关于事业单位档案归档文件整理方法的探讨

方晓华

摘 要：在事业单位的发展中，做好档案文件管理与整理工作至关重要，这不仅关系到事业单位的后期发展，也为其他人员提供资料数据查询的方便性。在新时期需要加强对事业单位档案归档文件整理的重视，并从本质出发，遵循实际的现状，严格按照基本的原则与准则，采取有效的归档文件整理方式，如此才能真正推动事业单位的有效运行与持续发展。故此本文着重从理论角度分析，对当前事业单位档案归档文件整理中所采取的原则与整理方法展开论述。

关键词：事业单位；档案归档文件；整理；原则；方法

理论上分析，在事业单位的发展中档案工作至关重要，其对象便是档案，是通过收集工作中的各项文件资料所获得，并且只有保证档案收集质量的有效性，才能推动今后各项工作的有效开展。在事业单位档案归档文件整理过程中，一般是在收到文件资料之后，按照日期或者类型对其展开归类与整理，形成文件资料，并且将文件资料收集到档案室之后，要采取科学有效的方法进行立案、归案、编号上架等，所以要想真正做好档案工作的归档工作，需要将文件进行整理与归纳，只有从根本上保证档案归档文件整理的科学性，才能提高档案文件管理的全面性，因此要加强对事业单位档案归档文件整理方法的研究，为档案价值鉴定提供更加准确的依据与标准。

一、做好档案归档文件整理工作需遵循的原则

在新时期要想保证事业单位档案归档文件整理的有效性与全面性，则需从本质出发，遵循以下几种原则：第一是遵循档案保存文件整理的原则，众所周知，事业单位档案多以日常工作产生的各类信息为主，能够将事业单位的实际情况与历史面貌加以反映，在对事业单位文件进行整理的时候，需要保证其整体性与完整性，比如，文件的正文、附件等都要包含在内，并且在整理的过程中要做到不拆卷整理，还有一点是对部门整理归档文件，要对原来的卷宗加以调查与分析，严格按照充分利用的基本原则，保证档案符合其原状，如果其中存在明显的错误，需要及时修正。第二是遵循方便保管与利用的原则，在进行档案整理的过程中，要满足安全性与利用性，尤其是在当前科学技术的快速发展下，计算机技术成为了事业单位档案管理与整理中不容或缺的工具与手段，并且大多数文件也多以电子档的形式进行存在，积极运用计算机技术实现对文件进行保存，能够采取不同的方式将同一文件进行检索，并保证档案形成成套体系，这样一来能够实现档案的有效管理，也能够将档案充分利用。第三要严格按照档案文件整理准则，在事业单位进行档案归档文件整理的过程中，需要遵循相应的规章制度，其中《归档文件整理规则》便是文件整理时需要严格遵循的文件之一，具有指导性意义，其内容中包含了文件整理与档案归档的方法，比如，事由原则，简而言之便是同一事由的相关文件进行排列与归纳的原则，或者是尽量不破坏原有文件排列的原则等等，这一规则的制定能够进一步提高事业单位档案归档文件整理的规范性与科学性，也也可减轻归档人员的工作量，提高工作效率。第四要遵循文件形成的基本规律，因大多数文件都是事业单位在进行学习与活动中产生的，所以具有其自身的特点与规律，比如在整理文件材料的时候，需要保证其整体性，具有代表性的有会议文件、活动文件。除此之外还要分析文件材料之间所存在的联系，在进行分类与排列的时候，保证符合自然次序，比如按照会议通知、报告、重要文件的初稿、讨论稿、最终稿等进行排列与整理。

二、做好事业单位档案归档文件整理的方法

无论从宏观角度还是微观角度分析，均可以清楚地认识到，积极做好档案归档文件整理是推动事业单位发展的关键因素，并且需要遵循相应的原则，按照科学有效的方法，笔者经过归纳与总结，将其文件整理方法概述为以下几点。

（一）文件资料整理的方法

事业单位具有特殊性，文件整理的方法包括多样性，第一是要对文件的保存价值进行区分，并且分类立卷，严格按照相应的档案管理规定与条例对保管期限不同的文件材料进行分类保管；第二是针对事业单位内的党委文件已经形成文件材料进行立卷建档；第三要根据年度不同的文件进行整理，保证不能共同立卷；第四是需要将加密文件与普通文件进行区分，因为保密文件具有一定的阅读要求，如果不采取分开例证的方式，才会泳衣引发泄漏事件的发生，对单位的整体发展造成损失；第五是需要的具有特殊载体的文件进行归档整理。

（二）档案所采取的归档方式

第一是做好档案的整理工作，要保证档案整理具有形式化与规范化，将归档的文件整理成档案，并做好保管工作，方便他人查阅。比如请示文件需要有批复，重要文件涉及到讨论稿、定稿、修改稿等等；第二是要做好档案编目工作，这是对案卷级别进行整理的手段之一，在案卷中文件整理结束之后，需要对卷宗的封面进行标注，编目工作涉及到归档文件目录，包含题号、日期备注档号的编制。第三是做好档案分类工作，档案的分类需要严格按照相应的标准，比如档案的来源、档案时间、形式等，并且进行有层次的区分，形成相应的体系。从另外一个角度分析，主要是对整理好的文件进行保管与存放，这样能够对档案进行分类管理，其中需要注意的一点是，在本文中所提到的档案分类主要是指实体分类，并分为三层含义，第一层属于国家档案的宏观分类，需要按照档案的基本属性以及级别进行分类；第二层是档案室内区分全宗，第三层是全宗内档案进行分类，主要是将文件资料的来源、时间、主进行划分，并使其形成系统化，并建立案卷。

（三）做好信息化归档工作

时代在不斷发展，社会在不断进步，要想事业单位档案管理工作的有序与全面，则离不开信息化技术，加强对计算机技术的应用，实现档案管理的信息化管理，其中利用电子计算机档案管理软件，能够实现对档案的全面管理与分类处理，并且还可以按照文件的时间、来源等形成电子档，做好档案的有效管理，从实践角度分析，采取信息化档案归档文件整理方式，能够减轻工作人员的归档劳动量，并且符合时代发展的要求，减少现实文件所需要的时间空间缩短，缩减检索时间，并在潜移默化中提高事业单位档案归档文件整理的有效性与科学性。

总而言之，事业单位档案归档文件整理意义重大，是推动事业单位发展的关键因素之一，在进行档案归档文件整理的时候，需要遵循相应的原则，按照科学有效的方法进行有条理的管理，除此之外，在当前科学技术的不断发展下，需要一改传统归档方式，加强对信息化、电子化、智能化的应用，实现文档管理的现代化，提高档案管理工作质量与效率，为事业单位的发展奠定基础。

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