浅议中学档案管理的新思维

徐强

【摘要】档案是历史记录的载体，是对人类社会活动中各种具有保存价值事物的文本记录。当代中学档案管理对学校工作有着极为重要的作用，它是确立学校规章制度、记录学校历史、保障学校正常发展的基础，整理并分析档案的作用在于总结过往经验，借此在今后的工作中扬长避短，进而促使学校教职员工对如何塑造学校形象产生一个较为清晰的认知，以此为学校今后的建设提供良好的借鉴。

【关键词】中学档案 管理理念 新思维

档案管理是归类知识、整合知识的过程，倘若没有档案整理、档案归类、档案收集，人们便无法在需要的时候，从大量的档案中快速找出自己需要的那一部分资料。且加强对中学档案的管理，能给学校提供一个较为清晰的发展历程，以此帮助学校的管理人员在日后的管理工作中避免重复出现曾经的问题，也能帮助教师对自己的教学水平有一个清醒的认知，并在此基础上，不断地反思自己的教学，进而提高自己的业务能力。因此，中学档案管理者应更新自己的管理理念，以保证自己进行更好地管理。

一、提高思想认识与自信心

档案管理是学校发展中的重要部分。目前，很多中小学校对档案管理工作仍不够重视，然而，中学档案在维护学校正常教学、融会教师教学成果方面却有着极为重要的作用。因此，管理者要提高自己的思想认识，对做好工作充满信心。

当今中学管理档案方式主要为以下流程：首先由校内建立档案室，将各部门总体档案交由专人负责管理；其次根据工作需要将各部门整理的文件及资料经过认真挑选后，立卷或计件整理成册；最后由档案室的管理者对各档案分类、编号，再根据立案单位、类别、内容等进行统计及存放。这一系列方法能保证文件的规范管理，随时收集并分类、编号各种档案，可以保证在需要查阅时能及时找到。

但仅仅做到以上步骤仍不够完美。在实际档案管理过程中，还应注重不断完善档案管理的措施及方法。中学档案管理相关人员应加强管理意识、完善管理工作体系，对处理、使用完毕的档案应做到及时收纳，除校内档案外，还应注重校外资料的整合，将涉及到中华传统文化的资料收集到中学档案之中，再把文化传承与档案管理的实际工作结合在一起，将传统文化的收纳及保存视为档案管理工作的主体，使中学档案管理不仅注重校内小事，更能顺应时代潮流，达成多学科、多门类、多渠道、多层次上的和谐统一，进而更好地管理档案贡献绵薄之力。

二、应跟上时代潮流，学习基本的信息技术

任何工作都应顺应时代的发展潮流，档案管理也不例外，因此，管理者需增强自身的管理能力，同时也要增强管理工作的有效性，迅速掌握与计算机相关的管理技术，并将其熟练运用起来，才能真正做到顺应时代的发展变化。

首先，管理者应提升自己使用计算机的能力与水平。这就要求管理者在日常生活中，多学习，多钻研，最重要的是多使用计算机，这样他们在面对这样较为智能的管理时，不至于出现手忙脚乱的状况。

其次，管理者应学会熟练操作打印机、传真机等具有现代化的办公设备，对于办公室常使用到的录像设备、刻盘、摄影等的使用方法，都要有基本的了解，对自动索引、自动借阅等操作要熟练掌握。如此一来，面对不断更新的新科技，管理者不至于出现手忙脚乱的情况。

管理者只有不断提升自身的素养，才能更好地投入到工作中去，因此，在新的时代潮流下，管理者应不断充实自己、不断学习，树立起“活到老，学到老”的学习意识，将现代管理理念与前人总结下来的经验结合在一起，这样才能更好地进行管理。

三、心细手勤，档案内容要充实

档案的内容与数量在不断增加，且档案的保存形式多以“活页盒”的形式存在，以确保可以随时增加、借阅。鉴于此，管理者应做到手勤心细。

手勤心细，即管理者要将自己管辖范围内的档案數量理清楚，对要增添的内容及时放入活页盒。对借阅出去的档案要随手记载，对还回来的文件要及时放回，这样便能避免档案遗失的情况出现。

除此之外，中学档案中，相当多的数量是历次的考试试卷，管理者对其进行细致地管理、保存，不仅能够给教师调整教学进度、教学方式提供极大的帮助，即教师通过对历次试卷的分析，能发现自己在教学中可能出现的知识漏洞或者错误，还能帮助教师保存珍贵的试卷资源。由此可见，档案不仅对教师反思自身教学很重要，它对整顿教学秩序、改进教学进度，促进教师求知的深度和广度都起着举足轻重的作用，因此，管理者在平时的管理中，应做到细致有序，这样才能为提高教学效率提供帮助。

总而言之，在档案管理工作中，管理者也应秉持以上观念，在日常工作中不急躁、不冒进、踏实做事、热爱工作，在树立工作自觉的同时将档案管理精神不断地汇集在档案上，更要将其真正融入到日常工作与生活中，从而提升中学档案管理的工作效率。

参考文献：

[1]贾燕勤.中学档案管理工作者的新理念[J].内蒙古师范大学学报，2003，（03）.

[2]郑言平.《档案法实施办法》释义之四，关于档案的管理措施[J].中国档案，1999，（12）.