强化物资采购管理 促进企业降本增效

尚辉|文

一个重视经济效益的企业必须有一套行之有效的采购机制，企业采购部门必须做到充分收集供应商信息、充分询价、充分议价、科学采购和供应商进行战略合作，同时还要重视提高采购部门员工素质，这样企业才可能在相关物资采购过程中获得最优价格，最大限度降低企业产品成本，从而提高企业经济效益，增强企业市场竞争力。

采购是指企业在一定的条件下，从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。企业采购是企业获得原材料、备件及其他生产辅材的必经途径。而对铜陵金威铜业有限公司（以下简称“金威公司”）这样的铜加工企业而言，原材料——电解铜价格在市场上是公开透明的，所有加工企业的成本一致，因此，企业产品成本的差异化主要在备件、辅材价格的高低上，这不仅影响着产品价格利润，还决定了企业在市场上的竞争力。可以不夸张地讲，能否获得质优价廉的备件和辅材是企业提高经济效益，战胜市场竞争对手至关重要的因素，而备件和辅材的获得需要企业采购人员完成。因此，重视企业采购业务才能保证获得质优价廉的备件和辅材，才能保证企业利润的实现，企业经济效益才能如期提高。

重视建立一套行之有效的采购机制

建立一套行之有效的采购机制是企业完成采购任务实现利润的基本条件。一套行之有效的采购机制，包括功能完善互相制衡的组织机构和一套行之有效的采购制度。

一个优秀高效的企业必须组织一套功能完善互相制衡的采购机构。这一套机构必须含有计划、决策、执行、监督四大作用，按照机构的权责和机构相互支持、相互制衡的原则，建立计划、决策、执行和监督相互制约的机制。以金威公司为例，生产分厂和设备管理部门提出采购计划，执行部门即营销部负责具体实施，通过集团公司的物资采购平台进行招投标采购，若是金额超过20万元以上的，则需要通过金威公司每周例会讨论审核后再确定是否实施执行;监督层即生产分厂和设备管理部门以及公司纪委，监督采购的流程、计划的执行程度和最终采购的备件、辅材质量优劣。各部门权责明确，形成有效的制衡机制，权利的分散和制约会有效防止物资采购中的“暗箱操作”。

一个优秀高效的企业还必须出台相应的采购制度，金威公司按照现代企业质量标准化体系的要求，分别制定了《采购过程控制程序》（Q/TLYSTDJV03G001）、《合格供方评价和选择程序》（Q/TLYS-TDJV03G002）《原料采购供应管理办法》（Q/TLYS-TDJV03G003）、《资材采购供应管理办法》（Q/TLYS-TDJV03G004）、《备品备件管理制度》（Q/TLYS-TDJV06G009）、《合同管理制度》（Q/TLYS-TDJV05G001）、《阳光工程实施办法》（Q/TLYS-TDJV05G001）等一系列制度，这些制度用来规范采购程序，规范管理人员的采购行为，有了这些制度，相关工作人员才能做到“有法可依”。

完善的机构加制度才能保证企业采购这一职能部门运行有效良好，行之有效的采购机制是企业采购部门完成企业采购职责的物理前提，也是企业正常运转实现利润的组织保证。

重视采购活动过程的管理

重视采购活动过程的管理是大大降低企业产品成本，提高企业效益的重要途径。

通用电气公司前CEO杰克韦尔奇说过:“采购和销售是公司唯一能‘挣钱’的部门，其他任何部门发生的都是管理费用”。采购环节每降低1%成本，企业利润将增加5%～10%。采购对于一个企业而言可以说是举足轻重。企业通过重视采购活动过程的管理达到降低成本，提高产品利润的思路很多，在当今信息传播飞快的时代，借鉴其他国内外大型企业的成功方法，主要有以下几点：

(一)充分收集供应商信息充分询价，这是高质量采购降低企业成本的前提条件。

传统的采购，一般是需要采购的企业将采购产品的资料通过采购人员与供应商之间的直接沟通完成。随着市场经济的发展，全球化进程的加速，企业采购人员面对的供应商可选择的范围越来越宽，供应商的数量也越来越多。在这种商业生态下绝大多数供应商会想方设法屏蔽其他供应商，并采取五花八门的促销手段、返利、回扣、提成等方法诱惑企业采购人员尽快锁定自己推销的产品。企业若不对采购人员进行相关管理，企业采购人员可能会积极配合供应商以保证个人利益最大化。在这种采购模式下，采购人员帮助企业获取质优价廉原材料的功能即会丧失，通过采购活动降低产品原材料成本目标就无法实现，企业最终产品利润以及企业经济效益都会受到影响。

因此，在全球经济和网络经济时代，在市场经济已经充分发展40年的中国，任何企业都必须要求自己的采购机构具备全球市场视野，利用最新市场信息平台和工具，对自己企业所需原料供应商的数量及其产品价格质量充分了解，只有这样，质优价廉的采购目的才能实现，采购机构的职能才算履行。采购机构在收集供应商信息充分询价方面应做到如下：

（1）多渠道了解尽量多供应商。供应商是不可计算的，企业在寻求多渠道供应商报价时，切勿只锁定“老客户供应商”合作，还应随时添加一些新的供应商，向国内外同行了解，向上下游客户了解，以及通过参加各种物资材料博览会了解。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和资讯的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场状况和价格走势，使自己处于有利地位。

（2）拥有企业自己的采购网络平台，这是获得尽量多供应商信息的最优途径。及时准确的信息是科学决策的依据，采购管理是面对市场的，当前市场瞬息万变，不掌握充分的信息，决策就会变成武断，因此企业一旦拥有自己的采购网络平台，企业不仅可以累积曾经接触过的供应商，公开的采购平台也为市场其他相关供应商主动提供产品信息打开了通道。近几年，金威公司重大设备、备件和生产辅材依托集团公司招投标网络平台进行采购，从而使金威公司采购成本有所降低。2017年市场各种材料价格波动较大的情况下，金威公司仅包装材料招标采购成本就较上一年度平均降低5%～8%不等，节约成本约80万元。

（3）充分利用信息时代便捷途径获取供应商信息。利用互联网可获取同类产品供应商及相关采购材料网站，通过电子邮件、电话传真咨询等方式收集价格信息，实现有价可比。通过一切渠道，进而获得所采购物资的尽量多的信息资料成为采购企业非常重要的采购途径。

(二)充分议价比价，这是企业采购成功的关键。

定价采购是企业采购活动的中间环节，也是企业通过采购降低产品成本增加企业利润的关键，科学的议价原则主要有以下三则：

其一，制定企业内控价格标准。利用企业采购系统了解以往供应商信息，制定企业常用外购物资材料价格手册，此价格手册作为外购指导性价格和内控最高限价。价格手册的标准价格需要与时俱进贴近市场，价格水平应保持在市场平均价格以下。其二，建立比质比价采购台账。采购人员应将每笔合同逐项记入台账，详细记录比价情况、供货单位、数量、金额等项内容，台账要详细，用计算机管理。目前，金威公司已通过集团公司建立的ERP系统细化了这项工作，这不仅提高了采购业务的透明度，约束采购行为，也积累了比价采购资料。其三，坚持货比三家的未购原则。金威公司出台了《自主零星急件采购暂行管理办法》等管理制度，规范应急零星采购的程序，要求货比三家。对于除已签订年度合同物资及招标项目以外的零星采购，原则上均要求货比三家，即每采购一项物资均要有三家以上供应商的报价，经比质比价后选择合适的厂家。

(三)科学采购，选择合理的采购方式也是获得最佳价格的重要途径。

企业除常规采购方法外，以下两种采购方式可以帮助企业获得更加质优价廉的采购物资，从而实现压低成本，增强企业产品市场竞争力的目标。

第一种，集中采购（它是相对于分散采购而言的）。指企业在核心管理层建立专门的采购机构，组织企业所需物品的采购进货业务，对大的企业集团而言，这种采购方式可以获得超乎寻常的价格。它以组建内部采购部门的方式，统一管理其分布于各地分支机构的采购业务，减少采购渠道，通过批量采购获得价格优惠。例如对于钢材、油料、煤炭、水泥、民爆用品等大宗物资，集团公司采用这种集中采购方式获得较优惠的价格。第二种，联合采购。这种采购模式适用于中小企业，它可以帮助中小企业联合抵御风险。一方面多家企业联合采购，集小订单成大订单，增强集体的谈判实力，获取采购规模优势，争得和大企业一样的地位；另一方面，联合采购的对象是如原材料、大宗耗材或常用零部件等生产企业，通过直接与制造商交易，减少中间层次，大大降低流通成本和保障产品质量。

最后还有一种采购方式，是因企业生产设备的唯一性、稀缺性或生产工艺的特殊需要，向具有垄断技术或独家代理的唯一供应商进行议价采购，这种采购导致采购价格成本高，在采购交易中处于被动地位，随着企业内部创新和不断探索的促进推动，要尽量减少这种采购方式。金威公司现有数台进口高端精轧机和配套设备，因厂家的技术资料屏蔽和垄断，一些零配件的采购需要向原设备供应商采购，因没有掌握核心技术，只有依赖外方的零配件保证设备运转，所以价格商谈中处于被动地位，价格较高。但是随着金威公司进口备件国产化工作的推进，在技术人员和采购人员的积极创新和不断探索努力下，联系国内厂家测绘关键零部件，从简到难逐步开始替代，经过3年时间的摸索，仅步进式退火炉内辐射管1项备件，近3年约节省100万元以上，降低了采购成本，取得了显著的经济效益。

(四)重视和供应商进行战略合作，共同创造利于企业的最优价格和最好服务。

和供应商进行战略合作就是对供应商实行战略成本管理。以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。企业采购部门可以派精通技术的采购人员通过参观供应商的设施，了解生产过程，分析供应商的产品构成等资料信息，同时把自身对物资材料或备件的需求和设备工况环境让供应商充分了解，共同探讨寻求保证生产使用质量不降低的情况下降低备件或材料成本的途径，从而降低供应商产品价格，达到降低企业采购成本的目的。进行这种谈判，可以争取双赢的局面，既让企业获得想要的价格又让供应商得到一定的合理利润，同时还为企业今后进一步降低成本提供了一个试验性平台。近两年，金威公司就在探索针对核心工艺备件与有关生产制造供应商进行战略合作之路，一来可以采购替代进口的备件并节省采购成本，同时还能及时得到技术支持和目前国内最新技术革新信息，其二还能约束战略合作单位保守本企业的技术秘密。

重视提高采购部门员工素质

提高采购部门员工素质是企业完成采购使命，提高企业效益的终极保证。

员工是企业的灵魂，是企业一切价值的源泉。采购部门员工素质的提高是部门顺利履行采购职责、企业生产顺利进行的保证。提高采购部门员工素质要努力关注以下两个方面：

首先，采购员工要有良好的思想品德素质。采购工作没有固定规则可循，采购行为的稽查也较为困难，使得采购工作是“良心工作”。一个合格采购人员应具备良好的思想品德素质。只有思想品德高尚，才能做到大公无私、克己奉公，处处为大局着想，不贪图蝇头小利。

其次，要重视提高企业采购员工的知识素养。

（1）一个合格的采购人员必须努力掌握一定的采购业务基础知识。采购业务知识包括谈判技巧、商品知识、签约等基本知识。这是做好采购工作的基础，有助于采购人员与供应商的沟通，主动进行商品价值分析，开发新来源或替代品，从而降低采购成本。

（2）一个合格的采购人员必须努力掌握一定的市场学知识。只有正确了解消费者需要，充分掌握市场细分策略以及产品、价格、渠道、促销方面的知识，才能合理确定采购商品的品种，从而保证所采购的商品适销对路。

（3）一个合格的采购人员必须努力掌握一定的文化基础知识。当今世界正处于知识经济时代，市场竞争激烈，而市场竞争归根到底是科技文化的竞争。只有具有较高的文化知识，才会拥有更强的竞争实力，才有可能在竞争中取胜。

总之，一个重视经济效益的企业必须有一套行之有效的采购机制，企业采购部门必须做到充分收集供应商信息、充分询价、充分比价、科学采购和供应商进行战略合作，同时还要重视提高采购部门员工素质，这样企业才可能在相关物资采购过程中获得最优价格，最大限度降低企业产品成本，获得最佳利润，从而提高企业经济效益，增强企业市场竞争力。