用办公软件提升系列酒工作效率的可行性研究

曹向荣 朱昱璋



用办公软件提升系列酒工作效率的可行性研究

曹向荣 朱昱璋

贵州茅台酒股份有限公司，贵州 仁怀 564501

随着公司的发展，目前酱香系列酒销售量已经跃上3万吨，生产量超2万吨向4万吨发展，为确保生产质量稳定向好，需要及时掌握各种生产信息，特别是轮次酒的生产质量变化，是直接指导后轮次生产操作的重要信息。但是一直以来，系列酒新酒的品评结果传递到生产管理部平均在30多天，最长的3、4轮次品评结果反馈到生产管理部竟尽长达36天以后，下一轮次生产基本结束，无法给下轮次生产提供科学指导，从而影响系列酒的正常生产环节和技术优化配置。从生产实际出发，分析各个环节，用常用办公工具提高环节工作质量，降低环节中重复工作，压缩新酒信息到生产部门之间的时间。

并样规则；并样号；合并坛号；信息反馈

引言

系列酒生产环节用的是人工手动方式是有原因的。公司没有组织技术人员系统地对系列酒生产辅助环节进行流程优化，基层单位的能力也有限。系列酒未采用机打坛标签，是因为茅台酒的收酒与标签打印是同步进行的，标签中不含有品评结果信息，而茅台酒的新酒标签上也不需要品评结果的信息，因为茅台新酒需要经过盘勾后才能进入勾兑环节；但系列酒盘勾后直接进罐进而直接进入勾兑生产环节，所以系列酒的标签中必须包含所有信息。由于并样信息是手工抄写到一张张标签上的，因此取样班需要事先将并样信息合并抄写到表格中，不能带着零散的标签去取样。系列酒采用5坛并样的方式取样品评是公司规定的，暂无法更改。茅台酒品评结果以电子档的香型明细表形式返回车间；而系列酒因为涉及两厂吨酒承包制的结算问题，基酒的品评结果直接影响两厂的效益，均以质量部在坛标签上盖章信息为准（当时公司并未开始使用电子印章），所以无法直接返回综合信息的电子档文件。

1 现状调查

“系列酒新酒品评流程”是指将生产出的新酒收入库房酒坛之后，取样班将其取样后交公司质量部品评，再将品评结果提交生产管理部和返回生产单位的过程。其取样规则采用的是同一班组生产的醇甜酒在同一库房每3～5坛合并取一个酒样，酱香酒单坛取样的方式进行，详细流程如图1所示。

图1 系列酒新酒品评流程图（研究前）

其中每个环节的耗时情况如表1所示（每年共有7个产酒轮次操作的平均值）。

表1 各环节年平均耗时统计表

将流程分类：抄写酒坛标签5天；制作并样标签6天；上交并样标签1天；根据并样标签抄写取样表3.5天；取样2.5天；品评3天；并样标签盖章1天；录入品评结果3天；并样标签返回班组1天；抄写并样品评结果到其余酒坛标签2.5天；贴标1.5天，合计30天。因对外单位操作环节不了解无法提出改进方法，剩余各部门的耗时情况。从表1可以看出，在取样编码流程中，勾贮收酒班组的耗时为17天，所占比重达到了65.4%。

2 原因分析

我们又对勾贮收酒班组各操作环节的耗时再次做了分析：在勾贮收酒班组所有操作环节中，编排并样标签和抄写酒坛标签是主要耗时环节，共计耗时11天，在班组各环节耗时总和中占比达到了：（11÷17）×100% =64.7%。

3 攻关环节

我们通过对整个品评流程的详细分析，发现在11个操作环节中，部分后期环节建立在前期“并样标签”的基础上，由于人工并样工作是由员工在数千张酒坛标签中寻找相同库房、相同班组的标签来合并，生成并样品的并样号包含对应的合并坛号，因此在合并过程中还要避免重复合并和跨库房合并等错误，工作量非常大，进程异常缓慢。如果有办法将它们有机组合在一起，借助计算机用程序化的方式自动处理，那么按照电脑的运算速度整个环节，几万个数据仅需数秒即可完成计算。在根据它们的内在联系——整个环节由并样号贯穿始终，利用这个特点将质量部品评信息自动还原到每一坛酒，最后利用打印技术打印坛标签，即可达成目的。

这5个以并样环节为基础的程序操作[1]环节耗时合计为：抄写酒坛标签0天，制作并样标签6天，上交并样标签0天，根据并样标签抄写取样表0天，取样2.5天；品评3天；并样标签盖章0天，录入品评结果0天，并样标签返回班组0天，抄写并样品评结果到其余酒坛标签0天，贴标1.5天，合计13天，整个流程节约工作时间尽17天。

也就是说，如果我们能够缩短“制作并样标签”这个环节的耗时，那么以这个环节为基础的后续环节的耗时也会相应地缩短。

通过计算，只要我们能够解决“按照并样制度[2]自动对新酒信息进行编并样”“自动还原酒坛综合信息”和“批量打印酒坛完整信息”这三个难题那么将会大大提高次环节工作效率，而且用“小数据”结合办公软件程序化操作，摒弃过程中的人为手动环节直接提高工作质量。

4 对应方法

4.1 制作并样标签

根据并样规则[2]事先对收酒原始信息进行结构化处理，在使用Excel软件自带函数组合实现自动并样的过程摸索中，初步发现将几种函数组合嵌套引用可达到目的（见表2）。

表2 函数功能表

利用以上函数，可组成下列两种方案。

方案一：利用“IF”函数为每坛酒设定初始编号，之后用“筛选排序”功能、“IF、AND”函数的组合应用，按照预设的并样原则得到样品号，再利用“IF、COUNTIF、&、VLOOKUP”函数的组合应用，查找后续坛号后，用VLOOKUP精准查找函数，使同样品号的合并坛号统一，即可自动生成并样信息。

方案二：利用“IF”函数为每坛酒设定初始编号，之后用“筛选排序”功能、“IF、AND”函数的组合应用，按照预设的并样原则得到样品号，再利用INDEX、MATCH、以及IF函数组合应用，查找后续坛号后，再用LOOKUP和IF函数组合，使同样品号的合并坛号统一，可自动生成并样信息。

对两种方案运行情况评价：

方案一：所涉函数组合易懂常用，能达到目的；

方案二：所涉函数组合复杂少用，能达到目的。

为了方便推广应用，选择方案一来处理自动并样的操作。

4.2 自动还原酒坛综合信息

利用精准查找函数将质量部评品信息还原到新酒收酒表上对应的单元格，完成信息整合。

4.3 批量打印酒坛完整信息

茅台酒新酒标签是使用标签打印机（见图2）打印的。

表3 标签打印与人工抄写效率对比

但由于系列酒生产的特殊性，新酒标签中需要的信息较多，而标签打印机在打印茅台酒坛标签中的内容很少只有7个。系列酒酒坛标签涵盖“年度、轮次、库号、坛号、车间、数量、酒精度、交酒班组、入库日期、样品编、收酒人员、品评结果、样品坛号、品评日期、鉴定小组、鉴定单位”。

按照新酒酒坛标签排版格式将需要出现在坛标签上的16个信息固化到一个单元格中，或用邮件合并的方式处理此步骤，以便后续完整地打印到坛标签上。

为使打印出来的坛标签清晰、明了、齐全，满足生产使用要求，需要设置标签打印机的参数，经过摸索得到适用的“宽、高、打印速度、色带浓度、纸张方向、四方页边距”等设定参数。

5 效果验证

5.1 制作并样标签

利用编写好的并样格式模板，对勾贮收酒班组的新酒信息处理只要60分钟（含排版打印取样清单信息），已在2017年后面几个轮次得到印证。

5.2 自动还原酒坛综合信息

利用精准查找函数将质量部评品信息还原到新酒收酒表上对应的单元格，只需要3分钟，同时在设置好的列自动生成可打印单元格完整信息。

5.3 批量打印酒坛完整信息

标签打印机打印标签的效率：连续批量打印2.355秒/张。与系列酒中原来的人工抄写的效率做了对比见表3。

通过对比可以看出，平均人工抄写标签耗时约为打印耗时近10倍之多。

5.4 综合

本次活动不仅有效缩短了系列酒新酒品评流程所需的时间，还大大简化了整个系列酒的品评流程（见图3），直接服务于后续生产，减少了包括取样班、二编室、质量部等在内相关部门的工作量，降低了各环节的劳动强度，对安全、工艺、质量、环境、成本、管理等方面均不存在任何负面影响。

图3 系列酒新酒品评流程图（新）

6 结论

通过对日常工作的综合观察，利用“精细化”要求提升工作效率，是我们管理者工作的重点之一。本次利用常用办公软件研究优化工作流程，完全原创，是公司精细化管理和大数据概念在我们基层片区落地推行的项目之一，为片区后续推进精细化管理工作和在大数据方面的探索，储备了基础信息，积累了经验。为公司以后全面运用“大数据”指导生产，在基层班组树立了良好的信心。因为本研究尚未公开，本文暂没列举全部函数嵌套组合引用详细公式（因排版问题，文中没有全列举工作环节截图），目前整套组合程序还在试运行中，后期重点是对程序进行打包、界面美化、使用推广。

[1]勾贮车间.系列酒新酒并样品评流程操作规程[Z].

[2]勾贮车间.系列酒并样制度[Z].

Feasibility Study on Using Office Software to Improve Work Efficiency of Series Wines

Cao Xiangrong Zhu Yuzhang

Guizhou Maotai Co., Ltd., Guizhou Renhuai 564501

With the development of the company, the sales volume of Maoxiang series wine has jumped to 30 000 tons, and the production volume exceeds 20 000 tons to 40 000 tons. To ensure the stable production quality, it is necessary to grasp various production information in a timely manner. In particular, the change in the quality of production of wines in turn is a direct guide to the important information of the subsequent round of production operations. However, the results of the series of new wines have been passed on to the production management department for an average of more than 30 days, and the longest 3 or 4 rounds of product evaluation results have been fed back to the production management department for as long as 36 days. The next round of production is basically the same. At the end, it will not be able to provide scientific guidance for the next round of production, thereby affecting the normal production process and technical optimization of the series. From the actual production point of view, the paper analyzes each link, uses common office tools to improve the quality of the link work, reduces the number of duplicate work in the link, and compresses the time between the new wine information and the production department.

sample taking rule; sample taking number; merger altar number; information feedback

TP391.1；TP311.56

A

曹向荣（1979—），男，江苏启东人，发酵工艺专业，贵州茅台酒股份有限公司勾贮车间勾贮五片区主任，曾从事酱香系列酒和低度酒生产，现从事酒库和罐群管理。朱昱璋（1983—），男，贵州仁怀人，生物工程专业，贵州茅台酒股份股份有限公司勾贮车间工艺员，曾从事茅台酒生产，任酒师职务。