基于大数据时代下行政单位的档案管理工作

王维思

摘 要：新时期互联网的快速发展日益改变着人们的生活，在大数据的时代背景下，各行各业都面临庞大而复杂的数据，所以行政档案管理建设显得非常重要。基于此，本文首先针对大数字时代对行政档案管理工作的影响进行分析，通过制定科学的机制、加强档案监管、提升管理人员的素养及利用现代技术四种对策来完善行政档案管理工作，希望能够为行政单位档案管理工作提供有效的参考依据。

关键词：大数据时代 行政档案管理 电子档案

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章編号：1003-9082（2018）05-00-01

引文

中国传统的行政档案信息建设已经持续了20多年，面对大数据时代的到来，科学技术的革新，把握好科技的技术化，有效的和行政档案方面的工作相联接，让重要而零散的档案资源变得科学有序高效化利用，是改进传统档案管理的科学发展方向。

一、浅谈大数据对档案管理工作的影响

1.方便了电子档案的鉴定和索引

传统的行政档案管理存在着档案资料分布凌乱，信息查阅速度缓慢，对空间存储的要求过高，需要花费大量的人力物力和财力等等问题。在大数据时代的背景下，科技化管理技术的投入，有效的解决了传统行政工作面临的问题。为行政类管理工作提供各种优质化的服务，改善了服务质量，优化了服务效率。也在很大程度上帮助行政管理人员节省时间，能够在新的业务领域发展。例如，以往工作人员在查找资料的时候，需要在资料库从前到后一点一点的翻寻，如果是新的工作人员，还要花费大量的时间熟悉资料的位置。不同以往，现在通过网络平台云计算等数据化媒体技术，在电脑的浏览器中直接输入自己要检索的资料，就可以对其资料进行准确的定位。相信很多人有切身实际的感受，在去人事局办理事务时，往往聚集很多办理业务的客户，按号排队等候已成为常态，办理人员忙得不可开交，还会遭到客户的投诉。通过对信息数据化的编辑和存储，利用现代网络信息技术，通过网络平台，人们可以独立完成要办理的业务。

2.帮助缓解非结构化信息的处理难题

非结构化信息是指纸质信息，数值化的视频图片等等信息。在非结构化信息的处理上，一些视频图片的数据信息，格式上互不兼容，对整体资料的管理带来很大的操作难度。而对于纸质版信息，作为信息沟通的重要工具，在许多业务流程中仍扮演着重要角色。给大家举些实际例子。比如说，人们在银行办理银行开户等业务时，需要用很多的纸张填写相关信息；在流通贸易交付货物时，人们需要各种纸质证明单。人们在不知不觉中已经造成了纸张的大量浪费，还降低了办事效率。但面对信息科技的发展，通过使用电子化的服务模式，即方便又快捷高效，可以在很大程度上实现资源有效配置，给人们的日常生活带来方便。通过利用计算机技术，行政部门和其他部门间还可以建立信息共享制度，确保企业内部人员的信息随时更新和有效维护，这样部门之间的配合更加协调，也可以有效的建立监督，其他部门人员对行政人员作出评估，即加强了彼此间的联系也促进了有效的监督[1]。

二、基于大数据时代提高行政单位档案管理工作的对策

1.制定科学的档案管理制度

在大数据时代下，保证信息的安全是档案管理工作中的重点。因此，人们要加强完善档案信息管理制度，来确保档案的私密性和安全性保护。可以从以下几点来完善机制建设。（1）提高员工的防范意识，避免因操作不当引起档案泄露事件的发生。（2）完善信息安全监管制度，按照实际情况进行档案数据的保护。（3）加大档案资金管理投入，聘请专职人员对网络档案数据进行安全系统维护和时效性更新，检测存在的安全隐患，防止不法分子的侵害。（4）政府相关部门加强对档案管理工作的重视，不断优化网络环境，让档案工作能够安全有序的开展。

2.对档案管理工作实现监管

对档案工作的监督管理也是提高管理化水平的重要指标。在大数据时代的背景下，企业行政内部重要资料的流失，会给企业单位造成不可估量的经济损失。因此，在行政监管方面也不可掉以轻心。（1）直接建立监管关系，保持监管渠道畅通。（2）引导企业规范档案行为，必须符合国家的法律法规，相关政策规定。（3）加强执法检测，要求企业内部争强档案法制意识。（4）坚持分类指导的原则，应尊重个体差异，坚持实事求是。（5）发挥典型的示范作用，要保持敏锐的洞察力，善于发现典型，总结经验，把好做法好经验推广到企业中去（6）企业间组织工作经验交流与协作，可以取长补短，少走弯路，达到事半功倍的效果。

3.提升档案管理人员的综合水平

对于大数据时代，档案管理人员的水平是对工作效率考核的重要标准。因此，有效的利用现代化的信息技术，直接影响人们对行政档案的管理水平。首先，对内部档案管理人员，要加强相关的培训，培训内容要多样化，系统化和高效化。其中包含对软件的应用，具体的工作流程和资料的便捷收集技术等培训。其次，面对招聘的新员工，要多角度进行考量评估，有效的帮助新员工利用新技术进行稳而准的管理。从整体上提升档案行政管理人员的综合素质。

4.利用现代化技术提升档案管保存水平

在大数据时代下，引入现代化的新技术，人们可以更新和完善对原有数据档案信息的维护。企事业单位和科技公司进行沟通合作，利用虚拟数值化，云存储等新技术，根据自身的实际情况制定适合行政管理工作的相关程序和办公软件。在此基础上，改进和规范文件档案的管理工作流程，来完善内部控制模式，确保档案的安全。比如说，传统主要以手工操作完成档案的收集整理、编目鉴定、保管编研统计等方面工作，现在应用以数字为载体的现代技术，从原有的实体档案管理到现代对信息资源的管理，实现对资源的高效管理模式[2]。

结语

行政管理档案涉及的资源面比较的广泛，所以，在大数据化的今天，利用数据化的科技加强对档案的管理，对行政档案管理影响具有深刻重大的意义。要实行有效的监督管理机制，提升档案管理人员的综合素质，运用现代化的技术，实现结构合理，质量优化，科学的管理模式。让我们对不同行业的过去现在和未来有更充分的把握，更好的判断当前的实际情况，从实际出发解决问题。

参考文献

[1]舒涛，赵永鑫.大数据时代档案工作的挑战与展望[J].西南民族大学学报，2014.

[2]丁国永.大数据时代对档案工作影响及应对策略研究[J].兰台世界，2014.