如何做好档案保护工作

姜伟

档案保护工作是整个档案工作的一个重要组成部分，本身又是一门技术科学，他集物理、化学、生物等多门学科为一体，属于综合性的技术工作。我们只有充分认识到这项工作的重要性，才能对我们所从事的整个档案保护工作高度重视。本文就档案的保护谈谈我的一点看法。

1增强对档案保护工作重要性的认识

我们知道，档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，在建设有中国特色社会主义现代化强国中起着重要的作用。档案具有历史性，又具有真实性。它的历史性和真实性是在人们的实践中逐步形成的。任何档案都具有一定的内容和价值。档案的价值往往是由档案的内容决定的。无论档案的内容有多么重要和多么珍贵，都是通过一定的物质载体形式表现出来的。如果在保存过程中，这些物质载体因受到各种不良因素的影响老化了，使留在档案文件上有价值的历史痕迹发生了褪变，那么档案的历史性和真实性以及它的凭证作用也就随之不存在了。稍有不慎，就会造成难以弥补的损失，应引起我们的高度重视。随着我国经济体制改革、对外开放政策的深入贯彻，档案事业正在蓬勃发展。如何妥善地保护好这些档案，给我们提出了许多新的问题和新的研究课题。档案工作人员只有解放思想、更新观念，不断提高档案保护、保管工作的水平，最大限度地延长档案的寿命，为经济建设和各项工作服务，才能实现他重要的现实意义和深远的历史意义。

努力提高档案保护工作的基本技能和方法，掌握各种形成档案文件的字迹材料的性质和特点，了解影响档案字迹耐久性的各种因素及其防护方法，无论是对档案保护工作者，还是对文书处理人员以及生活中的所有人员，都是非常重要的，也是一门必须具备的常识。

2影响档案字迹耐久性的理化因素

2.1酸

除了墨水等酸性字迹材料本身的酸度影响外，纸张中含酸成分也比较高。因此，当人们在查阅档案文件时，纸页中的维生素便开始遭到酸的水解，纤维素分子链也随之遭到破坏。这是由于在纸浆生产时，为了减少纸张的吸墨性，防止墨水渗开和在纸张上形成墨水羽痕，在纸浆中添加了硫酸铝。而当纸张受潮时，硫酸铝开始会形成硫酸盐和水合氢离子，最后会形成酸，成为纸张的大敌。另外，档案在提供利用和保管的过程中，也会受到周围环境中各种酸性气体因素的影响和侵蚀。所以，酸不仅能促使档案文件紙张的纤维素发生水解、纸张脆化，而且还能使字迹色素漂白、褪色。由此看来，做好档案文件的防酸、去酸工作，是保证档案使用寿命的关键之一。

2.2温度、湿度

档案文件不仅易受到温度的影响而老化，而且更容易受湿度的影响而变质。因此，不适宜的温湿度，不仅会影响档案制作材料的耐久性，而且还会加大其他不利因素对档案的危害程度。高温、高湿的环境容易造成档案字迹色素，尤其是一些有机染料墨水字迹色素、复写字迹色素等发生晕化、扩散而变得模糊不清，直接影响字迹的清晰度和坚牢度。特别是高湿度，对档案文件的危害最大。高湿，在档案文件上会有水汽凝结。这时，空气中的酸性气体与这些水汽相遇就变成了破坏性极大的物质——酸。酸对档案文件的破坏作用已见前述。此外，一些有害化学杂质对档案字迹造成破坏的化学反应，也是在有水的条件下进行的。同时，高湿还为霉菌、细菌等有害生物创造良好的生长条件。可见，档案库房中相对湿度的控制十分重要，对档案的保护具有重要作用。在实际工作中，根据不同的具体晴况，一般档案库房保管档案文件适宜的温度应该控制在14～24℃，适宜的相对湿度应控制在45%-60%。对于保管特殊载体形式档案的库房，其温度湿度还应做特殊的要求。

2.3光线

太阳光和各种人造光源的光线，对档案文件纸张有破坏作用。其破坏主要是通过光解作用和光敏作用。光解作用是指档案文件纸张受到光照射后，纸张素、木素、半纤维素等分子的化学键发生断裂，而导致降解反应。光敏作用是指纤维素分子吸收紫外光和可见光因某些染料和化合物存在而引起的纤维素降解反应。所以，不管是阳光照射，还是各种灯光照射，均会加速档案文件的纸张老化、字迹色素褪化。特别是紫外光，具有强烈的光化作用，对档案的破坏性更大。为了尽量减少这些光线对档案文件的影响，在查阅和利用的时候，要加倍注意，尽量减少光照时间，避免阳光对档案的直接照射。档案管理人员应做到人走灯灭，以减少各种人造光源对档案的破坏。

除此而外，还有灰尘以及其他各种自然灾害的因素，也都会直接影响档案文件字迹的耐久性能，应加以避免和防止。

3档案保护工作的要点

当前，要做好档案保护工作，我认为应注意以下几方面。

3.1预防为主，防患于未然

首先从我们的身边做起。主管部门应将档案质量保护工作及档案载体、记录材料质量纳入档案评估检查工作之中。无论是从事档案管理工作的人员，还是没有从事档案管理工作的人员，都应该养成使用耐久性能较好的字迹材料书写档案文件的良好习惯。特别在填写比较重要的报表和书写一些重要的文件时，不要使用那些耐久性能差的字迹材料，诸如铅笔、蓝油墨圆珠笔、彩色笔等。其次，为确保档案文件保存的永久性，需要从思想上予以重视，树立预防为主的观念，经常注意检查所保管的档案，发现问题，及时加以解决，才能将档案破坏的现象消灭在萌芽之中。

3.2改善库房的保管环境，切实做好档案的保护工作

在现有的管理条件下，尽可能地花大力气，创造良好的条件，改善库房的保管环境。因此，一方面应注意控制和调节档案库房内的温度、湿度，做好防光、防霉、防尘以及防止各种有害物质的侵蚀等工作；另一方面也要抓好档案库房的清洁，库房的安全保卫以及档案的存放等日常工作。档案的存放最好采用垂直平行排放的方式，不要叠放，尽量减少纸张间的挤压对档案字迹的损害。同时在利用的过程中，还应注意爱护档案，以免造成人为破坏。

3.3采用先进技术，提高保管和保护工作的水平

随着科学技术的不断发展，档案的保管方法和保护技术也得到不断的改进和创新。这给档案保护工作提出了许多新的课题和新的要求。我们只有在工作方法、工作手段、工作机制上积极探索、大胆创新，不断引进和吸收新的高科技成果，借鉴一些先进的管理经验，与实际工作相结合，才能不断提高档案保管和保护工作的水平，使档案保护工作上升到一个新的发展阶段。

（作者单位：山东省潍坊市奎文科技情报研究所）