基层单位文件档案管理现代化路径

梁桂花

摘要：计算机网络技术的兴起使得文件档案管理的效率更高，在很大程度上解决了传统档案管理准确率与效率较低的问题。基层单位中的文件档案管理工作的运行效率更高，只有不断更新技术与理念，才能够让文件档案管理工作与时代发展同步，可见基层事业单位中的文件档案管理工作更加现代化与系统化是当前需要面对的主要问题，因此，有必要对这一问题进行深入研究。本文首先探讨了当前的基层单位文件档案管理中存在的不足，进而为基层单位实现文件档案管理现代化提供了一些建议。

关键词：基层单位；档案管理；现代化

引言

档案管理是基层事业单位工作中一个非常重要的部分，真实地记录了基层组织的工作活动，涉及内容较为广泛。目前，我国档案管理的现代化水平较低，信息技术在档案管理中的优势及潜能还没有充分发挥出来，尤其是在基层事业单位工作管理方面，仍然受传统档案管理问题的影响。信息技术发展使许多行业的办公环境发生了翻天覆地的变化，传统依靠人工的文件档案管理方式已经基本上被淘汰，电子化办公已经成为主流。在一些基层单位中，传统的档案管理模式已不能适应现代化的需求，逐渐被无纸化的管理方式所取代，不仅提高了档案管理工作的效率，从长远来看，还能节省很多资金，对于基层单位的健康发展具有积极的意义。因此，基层单位应该加强现代化的档案管理建设，探讨和研究如何有效实现基层单位文件档案管理的现代化。

1 基层单位文件档案管理存在的问题

在基层单位中档案主要是用来记录档案所有者思想政治素养、个人主要工作经历、基本工作表现、业务素质能力等信息的文件类型材料。随着计算机技术的进步、网络信息技术的普及，众多基层单位需要转变档案管理思维，建立起由计算机开展人工智能操作的档案数据库，开展专业化、快速化、专业化分析，提升人事档案管理工作质量和效率，加快人事档案管理现代化转型。就目前形势看，基层单位文件档案管理还存在着以下几个方面的问题。

1.1 缺乏健全的档案管理制度

从目前的情况看，基层单位在文件档案管理方面，缺乏健全的档案管理制度。具体来说，一方面，档案管理工作比较随意，管理工作缺乏统一的标准，导致管理工作十分混乱；另一方面，一些档案的案卷标题没有填写完整，也没有进行序号编写、组卷不统一，而且更为严重的是一些文件档案没有编制卷内目录，或者编过的卷内目录遗失、不完整，在档案归类上十分随意等。此外，工作人员在进行档案整理时，没有明确的方向和目标，对于档案的搜集、整理和后期维护缺乏关键制度作为支撑。这些问题都反映出基层单位档案管理制度的重大漏洞，没有健全的档案管理制度，会使工作人员因循守旧、不思创新，长此以往，会导致档案管理工作的效率和质量都十分低下。

1.2 档案检索系统不健全

档案整理归档是为了方便后期的检索查询，科学的检索系统对于档案的使用和查询来说十分关键，然而在当前的一些基层单位中，存在档案检索系统不健全的问题。目前的检索方式主要有两种，即手工和计算机检索，计算机检索相较于人工来说有很多优势，但许多基层单位仍然采取人工检索的方式，不仅效率低下，而且耗时耗力。

1.3 利用效率低

文件档案管理工作能够帮助基层单位回望过去、规划未来，进而有利于基层单位开展相关工作。因而，无论是从经济视角还是从社会视角，基层单位的文件档案管理对基层单位发展都有一定的积极意义。但是，在过去的相当长的时间里，基层单位档案的利用效率很低，没有得到充分利用，在档案整理工作完成后，除了上级领导检查外，这些档案基本上不会再被翻阅，纯粹是为了整理而整理，没有有效發挥档案管理的重要作用。

1.4 缺少专业的档案管理人才

目前，许多基层单位对档案管理工作都不是很重视，因而也不会引进专业人才来管理档案。有很多档案管理人员都是从其他部门临时调过来的，在年龄和学历上都不占优势，导致档案管理人员的专业素质很低，不能很好地完成档案管理工作。

2 基层单位文件档案管理的现代化路径探索

基层单位档案管理工作需要单位领导明确指示各个部门加强资源信息整合、协调，有效应用网络信息技术、自动化技术、人工智能技术等、打造现代化水准的档案信息管理数据库，提高档案信息管理人员工作待遇、吸引更多优质专业人才，开展档案信息数字化操作，提高了档案管理质量和水平，为基层单位进步和发展做出一份贡献。文件档案的现代化管理，也就是将一些现代化的技术手段、管理方法以及理论运用到基层单位的文件档案管理中，进而促进形成健全、高效的档案管理制度，促进文件档案管理的系统化、自动化、信息化。

2.1 健全档案检索系统

检索对于档案后期应用的重要性不言而喻，要想使档案管理工作实现现代化，基层单位就需要健全档案检索系统，使档案检索系统更加规范化和专业化。具体来说，首先，基层单位要借助现代化的信息技术，建立电子化的检索目录，并通过对检索条件进行相应设置，来完善档案检索系统。其次，检索系统要使用最流行的关键词法，检索者可以根据自己的需求，在检索系统中输入相应的关键词，然后检索系统就可以将相关的文献呈现出来，从而可以提高档案管理的效率。

2.2 提高档案管理人员的专业素质

目前，国家一直在强调档案工作的重要性，而且也付诸了行动，加强了对基层单位的档案检查力度。对此，基层单位也开始重视档案管理工作，为达到主管部门的标准要求，档案管理部门要重点提高档案管理人员的专业素质，这是改变档案管理现状的根本之策。那么，如何才能提高档案管理人员的专业素质呢？首先，基层单位要安排专门的人员负责档案工作，这样可以保证档案管理的统一性，避免人员混乱造成的档案管理混乱；其次，基层单位可以定期组织档案工作人员参加相关的专业培训，提升工作人员的专业素质和档案管理能力；再次，基层单位还可以引进一些专业技术人才，促进档案管理的系统化、规范化。

2.3 利用电子设备进行档案保存

与纸质版的档案保存相比，电子档案拥有诸多优势，一方面电子档案便于长期保存，不会像纸质档案那样随着时间而慢慢腐蚀；另一方面电子档案便于检索，在检索时只需输入关键词就能够方便快捷地获取所需资料。首先，基层单位要重视档案的电子化保存，多使用现代化的电子设备进行档案的相关工作，促进基层单位文件档案管理的现代化；其次，基层单位要逐渐由纸质档案管理向电子档案管理过渡，最终要用电子档案管理取代纸质档案管理，提高档案管理工作的效率。

2.4 建立和完善文件档案管理的网络体系

随着信息技术的快速发展，现代社会将全面迈进信息化时代，基层单位应该抓住这一契机，由传统的纸质档案管理方式向现代化的档案管理方式转变，紧跟时代发展的步伐，进一步满足自身的需求。因此，基层单位需要建立和完善文件档案管理的网络体系。首先，基层单位应该以自身的长远发展为导向，建立适当范围的局域网，不仅可以有效保护单位的信息资源，还能够方便单位内部人员利用信息，提高文件档案管理的利用率；其次，基层单位要及时完善文件档案管理的网络体系，定期更新关键技术，使网络体系更加稳定。

3 结语

现代化的管理方法和管理手段，对于基层单位的文件档案管理具有十分重要的作用。基层单位一定要充分重视档案管理工作，通过摸索和借鉴先进的管理经验，借助现代化的信息技术，引进一批专业的文件档案管理人才，建立适当范围的局域网，促进基层单位实现档案管理的现代化，进而促进基层单位的健康发展。

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