不断提升，而公安机关作为重要的执法部门，档案管理在执法过程中发挥了不可估量的作用，因此还应将信息化技术合理的运用到档案管理中，实现档案信息数字化，建立全新的信息化环境，提高档案管理的质量，进而促进 公安机关各项活动的顺利开展。

1 公安档案信息化的现状

目前我国已经进入了信息化时代，高新技术的发展，改变了人们的生活以及工作方式，给人们带来了许多的便捷条件。在公安档案管理过程中，以往的公安档案主要以纸质档案为主，近年来，信息技术的不断发展，在公安档案管理过程中，运用了许多的高新技术，包括电子计算机、缩微复制存储技术等，并且各地区公安机关均建设了档案数据库，将有关档案资料全部储存在数据库中，只要登录数据库，即可储存信息以及下载信息，大大减少了档案管理人员工作量，提高了档案管理的效率以及水平。

在信息化环境下，公安机关为了实现“科技强警”，建设实施了金盾工程，通过对网络信息技术的运用，建立全国违反犯罪信息中心、全国公安综合业务通信网、全国公共网络安全监控中心以及全国公安指挥调度系统，并形成公安科技档案，采用现代管管理手段，实现信息资源的共享以及快速调取，为公安机关办案争取更多的时间，提高公安机关指挥、快速反应以及打击犯罪的能力，真正做到“科技强警”。

2 目前公安档案管理信息化建设存在的问题

2.1 公安档案管理方式仍然比较落后

虽然目前公安机关建立档案信息化系统，增加了公安档案信息储存的效率，但是管理方式仍然比较落后，没有发生实质性的变化，公安档案利用率极低，这主要是因为档案管理人员受传统的管理理念影响，认为档案管理就是传输信息以及储存信息，只要将档案管理保管好，避免档案出现丢失，就算是完成了公安档案管理工作。实际上，这样未充分发挥公安档案管理的作用，导致公安档案管理工作仍然存在一个较低的水平。

2.2 公安机关内部存在“信息孤岛”

公安机关内部涉及各个部门，包括治安、刑侦以及户政等等，这些部分都具备各自的信息系统，由于一些公安机关内部的各部门还未建立联网系统，所以导致各部门的之间的信息得不到有效共享，存在“信息孤岛”的问题，在公安机关办案过程中，无法迅速找到有关办案对象的信息，这样大大降低了公安机关办案的效率，不利于公安机关办案能力的提升。

2.3 各地公安机关信息化水平差异大

由于我国各地的经济水平发展不平衡，所以在档案信息化建设过程中，要根据当地政府的财力进行建设，一些贫困地区公安档案的信息化建设水平较低，而一些经济发达地区，则档案信息化水平较高，所以导致各地公安机关信息化水平较大，这样就不利于公安机关与其他地区公安部门协调配合，共同执法。另外不同地区，采用的信息化软件也不同，而一些软件版本兼容性不强，这样对档案信息的传输以及运用也会产生不利影响。

2.4 公安档案网络化管理制度不够完善

公安档案信息具有高度机密性，但是由于计算机具有开放性、共享性等特点，导致公安档案信息面临着一定的安全风险，所以还应建立完善的公安档案网络管理制度，这是公安档案信息安全性的重要保障，但是目前一些公安机关制定的公安档案网络化管理制度不够完善，内容不够明确以及详细，甚至一些公安机关根本没有制定管理制度，导致一些管理人员随意进行网络操作，增加了公安档案管理的风险，无法保证公安档案的安全。

3 解决公安档案信息化建设与管理的有效措施

3.1 积极转变档案管理观念，加强电子档案基础设施建设

公安档案管理工作，想要跟随信息时代的步伐，就要加强数码化的开发，提高公安档案管理的数字化水平。因此首要就是转变公安档案管理理念，对于电子档案，不能采取传统的管理方式，应利用信息化手段进行管理，为公安机关的执法提供有效的资源，以此加强电子档案的利用效率。对于电子档案的管理，离开不相关的基础设备，所以还应加强对公安档案信息化基础设施的建设，配备必要的设备，包括电子档案输入输出设备、光盘以及磁盘等等，对电子管理和应用都具有重要影响，对此应定期的检查电子档案的有关设备，并采取一定的维护措施，保证相关设备都能够正常的运行，为电子档案管理提供重要条件。

3.2 合理选择档案管理开发平台，科学设计数据库模式

针对目前公安机关内部出现的“信息孤岛”问题，公安机关还应选择合适的开发平台，并建设科学档案数据库模式，使得公安机关各部门数据网络能够有效连接，实现信息资源共享，解决“信息孤岛”的问题。所以选择开发平台，通常选用分布式数据库管理系统，在储存本地数据时，管理人员直接上机进行储存，其他部门在访问数据时，只需要登录，通过权限访问即可查询数据。在设计数据库时，需要设计人员充分考虑警务需求，由于公安档案数量较大，所以数据的建立还应满足扩充需求，便于管理人员进行修改。

3.3 建立完善的网络化管理制度，加强公安档案保密和防伪

公安档案的保密和防伪是公安档案管理的重要工作之一，为了保证公安档案保密和防伪工作，还应建立完善的网络化管理制度，保证公安档案管理工作更加的科学以及合理。公安机关应根据实际情况，建立完善的网络官化管理制度，包括软件管理、机房管理以及操作管理等方面，并对相关工作者人员的操作行为进行监督，对于违反相关制度的人员给予警告，及时的进行纠正，同时还应将公安档案中的数据信息分为两类，一类为开放档案信息，另一类的非开放档案信息，并对不同访问者设置相应的权限，以此保证公安档案的保密性。另外由于电子档案很难从文字中分辨真假，所以还应在档案中设置防伪标志，避免不法分子篡改档案。

3.4 培养公安电子档案管理人才，提高公安檔案管理效率

随着我国公安机关档案管理信息水平的不断提升，对档案管理人员也提出了更高的要求，档案管理人员必须具备专业档案管理知识，还应掌握充分的高新技术，所以我国公安机关应加强电子档案管理人才的培养，应定期进行教育培训，学习先进的信息技术，并培养其高度的责任感，能够严格保守国家机密，进而建立一支高素质人才队伍，进而实现公安档案管理效率的提升。

4 总结

总之，公安档案管理在公安机关执法过程中发挥了至关重要的作用，所以还应不断加强公安档案管理的信息化水平，为公安机关开展各项活动提供有效的信息资源，进而提高公安机关打击违反犯罪活动的能力，为我国社会的和谐发展提供重要保障。近年来，公安机关在公安档案管理信息化水平已经实现了提升，但是仍然存在一些问题，对此还应采取合理的措施，加强公安档案管理数据库的建设，实现资源共享，提高公安档案管理的水平。

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