工程项目档案收集存在的问题分析

摘 要：工程项目档案收集工作中一直存在着相应的问题，工程项目档案收集工作是档案管理工作中的一个重要的环节，所以做好档案的收集对于档案工作的开展有很大的帮助作用。本文研究的重点將是工程项目的档案收集，工程项目的档案收集就是工程项目从最初的策划到最后的工程结束的一个完整的过程中的档案的归档。包括文书、总包及分包合同。设备档案、材料合同、照片档案等。工程项目档案的收集工作记录了工程项目施工中的每一个工作内容，各个细节。对工程的正常施工起到了保障作用。档案收集的好坏直接的会影响到档案的建设工作，也会对工程项目的顺利完成起到影响。文章将通过研究工程项目档案的相关特点，以及存在的问题进行探究，最后将针对问题提出相应的解决方法。

关键词：档案收集工作 档案管理 工程项目 材料合同 解决方法

1 前言

随着经济和制度上的不断完善，我国在工程项目档案的收集工作上取得了一定的发展和进步，但是在实际的工作中我们还是会发现在进行工程项目档案收集中还是存在着一定的问题，而这些问题对于工程项目档案的管理是非常不利的，容易导致一些不必要的问题的出现，也不利于工程项目档案工作的发展和建设，接下来我们就会详细的看一下工程项目档案在收集的过程中都存在着哪些具体问题，对于这些具体问题我们也要提出相应的解决方法才行，只有这样才能提高工程项目档案的发展和工程项目的开展。

2 工程项目档案收集存在的问题

上文我们已经提到了工程项目档案在收集的过程中存在的问题可能会造成一些不必要的问题的出现，所以我们应该正确的来看待一下这些问题，对问题的出现也会有一个更好的了解。只有对档案收集工作存在的问题有一个很好的理解才有利于我们针对问题制定出相应的解决方案。

2.1 移交不及时

移交不及时是工程项目档案收集中比较常见的一个问题，好多施工企业在进行工程的施工时把工作的中心都放在了施工和利益上，而忽视了对档案的收集工作，还有个原因就是工程项目的建设一般都是一个周期比较长的，在档案收集过程中对于照片档案，档案资料等档案内容容易出现不及时的情况，所以好多工程项目在把档案移交给档案部门时都没有按照要求执行，好多出现档案移交不及时的情况，好多都是完工后才进行档案的移交。这对档案的收集工作将带来一定的困难。

2.2 档案不够完整准确

工程项目的档案收集中还容易出现的一个问题就是对于档案的收集不完整，也不准确，这是因为在工程的施工过程中好多施工企业只重视对客户需要的档案资料进行收集，对于自身工作中的档案资料的整理和收集不重视，还有就是在对档案进行整理的时候会出现文书、合同等资料进行了整理和收集，而材料合同、照片档案等却没有进行及时的收集工作。工程项目是一个复杂的过程，在施工中各部门没有一个很好的配合造成了档案收集工作的不完整和不准确。档案收集的不完整将严重影响到档案后期的整理工作。

2.3 缺少监督，档案收集被动

档案管理部门在对工程项目档案的收集中缺少监督，工作开展的力度不够，本身工程项目在档案的收集过程中就存在着很多的自身问题，档案管理部门还不对其进行有效的监督和实施有效的办法，这样档案收集工作就变得非常被动了，档案管理部门都是等着施工单位主动的进行档案的移交工作，这种工作方式是不利于工程项目的档案建设和发展的，所以档案部门一定要将强对工程项目档案的监督力度和主动性。改变以往的工作模式，对于施工单位的档案收集工作一定要增加主动性，这要才能有利于对施工单位档案收集的有效监督和管理。

3 加强工程项目档案收集的方法

根据上文工程项目档案存在的一些问题，我们要将会根据这些问题提出相应的解决方法。这些解决方法都是通过对出现的问题具体分析之后，经过总结最后得出来的，希望通过这些解决方法有利于提高工程项目档案收集的建设和发展。

3.1 加强对档案收集工作的认识和重视

工程项目档案收集之所以存在移交不及时，档案不完整等问题，从最根本上就是因为施工单位对于档案收集的重视程度不够，对于档案收集的重要性没有一个清晰的认识。首先要对施工单位的领导提高档案认识，其次对于档案收集人员加强认识。施工单位要定期组织员工进行《档案法》的学习和培训，让员工对于档案的认识程度增加。也可以通过网络等手段对档案的重要性进行宣传，通过这些方法让大家认识到档案收集的重要性。

3.2 建立有效的档案收集保障体系

对于档案的收集工作要建立有效的保障体系，加强档案收集的准确、及时、完整。明确责任，这样可以提高档案收集工作的效率同时也可以有效的保障档案收集工作的完成。档案保障体系的建立将从制度上对档案收集工作提供有效的帮助，对于档案收集工作只有有一个合理的保障体系才能够让档案收集工作合理的展开。

3.3 提高档案收集人员素质提升

工程项目在施工过程中施工单位的中心都放在施工上了而忽视了对档案的收集工作，由于没有要求档案收集人员也对自身的档案收集工作有所放松了。而且工程项目的施工人员的综合素质不是很高，所以要加强对档案收集人员的综合素质建设，只有档案人员的综合素质提升了才能更有效的做好档案的收集工作。

3.4 加强档案网络建设

施工单位要做好和个工作单位之间的沟通，施工单位内部也要做好本单位内部各个岗位之间的沟通，通过这样建立起行之有效的档案网络，把施工中所有的环节都紧密的联系到一起。这样可以及时的了解档案收集的情况，也能高效的解决档案收集中遇到的相关问题。对于档案的网络建设是两方面的，一方面是建立起档案工作人员的网络，这样有利于档案工作人员的工作开展，有利于档案收集工作的完成。一方面是是建立档案收集网络，这样即使出现档案工作人员工作的变更也不会影响到档案的收集工作，只有这样才有利于工程项目档案的收集和整理。

4 总结

工程项目的档案收集工作是一件复杂且艰苦的工作，但是做好工程项目的档案收集工作对于工程项目的档案工作有着重要的作用，而且对于工程项目的整体建设和发展也起到了至关重要的影响，本文根据工程项目档案收集中存在的问题提出的一些解决方法希望对工程项目的档案收集工作起到一定的帮助作用。

参考文献

[1]宁惠玲.建筑施工企业工程项目档案收集中的难点与对策[J].城建档案，2016，10.

[2]陈碧燕.对企业基建档案管理工作的几点思考[ J ].机电兵船档案，2012（8）.

[3]王黎平：建设项目档案工作标准执行中的问题与解决措施[J]，《中国档案》杂志2006第4期.

[4]王晓燕（1989-）；女，甘肃省平凉市庄浪县，本科，毕业于华东石油大学；现有职称：助理官员；