新时期如何做好企业离退休职工档案管理工作

巫正洁

随着国有企业改革不断深入，企业退休职工数量不断增加，特别是进入老龄化社会以后，企业退休职工数量持续增长，国家对企业离退休职工的管理工作日益重视，与其相关的档案管理工作也受到了关注，因此，如何做好企业离退休职工档案管理工作，是新时期档案管理工作面临的主要问题。

一、企业离退休职工档案管理的重要性

企业离退休职工档案是企业档案的重要组成部分，它反映了职工从参加工作到离退休期间，在录用、培养、考核、选拔、任用、奖惩、晋级、薪酬等方面形成的个人经历、政治思想、品德作风、业务技术水平、学识水平、工作实绩、工作变动及薪酬福利等情况的文件材料。它是历史地、全面地、真实地反映离退休人员情况的重要依据。随着社会、经济不断地发展，企業离退休职工档案的利用率普遍提高，例如：子女入党需要提供政审材料；迁户口到子女处、房屋过户等需要提供亲属关系材料；办理党员关系转移需要提供入党材料；办理退伍军人待遇需要提供当兵的材料；办理工伤鉴定、鉴级、更换辅助器具以及待遇等问题需要提供工伤材料；办理遗属供养需要提供职工劳动保险登记卡；核查独生子女、知识分子、艰苦地区、高级职称、劳模等待遇需要提供退休审批表，诸如此类的还有很多。同时，档案主体利用范围也不断扩大，除了离退休职工本人及亲属利用外，还有单位、社区、司法机关、公证机关、社保局等查询利用。因此，新时期企业离退休职工档案的重要性日益凸显，它不仅关系着离退休职工的切身利益，而且为企业的快速发展和国家的繁荣昌盛提供了一笔宝贵的财富。

二、目前攀钢离退休职工档案管理的现状

攀钢档案馆成立于1986年2月，总面积4855平米，是一所综合性的档案管理机构，其中的职责就是接收保管攀钢离退休职工档案。截止目前，攀钢档案馆接收离退休职工档案20930份，这些纸质档案分别由移交单位的档案管理员收集、记载、填写目录并装订，最后移交到攀钢档案馆保存。攀钢离退休职工档案的管理仍是采用传统式的人工管理方法，注重的是档案原始记载，在日常使用档案时无形中浪费了大量人力、物力和时间，并且有相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，字迹褪色模糊，每次翻找、撤出以及装订的过程中，很容易损毁档案材料，有些材料一旦丢失或损毁严重，根本无法弥补回来。

档案管理工作在企业属于后勤服务性质，收入没有一线生产职工高，工作枯燥乏味，也没有什么晋升空间，年轻人都不愿意干，因此基本上都是40至50多岁的人，工作上缺乏创新活力，很多人都是做一天和尚撞一天钟，混到退休，人为地忽略了档案管理工作的重要性。

攀钢有些单位实行减人增效，下岗分流，留在岗位上的人都是身兼数职，一个人干多个岗位的活，极大地影响了档案管理工作质量。还有些单位对离退休职工档案不重视，认为职工从单位退休了，档案也就没什么利用价值了，因此在收集、整理、归档、装订等方面马虎了事，严重影响了档案管理工作的水平。

三、进一步完善攀钢离退休职工档案管理的措施

（一）提高现代化管理水平，推进离退休职工档案信息化建设

随着计算机技术和网络通讯技术的飞速发展，离退休职工档案管理信息化是必然的发展趋势，因此，攀钢档案馆要顺应新形势，以档案信息化发展为基本要求，遵循“规范、先进、实用”的原则进行离退休职工档案管理系统建设，实现由传统管理模式向现代信息化管理模式转变，最大限度地维护保存好离退休职工纸质档案。

单位领导要加大对离退休职工档案管理工作的关注和投入力度，尤其在现代信息化程度上的投入。按照基础设施要求，完善更新硬件设备。对年久失修、落后淘汰的硬件如计算机、扫描仪、数码拍摄仪等进行更换更新，配置全新的高性能硬件设备。按照资源建设要求，运用计算机技术，进行档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量；通过对库存的离退休职工档案数字化扫描和接收各单位移交上传的离退休职工电子档案等方法，建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案全文信息查询，提高服务效率。按照系统功能要求，离退休职工档案管理系统应具备收集整编、档案管理、检索利用、借阅管理、统计报表、专题编研、安全防护、系统维护等基本功能。另外，还要对档案管理人员进行现代化档案管理技术的培训，如软件操作和维护技能培训、网络知识、通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术等，增强他们与时俱进的发展意识，培养自学能力，掌握新知识、新技能，提高工作质量和办公效率，实现档案管理的现代化。

推进离退休职工档案信息化建设，实现对电子档案信息和实体档案信息双轨管理，提高档案管理的规范化、标准化水平，确保档案数据的安全和有效利用。

（二）建立健全管理规章制度，进一步规范离退休职工档案管理工作

为规范离退休职工档案管理，有效地保护和利用离退休职工档案，更好地为个人、组织和社会服务，就要做到有章可循、有据可依。一是建立健全岗位责任制，根据工作岗位的性质和业务特点，明确规定其职责，并按照规定的工作标准进行考核及奖惩。岗位责任制必须与工作责任制相结合，把岗位责任落实到具体的工作目标责任之中，保证岗位责任制的切实落实。岗位责任制履行情况要纳入绩效考核内容，与工资收入挂钩。二是从收集、鉴别、归档和整理、利用、保管、转递等方面制定管理标准和工作制度。如：明确离退休职工档案材料分类标准与归档范围、离退休职工档案材料的鉴别标准、整理标准、转递标准，以及制定一系列制度，如：离退休职工档案接收制度、添补制度、检查制度、借阅制度、安保制度等。有了这些规范要求，档案管理人员在工作中就可以按照规定要求进行规范管理。三是制定相关部门的管理职责，如：办公室是员工档案管理归口部门，其职责主要是制订（修订）员工档案管理制度；对员工档案管理进行指导、监督、检查等。人力资源部（党委组织部）是员工档案管理的主管部门，其职责主要是对员工档案完整、准确的鉴别、审核和归档。另外，还要明确离退休职工档案材料归档责任部门，包括纪检监察、安全、审计、工会、团委、统战、科技、保卫、组织、人力资源等。

（三）增强服务意识，推动离退休职工档案管理工作的发展

档案管理人员要注重党和国家的工作大局，善于从政治上认识判断形势，善于根据工作需要积极主动地开展档案工作。在工作中要有高度责任心，不断增强服务意识，既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神。这样才能在服务中提高工作效率，在服务中树立良好形象，不断推动离退休职工档案管理工作迈上新的台阶。

企业离退休职工档案管理是企业的一项重要基础性工作，它与社会、企业和个人的利益息息相关，是离退休职工晚年幸福、家庭和睦以及社会稳定的重要基石。因此，我们必须要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观和习近平总书记重要讲话精神，紧紧围绕企业改革发展和稳定的工作大局，进一步做好离退休职工档案管理工作，为企业的发展和国家的繁荣昌盛贡献自己的力量。

参考文献

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