信息化下高校政府采购工作管理研究

易凯　黄超　张伟艺

摘要：我国高校物资采购属于政府采购范畴，具有采购量大、采购种类多、专业性较强等特点。本文结合高校政府采购特点和信息化管理系统平台，对高校采购工作流程和管理模式进行探讨和研究，分析现阶段管理系统平台特点，探讨如何优化高校政府采购流程和平台服务。

关键词：信息化；高校政府采购；管理系统

随着我国经济和科技的快速发展，国家对教育的重视程度不断提高，高等教育的规模不断扩大，为适应高等教育的迅速发展，学校需要不断进行基础设施建设以及教学用设备的购买。由于学校属于非营利性机构，大部分建设经费需要由政府集中拨款，近几年教学规模不断扩大，政府也加大了对教育事业的投入。在我国政府采购制度的逐步完善下，高校的基础设施建设、各类实验设备和物资的采购均已纳入政府采购范围。

高校使用政府采购方式，有其优点，如较其他采购方式更为集中和规范，管理也更加严格。但高校政府采购具有种类多、款项大、价格变化快、审批程序多、时间长、易产生腐败贪污等固有缺陷。为了保证高校的教学和科研工作能有序进行，我们应着眼于提高政府采购工作的效率，进一步优化完善审批和采购工作的流程，提高采购方和供货方双方的满意度。结合当前主流的互联网信息化管理手段，开发并使用一套成熟完善的政府采购管理系统能极大提高采购工作的效率，规范对采购各个流程的管理。网上采购系统平台也是全国各部门和各高校完成政府采购工作的主要平台。

一、高校政府采购工作的优化

1.规范款项使用

近几年来，国家对高校的投入增多，用于教学方面的经费逐年增多，高校在使用国家经费进行采购时，应尽可能地利用好经费，将资金的作用发挥至最大。在进行采购工作之前，必须对需采购的设备、物资或服务等产品进行明确分类和规定，避免出现专项拨款使用不当的情况。

2.改进审批工作

由于高校的项目建设经费较多，在提出项目时有可能出现非必需或非合理的项目计划，如果盲目通过这类项目，会造成教育建设经费的浪费。要避免这类现象发生，就要求管理层加强监督及审批工作。对于一些未经论证或论证不充分、非必需或与教学建设目的关系不明确的项目，要严格执行审批工作，做好预算及项目的修改。做好前期的审批工作，才能使下一步的采购工作更为清晰明确。

3.采购流程公开透明

高校政府采购中有出现贪污腐败的风险，造成该现象的部分原因为监管机制不健全，或招标信息不对称。要规避该类风险，可以对招标信息进行公开，提高信息的透明度，同时，监管部门需要明确自己的职责，做好相应的监管工作。

二、构建完善的政府采购流程

根据政府采购的相关规定和其自身特性，一般采用提出项目并审批、选择合适方式进行采购、签订合同并供货验收的基础模式，实施过程中会与使用部门、审计部门、监督部门以及供应商或中介等进行沟通联系，以保证采购工作顺利进行。图1以广西医科大学采购工作流程为例，由计划填写开始至资产最终入库的工作流程。

三、高校政府采购管理综合系统平台的设计与使用

为了进一步提高高校政府采购工作的效率、规范采购工作的管理审核、提高综合管理能力，我们可结合现代信息化管理技术，设计并开发出一套以互联网为依托的采购综合管理系统平台。现阶段由于信息技术不断发展，各高校对网上采购模式接受度越来越高，目前已有许多高校结合本校自身特点，自行开发设计软件。以广西医科大学采购综合管理平台为例，分析研究现阶段在信息化管理手段下，主流政府采购网上管理平台的设计与使用。

1.系统模块设计

（1）项目申报及审批板块。由有采购需要的部门填写项目计划，其主管部门审核，再由相关审计部门进行审批，经过不同级部门层层审核通过后即可进行采购工作。

（2）采购工作实施板块。各采购管理部门根据审批意见及结果，以及不同的购买需求，选取合适的政府采购方式，按规范流程进行物资等产品的采购。

（3）监督及反馈板块。方便各部门进行采购工作的监督，加强了对各部门的监管工作，提高采购信息的透明度。反馈系统能及时获取采购工作中使用单位、采购部门及供货商各方的需求，调整工作进度，优化实施细节。

2.系统设计通用理念

（1）高效简便。设计使用采购管理系统的目的就是为了提高采购工作的效率和管理效能，因此为了能更简便、高效地收集各类有效数据，系统应更贴合办公人员的工作习惯，与主流办公软件相适应，降低信息收集的难度。

（2）安全可行原则。高校物资采购的资金多来源于国家拨款，属于政府采购的范围，在设计该系统时应严格遵守政府采购相关法律法规和管理规范，操作规范严谨，贴合客观使用情况。同时保证信息安全，保护政府采购信息，防止泄露。

（3）分区管理原则。在采购工作进行中，各方对采购系统的需求不是一成不变的，系统应做到对不同使用方分区管理，在有需求时进行动态调整，贴合用户需求，以达到最佳的使用效果，提高办公效率。

四、高校政府采购管理综合系统平台的特点

1.流程更规范、完善

建立系统化体系，统一进行采购工作，能规范采购的前后流程，向前至审批工作，向后至反馈评价体系。从审批工作开始，严格执行每一项流程，工作层级分布明确，项目必须经过相关审计和管理部门审批合格后方能进行采购工作。采购过程中也严格按照预先设置的采购工作流程进行，缺少其中任何一步都无法完成采购，这样能大大降低出现违规操作的可能性，如图2所示为广西医科大学采购管理平台项目审批系统化流程图。

图2系统化流程模块结构示意图

2.严格管理审批工作

信息化管理系统完善了采购流程，同时也实现了大量的信息资源共享，有利于加强申购部门对市场信息的了解，以便更好结合本部门情况选择采购的物资。相关审计部门也能及时了解申购部门情况和需求，正确地对上报的计划项目进行评估，对不符合要求的项目重新进行审核评价，或提出改进意见，仍然达不到的项目则驳回，从而严格计划项目的准入，减少出现经费浪费的情况，图3即为广西医科大学内部审核流程图。

3.提高管理效能

信息化管理平台的目的就是提高管理效能和工作效率，因此要求采购管理系统的设计具有简单实用的特点，能同时适应采购方和供应方的不同使用需求。系统的使用贴合主流办公软件，降低各方人员的操作难度，提高信息的收集度，同时也省去复杂操作带来的不便。下图为广西医科大学采购管理综合系统的管理界面，在合同信息的导入和最终导出时，均可使用现阶段主流的办公软件，如wbrd、Excel等，进行数据处理，大大提高了工作效率，减少操作难度和时间，进而缩短整个采购工作的持续时间。

4.公开透明，查询有据

信息化管理手段能将采购流程规范化，严格固定在可管控的范围内，请购、审计、采购各部门分工明确，前至审批，后至反馈，流程明确做到采购工作全程透明化、公开化。信息公开有利于监督部门对整个采购流程进行监督管控，以及各方对学校采购工作的监督，在采购过程中做到公平、公正和公开。信息公开有利于减少贪污腐败的事件发生，促进高校廉政工作的进行。以信息化管理系统为依托，便于对通过该系统完成的采购工作进行追踪和信息留档操作，每一个操作过程都有理有据，并且也为日后的追查调查保留了客观材料。

在互联网信息化发展的时代，使用互联网为依托的管理系统进行办公和管理是必然趋势，也是现阶段各政府部门和高校系统采用的主流办公辅助软件。高校政府采购工作与信息化管理手段结合，能大大提高采购工作的工作效率以及各部门对采购工作管理的效能。在系统试用期间，各高校应注意采取与时俱进的科学发展观，及时发现存在问题并积极做好优化，让系统更贴合本校或本部门使用习惯，完善高校政府采购工作，为高校基础设施建设和教育建设提供良好的保障。

参考文献

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（责任编辑：兰卡）