医院信息系统高度整合下的物资管理系统优化

吴晓芬，戈欣

1.同济大学附属同济医院 计算机中心，上海 200065；2.上海交通大学医学院附属仁济医院 保障处采购中心，上海 200127

引言

物资管理系统是医院信息管理系统中的一个重要组成部分，它实现了医院物资管理的系统化、规范化和自动化[1]。医院物资管理的好坏，直接反映出耗材等物资成本的高低、使用率，体现医院管理水平，是衡量医院管理效能的主要指标之一。医学科学的发展使医疗服务越来越依赖于各种新型设备和材料，几十年来医院采购与供应物料的种类和范围飞速增长，传统的手工管理方式已经无法适应[2-3]。各级医院纷纷建立物资管理系统来积极调整医院物资（高值耗材）的采购、使用、维修、报废等流程。然而由于很多医院信息建设没有进行顶层设计，导致信息系统分布林立，物资管理系统也独立于其他系统之外，没有与试剂采购、在线报修、固定资产登记、财务软件等系统连接，导致这些系统产生的数据分散、凌乱，管理者无法从中得到对物资耗材最全面的分析[4]。因此根据上述问题，我们将在原来物资管理系统的基础上对其进行优化改造。

1 物资管理系统优化

1.1 医院耗材采购接口

通过与医院供应商管理平台的接口改造，由医院做采购单，发送采购订单后，传送数据至供应商管理平台。供应商通过平台，生成送货单后，在送货时携带打印的送货单据进行耗材资产的扫描入库[5]。以此来实现医用耗材采购、送货、入库流程的管理闭环。

1.2 设备维修申请单点登录

在临床科室人员登录物资系统B/S界面后，点击菜单通过单点登录的方式，实现物资系统中的设备维修申请跳转至维修申请。填写后的单据将会传到物资系统的设备维修报告中，同时每月将维修报告汇总成报表。

1.3 试剂采购接口

整合LIS系统中的试剂采购信息，将原有的试剂采购系统与物资系统做接口，由检验科发送确认采购的试剂采购单中抽取数据信息，在物资管理系统中，生成领用单，再由库房操作人员制作采购单据，来完成采购环节，以此实现对试剂的采购监管[6]。

1.4 固定资产全生命周期管理

通过对固定资产的申购、招标、采购、验收、入库、出库、文档、附件、维修、报损等信息的全流程管理监控，实现对固定资产全生命周期进行全程监控。

1.5 权利监控接口

对医院现使用的报废的申请单据，在临床科室填写后，经科室领导及维修人员审批后，由设备科操作员在物资系统中导出EXCEL文档，上传至院务会讨论，讨论结果可批量选择同意报废的设备，最后再由设备科操作员在物资系统中批量报废，完成申请单据的审批流程，满足医院业务审批相关的权利监控管理要求[7-8]。

1.6 财务付款凭证

由于固定资产、耗材的出库和固定资产折旧的数据都是来自于物资管理系统，每个月都需要根据物资系统提供的数据向财务系统输入付款凭证，现将物资系统生成的数据报表通过接口的形式，完成付款凭证的直接录入，须将物资系统与现有医院财务系统对接[9]。

1.7 固定资产档案附件管理

对现有固定资产有档案文件的作为附件传入到物资系统中，需要系统可以支持对固定资产相关文件的上传、存储、下载等管理功能，以便于用电子文件系统取代纸质文件的管理，使资产信息脱离纸质文件的管理。

1.8 设备使用分析

对医院现有的百万以上医疗设备的使用及收费情况做分析，需要将物资系统与HIS系统中的百万元及以上的设备做对应匹配，根据收费代码，抽取到HIS系统中的收费信息，从而计算出这些设备的使用率和定期的收费金额，以此知道这些设备的效益，最后将所得数据及分析结果展示在BI平台上[10-11]。

1.9 耗材使用分析

对医院物资系统中现使用的可收费医用耗材的使用及收费情况做分析，需要将物资系统与HIS系统收费项目通过收费代码做匹配，从而由HIS系统中取到可收费医用耗材的收费和使用情况，最后将取得的数据和物资系统中可收费医用耗材的购买情况展示在BI平台上[12]。

2 优化结果

通过将医院原有的物资管理系统与其他信息系统整合，形成一个医院物资高值耗材采购、使用、维修、报废的管理闭环。在规范管理的同时提高设备物资的使用率，可以随时查看某台设备的使用率，发现有使用空闲或使用频繁的，可以及时调整，均匀分配工作，提高每台设备的使用率。系统统计查询功能，见图1。

图1 统计查询功能图

3 讨论

优化医院物资管理系统可以为医院后勤保障工作带来很大的便利，它应用于医院流程的各个工作环节，有效实现管理闭环，使得医院领导快速、便捷地查看到采购的整个流程，所有程序规范、合理、高效[13]。

（1）医院部门与部门之间的采购工作没有空间和时间限制，实现网上办公。所有物资管理工作全面实现网上办公和网上审核，与OA系统对接，方便信息共享与应用，有效提高了工作效率和信息传递的准确性与实时性，为医院管理者提供了很好的决策支持[14]。

（2）科学、有效的物资管理流程。物资管理系统与其他信息系统的整合将协助医院整理管理思路，减少物资管理过程中由于部门之间沟通不畅、定义不清晰而造成的重复、拖延和错误，提供科学的管理流程，进而规范物资管理部门的基础管理和运作方式，使在管理过程中产生的所有数据管理实现信息化[15]。

（3） 对物资管理工作进行分析，展现有价值的信息数据。通过专业的分析软件分析管理工作，能够实现对物资管理全过程的动态监控，实现对已完成工作的绩效评估；通过物资管理工作的数据分析不断改进管理的流程和方式，实现医院物资管理过程的持续绩效改进[16]。依据准确、有效、全面的数据统计可以得出极具价值的分析结果，从而为医院管理者提供决策的支持[17]。

（4）提高工作绩效。通过信息化的手段优化物资管理流程，如提出申请、申请论证、申请审批、采购计划制定等，从而提高工作效率，缩短采购周期。又因为物资管理系统与医院其他信息系统高度整合，因此系统中有完整的信息数据，管理人员可以根据这些完整的数据进行分析，包括供应商的记录、库存等，采购人员可以在不同厂商之间作比对，降低采购成本，减少医院财政支出。

（5）实现零库存管理，降低库存储备资金占用。建立完善的“零库存”管理体系，可以有效的降低库存资金占用，提高用户需求响应效率和服务水平，做到保证供应、物资库存合理储备、降低储备资金占用。

4 总结

总之，医院物资管理系统只有与医院信息系统高度集成整合，比如财务管理系统、库存管理系统、耗材领用等，才能实现物资的全程跟踪和精细化控制，以监控整个物资的采购、库存、领用、使用等内部流程，提高管理水平。随着互联网的发展，医疗行业信息化的不断完善，我们应该与时俱进，利用信息化手段，高效地改进采购管理工作[18]。

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