信息化条件下文书档案管理优化建议

摘 要：随着社会经济的不断发展和科学技术的进步，在文书档案管理工作上，逐渐拥有了越来越多的信息化技术。运用互联网和计算机设备，能够在文档资料收集和整理过程，帮助管理者节约时间和精力，提高工作效率。信息化技术的出现，使得管理者能够在这段时间内处理越来越庞大的信息和数据，具有十分重要的意义。然而，在现阶段的信息化管理过程中，仍然存在着较多的问题，例如由于程序自身的问题，很容易在整理过程中出现混乱。本文将针对文书档案管理现状提出相应的解决方案。

关键词：信息化；文书管理；优化

1 引言

文书档案工作是一项十分重要的工作，在党政机关、群众团体及企事业单位中有着不可或缺的地位，其最主要的作用就是将现有的资料和信息进行统一且规范的整理，来帮助管理者更加高效率的搜集和寻找档案。在信息化时代，越来越多的办公工作呈现出无纸化、电子化的趋势，档案工作也不例外。面对着数量越来越多，种类越来越复杂的档案文件，必须借助相应的信息化技术，才能够更加有效，正确的处理档案。

2 信息化条件下文书档案管理的重要意义

2.1 改善文书档案管理效能

随着社会经济的不断发展，政府的工作职能越来越深入到各个领域当中，随之而来的是数量众多，种类复杂的文书业务，这些业务通过传统的人工整理已经不可取，必须借助信息化技术，利用计算机操作的便捷性和高效性，来实现大规模的档案处理工作。通过信息化技术的利用，能够进一步提升档案管理的工作效率，从而改善文书档案的管理效能，更好的为机关政府的工作服务。

2.2 提高管理水平的必然选择

依托于计算机硬件设施的高速运算能力和处理能力，使得信息化条件下的文书档案管理工作呈现出高效性和便捷性，极大提高了管理水平。相比于传统的人工整理，在计算机系统内的档案整理，能够更加方便的设定分类项目，通过设立项目内容、名称、类别等分类标准，能够很快的将所有档案进行批量化处理，让文件资料变得更加规范。除此之外，信息化处理还有一个好处，就是安全性。在人工整理文件资料时，很容易出现资料泄密的现象，但是在有过安全加密的系统进行处理时，安全性就会大大的提高，同时还能减少失误率，从而提升管理水平。

3 现阶段文书档案管理存在的问题

随着各政府机关部门对于信息化档案处理工作的呼声越来越高，信息化档案管理工作得到了十分迅速的发展，但由于在相关方面的专业技术水平和知识储备仍然不足，以及规范化问题，导致了在现阶段文书档案管理过程中，仍然存在着较多的不足。

3.1 缺乏标准的规范

随着信息化技术水平的不断提高，在近几年，政府部门的文书工作运用了越来越多的计算机技术，其工作效率和管理水平，较传统也有了较大幅度的提高。但是由于信息化发展速度较快，各类办公平台的更新速度较快，导致了许多文件档案不能够得到及时的更新和处理，再加上现阶段缺乏一个统一的管理标准，就导致了许多文件出现了难以查询、关键信息丢失的现象。除此之外，不同的部门所收集的档案，不能够进行有效的共享和互通，形成了一个又一个的信息孤岛，导致彼此之间缺乏统一的处理标准，无法进行有效的管理。

3.2 缺少相应的资金投入支持

随着行政办公文件数量逐渐提高，其规模和复杂程度也在迅速增长，导致了电子化办公的需求越来越高。但是由于在此方面的资金投入较少，导致了相应的硬件设施条件发展较慢，无法满足日益增长的档案管理需求。信息化档案管理的条件要求较高，要求必须拥有电脑、网络以及相对应的办公软件和平台，办公平台的开发和日常维护也需要资金的投入。但是现阶段，我国关于信息化档案管理的资金投入较少，这主要是由于部分部门对于信息化工作的重视程度不足，从而导致了在档案工作中无法进行正常的软硬件配备，影响了工作效率。

3.3 队伍人员专业素质不高

现阶段，我国大部分政府部门的档案管理人员都不是专职工作，而是由办公室人员进行兼职的。由于这些办公室人员不是科班出身，没有受到过系统的教育和训练，缺乏信息化档案管理的相关知识和工作经验，从而导致了在文书管理工作团队中，工作人员的专业素质较低，导致了工作的专业程度不足，对一些较为专业化，有较高难度的工作项目是无法胜任的。面对越来越专业化的信息化处理系统，需要有专业的人员来进行处理和操作。

4 文书档案管理优化建议

4.1 规范文书档案管理工作

针对在目前条件下，政府部门关于文书档案管理工作缺乏统一标准的问题，应该进行全新的制度设定。在以往的传统档案管理模式下，不同的部门拥有不同的管理制度，这是基于不同部门工作性质而决定的。但是在信息化条件下，传统的制度已经不再实行，需要一个能够进行全面规范的制度。尤其是在批阅修改的痕迹记录方面，每一次批阅修改，系统都应该保存相应的记录；除此之外，在档案管理分类上，应该设定更加细致的划分标准，从而针对不同的档案，进行更加准确的类型划分，来确保信息化条件下文书档案管理工作的规范化。

4.2 加强标准建设

由于受到传统档案管理工作模式的影响较深，所以导致了现阶段许多政府部门的管理人员，无法正确认识到信息化档案管理工作的重要性，同时在工作内容的理解上，也存在着较大的误差。在文书档案的管理标准问题上，存在着较多的解释方式，导致了无法形成一个统一的标准。面对这个现状，必须建立起更加标准，规范化的电子档案管理工作要求，通过整合多方面的意见，做到整体上规范标准，细节上因人而异的标准。这样做能够更加促进档案管理信息化的实现，从而进一步提升政府机关的文件管理工作水平。

4.3 改善文书档案工作队伍整体素质

在关于文书档案管理部门工作人员的专业素质培养问题上，应该更加注重提升工作团队的整体素质，通过加大相关工作的资金投入力度，改善硬件配备，加强专业技能培训和知识培训，来达到提升人员素质的目的。在人员任职方面，要抛弃原有的办公室人员兼职现象，努力寻找，培养专业的优秀人才，从而打造一支具有专业工作水平，拥有足够的工作经验的专业化团队。能够帮助政府机关在日益变化的信息化背景下，能够随着时代的变化而进行发展创新，从而提高自身的工作效率和水平，激发行政職能的创新性思维。

参考文献

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作者简介

徐仕颖（1983-），男，汉，四川泸州，本科，职员，馆员（档案系列），研究方向：人事档案、文书档案。