高等职业院档案管理信息化建设

王宏

随着网络的普及，信息时代来临。高等职业院校档案管理工作为了更好的满足时代发展需求，就需要注重信息化建设工作。本文将会分析和探究高等职业院校档案信息化建设过程中所存在的问题，并提出相对应的解决对策，以期更好的提高高等职业院校档案信息化建设，推动高等职业院校的发展。

在经济社会发展过程中，信息化技术开始在各个领域中得到了广泛的应用，随着学生教师档案数量的日积月累，要想更好的提高高等职业院校档案管理效率，就需要对档案的信息化建设给予高度的重视。实际上，高等职业院校档案信息化建设既能够为高等职业院校档案管理提供检索、管理、存储的便利，而且还可以使档案信息的利用效率大大提升。使得档案信息更好的服务师生、社会。

1高等职业院校档案信息化建设中常见的問题

如今，随着信息时代的发展，信息技术来走进千家万户，并对人们的生活、工作和交流方式产生了较大的影响。而传统高等职业院校档案管理体系已经无法更好的满足时代发展需求，从而导致档案的管理和利用效率大大降低，此时推动高等职业院校档案信息化建设就显得尤为重要。在传统模式中，信息档案以实体的方式进行存储管理，其档案管理人员及领导都具有非常熟练的业务能力，但是并不能在档案信息化建设阶段更好的发挥其优势。同时，传统档案管理人员综合素质水平参差不齐，不能按照相关的规范和标准来开展档案信息化建设工作，在一定程度上阻碍了档案信息化建设的发展。在档案信息化建设阶段，由于专业技术的人才的缺乏，现有档案信息化建设人员所具备的知识和技能无法匹配现代档案管理信息化的发展需求，在一定程度上影响了档案信息化建设的进程；此外，大部分高等职业院校缺少对档案信息化建设的重视，未对档案信息化建设投入大量的人力、物力和财力，很多学校还在用着老式计算机和陈旧系统进行档案管理，这些对于高等职业院校档案信息化建设而言是很大的挑战。

2在高等职业院校进行档案信息化建设的重要性

2.1降低纸质材料的消耗，满足环保需求

为了响应国家政策，提高国民整体文化素质，各高等职业院校的招生规模不断扩大，入学新生越来越多，高等职业院校档案管理的压力也越来越大。目前，大部分高等职业院校所开展的档案信恩化建设效率不理想，很难全部借助计算机对档案信息进行记录，还在继续沿用传统的实体管理模式，主要是以人工在纸上记录的形式进行档案的储存和管理。尽管这样的录入方式可以在时间紧任务重的状况下减少失误，但是重要资料档案容易出现的丢失的情况，而且难以找回弥补。例如纸张在多次使用后出现的磨损状况难以避免。因此，加大对档案信息化建设，既可以降低纸质材料的消耗，又能够提高档案管理效率。为了减少录入时出现错误的状况，可以将纸质档案全部整理好后一起进行计算机录入，这样能够有效保护纸质档案，避免重要档案的磨碎和丢失。同时这样也能有效减少提取所需档案消耗的时间，更加快速、准确地找到目标，大大提高档案信息的利用率。

2.2提高档案管理人员的工作效率

在传统的实体化档案管理模式中，查阅相关档案时需要档案管理人员极大的工作量，这样不仅损失了相关人员的宝贵时间也是对人力资源极大的浪费。而且人工查找需要熟练的业务能力，新人工作时极易出现错误，这就进一步降低档案管理的效率。通过档案信息化的建设，能够在电脑文件中存储全部档案信息，并使档案管理朝着信息化、自动化、现代化的方向迈进，这将既可以有效降低人力、物力和财力资源，又能够提高档案信息的录入、查询速度，从而有效提高档案资源的利用效率。同时借助网络还可以促进档案信息的对外交流，提高对档案的整体统计效率，进一步提高档案管理人员的工作效率。此外，高等职业院校档案信息化建设还能够使人力资源得到有效的节约，更好的提高提高档案管理工作的效率。

3推动高等职业院校档案信息化建设的对策

3.1加大对档案信息化建设的重视

在高等职业院校数字化校园建设过程中，高等职业院校档案信息化建设是其中比较关键的组成部分，因此需要对档案信息化建设工作的开展给予高度的重视。在数字化校园建设阶段，最好把计算机技术与信息技术进行有效的结合，以更好的推动档案信息化建设的进度，主要从下述几个方面着手：（1）创建档案信息化建设小组，制定一套系统性、完善性的档案信息化建设方案，并根据该方案有条不紊的推进。在进行档案信息化建设阶段，一般以学院档案管理机构为核心，辅以全院信息化档案网络，从而构建全校档案信息平台，以更好的服务于档案管理工作。（2）在档案信息化建设阶段，要完善现有的追责制度，明确相关人员的基本责任，以确保档案信息化建设工作有条不紊的进行。（3）要研发一套可以对电子档案进行收集、保管、提取操作的管理系统，形成一套科学高效的档案管理流程。明确档案管理人员的基本工作内容和职责，从而在出现问题时能够快速找到问题原因，以便更加快速高效地解决问题，提高档案管理效率。（4）加强对档案管理人员进行相关知识的培训和教育，使他们对现代化管理设备有个全面的了解和掌握，并对现有的档案管理模式i拄行改革，从而为档案信息化建设奠定良好的基础。

3.2提高档案信息化管理人才的综合素质水平

档案管理与计算机复合型人才的缺失严重制约着档案信息化的发展，为此各级有关部门应该加强联系，为相关人才的培养创造良好的条件。例如，加强对档案信息化管理人才的引进，定期组织档案管理人员去企业中进行学习，制定科学合理的学习进度安排，培养高水平的复合型人才。强化档案管理人员的计算机水平，通过举行整体培训的方式提升管理团队整体水平，加深相关人员对档案信息化的理解与认识。总而言之，加强档案管理与计算机复合型人才的培养既需要上级部门的优惠政策来创造良好的人才培养环境，以确保更多的优秀人才愿意投入到档案信息化建设之中，真正的打造一支高素质、高水平、高效率的档案信息化建设团队。

综上所述，校档案信息化建设是高职院比较重要的工作内容，要尽可能的极大信息化建设资金投入力度，提高领导对档案信息化建设的重视，为档案信息化建设奠定良好的基础。同时，要注重档案管理团队的培养与管理，多组织学习活动，提升管理人员的整体素质，加快档案信息化建设。