高效时间管理研究

钱丹

一、时间管理的重要意义

（一）高效时间管理是促进个人成长的必然要求

不善时间管理有两种表现：一种无所事事，碌碌无为，每天不知道应该做什么，挥霍时间；一种忙而无效，徒劳无功，每天忙得晕头转向却成效不佳。前苏联科学家柳比歇夫，用一生进行时间管理。从28岁开始，每天对自己所做事情的时间进行记录、统计和总结，一直坚持到离世。他的一生高效实现了人生宽度，在农学、动物学、哲学、遗传学、进化论等方面都取得了成就。

（二）高效时间管理是促进组织发展的必然要求

个人绩效和组织绩效相辅相成。一方面，只有个人的工作效率提高了，组织的绩效才可能提高。另一方面，做好时间管理提高个人效率的同时促进本单位的发展，才能得到组织的认可，从而促进个人的发展。

（三）时间的四项独特性需要高效管理

一是供给毫无弹性，时间具有普遍公平性，每个人的一天皆为24小时。二是无法蓄积，不能像金钱一样储存。三是无法取代，世间万事万物必须依赖时间这一基本资源。四是无法失而复得，一但流逝，无法挽回。因此，时间弥足珍贵需要高效利用。

二、时间管理的内涵

（一）时间管理的含义

用技巧、技术和工具完成工作，实现目标，时间管理并不是要花更多的时间，而是更有效的运用时间。本质是“自管理者的管理”。通过自我管理，自我约束，合理有效地利用时间。

（二）时间管理的演变

第一代时间管理，着重便条与备忘录，在忙碌中调配时间；第二代时间管理，强调行事历与日程表，注意规划时间的重要性；第三代时间管理，强调优先级观念，依据轻重缓急设定目标；第四代时间管理，以自然法则为中心，罗盘理论和正北理论，强调方向正确最重要，不求快而求如何接近目标，这是一种现代时间管理理念。

三、从西方经典理论谈时间管理

（一）二八时间管理法分析与應用

意大利经济学家帕雷托提出80：20定律：世界上充满了不平衡性，20%的人口拥有80%的财富，20%的员工创造了80%的价值……将这一经济学原理运用于时间管理，启示是把多数的时间和精力用在关键问题上，在有限的时间里创造更多的价值。

（二）象限时间管理法分析与应用

又叫四象限法则。按照时间的重要性和紧迫性程度把事物分为四个象限：第一象限，既重要又紧急的事，如突发事件应该马上去处理。第二象限，不紧急但重要的事。正是由于它的不紧急会被忽略。如果被拖延，会随着时间的推移，越来越紧急，直到突破一定的极限，变成一象限的突发事件。 应该平时多花点时间去处理。第三象限，紧急但是不重要的事，通常是被打扰的事件。因为紧急会有所错觉，表面看似第一象限，随着时间的不断推移，当越过一定的极限以后，因为失去时机而消失。应减少时间分配。第四象限是既不重要也不紧急的事，尽量不占用主要时间。

（三）艾维李的效率法的分析与应用

美国管理学家艾维李的认为：先花5分钟的时间，把接下来的一个阶段，要做的6件事情列出来；然后花5分钟的时间，对这6件事情进行排序；然后按照次序执行，以保证所有的时间都在做最重要、最有价值的事情。也称作“10分钟6件事效率法”。

简而言之，每天对第二天要做的事情进行计划。第一步：列出第二天要做的N件事情；第二步：把这N件事情按重要性和紧急性排序；第三步：第二天按照计划一一完成，避免遗漏。

四、时间管理的四则运算

（一）加法——找出隐藏的时间

时间如海绵里的水，只要愿意挤，总还是有的。有很多零碎的时间，可以化零为整。善于利用空挡的时间，比如上班路上、排队、候车的时间、下班前的几分钟，有效浏览碎片化的信息或者做工作计划。

（二）减法——减少时间的浪费

减少干扰。遵循时间管理的韵律原则：一是保持自己的韵律，学会适当拒绝。由于爱面子不好意思拒绝别人的要求，结果无端地浪费了时间。所以可以有技巧地婉言谢绝，提供更好的建议。二是要与别人的韵律相协调。尊重对方的时间，不要唐突打扰，与他人时间取得协作。

（三）乘法——提高工作成效

不善统筹安排会浪费大量时间。做事情不分轻重缓急，把多数时间用在了不重要的事情上面，结果丢了西瓜，捡了芝麻。正如管理学中“泡茶的艺术”，第一步，洗好水壶，灌上凉水，放在火上；第二步，在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；第三步，等水开了，泡茶喝。乘法即要善于统筹，把事情重叠去做，用最短的时间做最多的事情。

（四）除法——根除浪费时间的习惯

克服“拖延”。帕金森定律指出工作会自动膨胀，占满一个人所有可用的时间；人们会根据任务的最终完成期限来对工作速度进行调整。假如一项工作的完成期限是一周，人们会如期完成；而同一项工作完成期限是一个月，便会下意识放慢进度，将整个月的时间都耗在上面。克服拖延要做好分解，把大任务分成若干小任务，明确轻重缓急，按照逻辑顺序进行排列，逐步完成。（作者单位：中共重庆市九龙坡区委党校）