医院档案信息化管理系统建设效益评估

■马媛

一、医院档案信息化管理系统效益评估

医院档案信息化是将传统的以面向实体保管为主的档案管理模式向以实体的数字化信息为主、向社会不特定群体提供服务的管理模式转变。其信息化管理业务流程包括符合医院档案业务规则的数据库和执行各类档案业务归类操作的信息化后台归类业务处理端群（见图1）。

图1医院档案管理信息化总体业务流程

医院档案信息化系统效益评估是指通过科学、合理的评估原则和方法，对一定时期内医院档案信息资源建设、运行情况及其成效等进行定性和定量分析，据此作出真实、客观的综合评价。效益评估是档案信息工作的一项重要组成部分，通过必要的评估能够及时了解档案信息系统建成完成后，系统中的档案信息资源在获取、组织、开发等环节存在的问题，并有针对性的提出解决对策。此外，通过信息系统效益评估能够总结经验和教训，为后期的信息资源建设提供可供参考和经验借鉴，能够帮助档案部门准确定位其核心资源和竞争力，为档案部门信息资源建设指明了发展方向，提升了信息资源建设质量和效果具有积极效果。

二、医院档案信息化管理系统效益评估体系

医院档案信息化系统是档案信息收集、加工、传输数字档案信息资源的专门的信息系统，是由多个相互联系的档案信息及其组织体系组成。医院档案信息化系统功能包括数据输入、输出、整理，业务管理和系统维护等组成。评估体系由医院档案信息化系统建设成本指标体系和效益评估指标体系共同组成。

1.医院档案信息化系统建设成本指标

（1）直接成本（客观指标）。医院档案信息化系统建设成本主要包括硬件、软件、网络、运营、维护、咨询、工资成本组成。1）硬件成本：医院档案信息化建设所需的必备的计算机、服务器、数码相机、扫描仪、光盘等费用成本。2）软件成本：档案应用软件及与其应用相关的各种软件成本。3）网络成本：医院档案信息化建设中开发的局域网、门户网等过程中所产生的网络成本费用，包括域名、布线、交换器等费用。4）维护成本：档案信息系统的运营维护过程中所产生的电费、网络接入费、系统更新、紧急备份等成本费用。以及保障档案信息系统的安全性，而需要购置的杀毒软件等相关费用。5）咨询成本：档案信息软件开发后常还需要组织相关人员进行培训，专家或咨询公司提供的专业辅导等成本费用。6）工资成本：档案信息系统的运行和应用离不开人才队伍的保障，由此所产生的人员工资、津贴等费用成本。

用C表示医院档案信息化系统建设成本，上述5项成本的总和可以表示为

（2）间接成本（半客观指标）。间接成本通常是指半客观指标，该指标的数据常常是由经验计算或比对所获取。如，档案信息资源的下载成本，只有结合档案信息资源的数据库成本及下载的实际情况进行估算才能得出。在实际评估中，医院档案信息化系统的间接性成本主要是隐含在项目活动中的一些成本，是由技术性成本与管理性成本指标组成，约占全部成本的二成左右。无论评估技术性间接成本还是管理性间接成本，其成本的计算方法其中α根据经验取值，通常为0.2左右。

2.档案信息系统效益评估

效益种类繁多，为做好定量化评价，选取经济效益和社会效益两个方面评估档案信息系统效益。

（1）用户人均服务成本。档案信息系统建成投入应用后，档案系统的应用部门会在一个财政决算年度内列出相应的系统用户支出费用。如医院的病案档案信息系统，每年初都会有根据上一年度该院患者病案数量作出病案信息系统应用费用支出预算。基于同样成本情形下，服务的用户数量越大，用户人均服务成本就越低，说明该档案信息系统的服务范围越广，社会效益和经济效益就越大。

（2）用户满意度。档案信息系统的开发后，用户会基于该系统的实际应用作出系统功能、质量及服务等方面的综合性评价。用户满意度评价通常可以通过问卷调查，如设置“好”、“较好”、“一般”、“差”等次，赋予每个等次一定的权重，从而计算出相应的满意度数值。数值越大，用户的满意度越高，反之，则满意度越低。

（3）功能完整性评价。用户基于档案信息系统的应用，对该系统为其提供检索、浏览、下载、拷贝等适用度的一种评价。作为半经验性指标，比照满意度的形式，通过问卷调查，赋予各个系统功能的一定数值权重，计算得分。得分结果越高，说明该档案系统功能的开发越完整，反之，则不够完整，应注重及时补充和完善。

（4）系统使用率。档案信息系统应用后，目标时间段内用户在使用该档案系统的平均档案信息量与档案信息系统所提供的总的档案信息资源之间的比率。这一使用率指标反映的是用户基于档案信息系统提供的信息资源的利用是否能够满足其现实需要，是一项重要的评价指标。若比率越低，说明系统中所提供的档案信息资源的价值性不高，当然，这一指标还受到档案系统所提供的总的档案信息量有关。

三、医院档案信息化管理系统效益评估模型及应用

基于医院档案信息化系统的效益评估，结合成本效益指标，分别构建相应的效益评估模型。

1.用户人均服务成本。设人均服务成本为C，则用户人均服务成本就为A/((B/C)×D)。式中，A：一个财政年度内的档案信息系统运行等各项费用之和。B：目标用户群中选择使用过该档案信息系统的人数。C：目标用户群众中选取一定数量的用户样本总人数。D：目标用户群总人数。如：某单位开发的人事档案管理信息系统在一个财政决算年度发生的总费用为50000元。该系统的目标用户人群D是10000人，评估该系统效益时，随机抽取调查C：100人，使用过该系统的为B：70人。那么该档案信息系统的用户人均服务成本就是C=A/((B/C)×D)=50000/（70/100×10000）=7.14元。

2.用户满意度。该档案信息系统投入到应用中，用户对该系统所能提供的功能、质量及服务方面的满意度，也为后期系统的完善提供现实依据。可以通过问卷调查的方式，从系统的易用性、信息质量、界面友好性等设置多个问题，并赋予每个问题相应的评价分数，例如“易用性”方面分别赋予“满意”、“基本满意”、“不满意”三个等级对应 5、4、3 三分。用户满意度为 S，S=A/B，式中，A为所有用户群回答问卷数值之和；B为样本用户群人数。如，随机选取使用该档案信息系统20人进行“易用性”调查，20分回答的分值分别为 5、5、3、3、4……，数值之和为 85，那么，该档案信息系统的用户满意度即为85/20,4.25分。略高于“基本满意”的范畴。

3.功能完整性评估。档案信息系统功能的完整性是其建设成效的重要指标，也是判断后期是否需要进一步维护的重要依据，也是发挥档案信息系统、创造经济效益和社会效益的重要前提。具体评估时，根据该系统的检索、浏览、下载、拷贝等功能为目标，赋予其一定的数值和权重，数值则可以“1”表示有为，“0”表示无为，鉴于系统中的各个功能的应用频次的不同，即重要性的差异，再赋予其一定的权重，权重值属半客观性指标，结合经验和客观分析，计算综合得分。

4.系统使用率。就是信息化档案系统开发后，在目标时间段内用户使用该档案信息系统的平均档案信息量与档案信息系统中提供的总的档案信息资源比率。使用率用

式中：E(X)表示随机变量的期望，在目标时间段里档案信息资源的每天使用量之和。K表示目标时间段的天数，Z为档案信息资源的总量，在目标时间段内，假设档案信息资源总量不变，若有变化，则可以选择期望值（平均值）。

此外，除了上述四种信息化评估效益外，还有系统的可用性效益评价，即：一个目标时间段里，档案信息系统的正常可用天数（扣除因软件升级、更新、故障以及其他因素导致的系统不能使用的天数）；数据可得性效益评价，即，档案信息系统所提供的、能够有效利用的数据量/档案信息系统信息资源数据总量。

结语

综上，档案信息系统开发应用中，要结合系统的评价指标，实时进行相应的效益评估，及时发现系统功能开发及应用情况，并给予不断的完善，实现档案信息系统开发的预期目标。

参考文献

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