信息时代档案管理工作面临的问题与对策

周林

摘 要：信息化的发展让档案管理模式得以创新，有效的弥补了传统档案管理模式的不足，让档案管理走向了数字化、自动化之路。本文首先分析了信息时代档案工作改革的重要性，接着提出了信息化过程中档案管理存在的管理软件通用性不强、安全性有待提高，工作人员的信息化素养有待增强等问题，针对问题提出了相应的解决策略。

关键词：信息时代 档案管理 问题

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）05-00-01

随着信息时代的发展，档案管理工作出现了新的问题。要结合档案部门内部管理与外部需求，改变传统的信息割据局面，实现档案管理各个模块之间的信息资源共享，这样才能提高档案信息的准确率。通过运用信息化技术能够把分散的信息进行处理，不管用户在什么地点进行办公，都可以通过服务器连接起来，找出准确的数据和信息，突破了档案形成与查阅的时间与空间限制，改变了传统方案材料的生成、传递以及处理方式。作为档案信息化的基础，电子文档管理系统通过提高档案信息存储质量，让档案信息资源的完整性得以保障，而且计算机系统为用户提供的有知识库，能够自动收集和保存互联网资源信息，档案工作人员可以整理这些信息中对档案管理有利的数据来为管理决策服务。

一、信息时代档案管理工作面临的问题

1.管理软件的通用性不强

对于学校档案管理工作来说，在信息时代，实现档案资料的数字化、自动化能够为档案管理信息化提供了强大的信息支撑。信息化管理是档案的形成过程，而档案又是信息化管理的成果。在档案信息化管理过程中，出现了多种管理软件。但是站在档案管理工作的角度来说，新型的档案管理软件实现了管理内容的信息化，但是还存在一些不足之处，比如，管理软件之间的通用性不强，难以实现信息资源共享，导致档案管理工作的成效不高。

2.档案管理信息化的安全性有待提高

通过网络技术还能够把档案的信息与档案载体分离开来，运用网络系统把关键的信息共联，这样一来，信息的深度就得到了提升，实现了档案信息共享与在线服务。纵观当前的档案管理工作，由于档案管理的规范化建设还存在漏洞，导致档案管理信息化的安全问题被提上日程。因为电子档案管理系统主要是通过用戶名和密码进行安全性能防范，虽然相对比较方便，但是一旦出现密码泄露或者丢失，就会对档案资料的安全性产生威胁。

3.档案管理工作人员的信息化素养问题

作为档案管理工作的实施者，档案管理工作人员是管理工作中最为活跃的要素，其综合素质对档案工作的质量产生直接的影响。在档案信息化管理过程中，要求档案管理人员具备信息化素质，运用办公自动化软件处理档案资料。但是现在很多档案管理人员在计算机技术上的水平都不够达标，工作素养有所缺失，这点也是信息时代档案管理工作需要注意的问题之一。

二、信息时代档案管理工作问题的对策

1.加强信息化建设，实现软件兼容

档案信息化管理要跟办公自动化融合为一体，把归档工作纳入到档案信息化系统中去，进行统一管理，避免形成环节与归档环节之间产生脱节行为。根据系统纵深化发展的需求，注重平台化与智能化的发展。因此，要加强信息化建设就要注重软件的兼容性。比如，在进行档案资料分类存储时，档案管理部门可利用信息管理系统、CAD/CAM 系统、资源管理系统以及ERP 系统等对管理软件进行编程，并对文字类档案和图像类档案进行自动识别，并储存到相应档案信息库中，从而提高软件的兼容性。

2.提高档案管理信息化的安全性

首先，在档案管理过程中，要对程序的操作控制进行强化，这样才能提高电子档案信息的准确性，尽可能的减少信息差错的出现。管理人员要结合档案管理工作实际，要求专业人员在系统设计的时候制定相应的操作规范，包括档案管理系统操作的步骤与指令。其次，要提高档案管理中系统的安全性，要设定相应的人员操作权限，用防火墙等形式来隔绝病毒，定期采用相应的软件来清理系统垃圾，为系统提供良好的运营环境，避免未授权人员进入档案管理系统产生不良行为的发生。再次，重视计算机上机操作与管理，制定相应的制度，要求档案管理工作人员按照制度来进行档案信息的录入和整理，制定数据的备份方案等。

3.提高档案管理工作人员的信息化素养

对于档案业务主管部门来说，要注重人才的培养，只有不断强化内部人员的综合素质与知识结构，才能让他们为档案工作的发展服务。首先，专业基础培训。对于新入职的员工在上岗之前就要开展培训工作，具体内容包括岗位的工作职责，具体工作流程，操作方式等。掌握各个门类档案和各种载体档案的管理方法、各个工作环节之间的联系，提高培训的针对性。还要熟悉国家档案管理方面的法律法规。其次，信息化技能培训。比如，让工作人员明确电子档案的归档要求和步骤，并对档案的价值进行专业的评估，对档案的归档范围进行明确，归档的是那些具有存档价值的档案，删改没有存档价值的档案，这样才能更好的识别电子文件。此外，还要制定严格的培训绩效评估方式，也就是在培训课程结束之后，按照计划进行抽检，鼓励档案部门全员参与培训，让学习培训成为常态化管理的重要举措。

结论

综上所述，随着信息时代的到来，档案管理工作开始面临着新的形势。在档案管理过程中，运用现代信息系统能够实现实体档案向数字化存储的转变，有效的解决了传统档案管理中基于文本等手工处理与人工检查工作量大、出错率高的问题，实现了管理方式的规范化发展，提高了组织档案管理的工作效率。在新时期，要明确信息时代档案管理工作的重要性，找出档案管理工作面临的问题，提出有针对性的措施来规范档案管理工作，从而为学校的持续发展提供智力支撑。

参考文献

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