如何做好新时期办公室的行政工作

许静

对于一个企业来说，办公室作为一个综合的全面的办事机构，既担负着执行调研智囊等宏观管理职能，又担负着文件起草督办协调业务接待通讯收发及办公用品采购发放等微观服务任务，是一个企业承上启下协调左右联系内外枢纽。如果说，企业这一部机器，那么办公室的设置相当于维持机器运转的零部件。单独零部件的运行情况、各个零部件之间的磨合情况，决定了企业这部机器的最终运转情况。本人结合十三年的工作实际，就做好新时期的办公室行政工作进行了一些思考。

一、充分认识办公室工作的重要地位

从办公室的地位看，办公室是综合性办事部门，它担负着日常的办公室事务工作：文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；尽管大多是琐碎的事务、重复的服务，然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价企事业单位的第一形象。

二、存在的问题和困难

（一）日常工作极为繁杂。办公室独有的工作性质、特殊的服務群体以及法律政策的动态性和变化性更增添了工作的艰巨性和繁杂性，工作经常加班加点，“白加黑”、“5+2”更是工作常态。

（二）工作激励缺失。由于工作压力大、任务重，办公室的“幸福指数”相对比其他岗位要低很多，取得的成绩又不像其他科室那么明显。办公室工作因其特殊性和艰苦性，很多工作人员并不是很乐意到这个岗位来，即使来了，由于长期高负荷工作也容易丧失主动性和积极性。

三、做好新时期办公室工作的几点思考

（一）开展有效的办公人事方法

首先，多年以来，社会上流传着办公室“门难进、脸难看、事难办”的说法，办公室要坚持把树立服务意识和奉献精神，作为办公室管理人员的基本素质和要求，把贯彻落实科学发展观和以人为本的理念，与提高办公室管理的服务质量密切结合起来，深入细致地把服务工作做细做实，向基层或一线员工展示机关勤政、廉政、为民的良好形象。

第二，从提高办公室整体效率看，机关各业务部门只负责本业务系统的工作，而每一项工作的各个环节的合理、准确、及时的衔接，都要靠办公室综合协调、处理、解决。成功的办公室科员不仅要博得上司的信任与青睐，与各部门的同事相处，必须要有一定的个人魅力，才能确保与各部门之间拟定事项落实的最高工作效率，否则，有些相对协调性的工作，在新形势下，如果处理不当，不能很好地协调好各类问题，就无法同共完成好任务或会产生事半功倍的效果。具体来看，办公室要着力加强三个方面：

1.办公室作为综合协调部门，要有强化团队观念，记住办公室工作“事无巨细皆大事”，工作分工不分家，要取别人之长补自己之短，允许各方求同存异，保留不同意见，尽可能创造宽容和谐的氛围，形成合力，努力做到协调同步、配合同步，学会依靠团队的力量，集思广益，信息共享，统筹兼顾，更好地完成自己本职工作，以确保决策能够很好地贯彻执行，提高工作质量和效率。

2.把“一切服从大局，一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点，小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局，局部服从整体，同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局工作的基础和前提，矛盾产生时，必须顾全大局而忍辱负重，树立良好的“窗口”形象，不应报有消极态度，为基层服务。

3.要有灵活的应变能力，从上到下，权责关系必须清楚，把握“度”，掌握分寸，积极谏言，当好润滑剂，尽可能减少任务的重复和交错问题的存在，促进办公室的各项工作有序开展。

（二）做好新形势下办公室行政管理工作的关键

第一，要加强学习教育，不断提高自身素质修养，提高“办文、办事、办会”的水平和能力，加强心理素质锻炼和能力培养，不断满足新形势下对办公室的高标准和高要求的需求。

第二，从本职工作出发，不以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，努力成为一个“多在手”，一个知识渊博的人，以适应工作需要。

第三，放高眼光，不断创新，端正态度，不怕困难，不惧辛苦，扎实工作，在甘于奉献精神的同时不继积累经验，为今后的发展打下坚实的基础。

新的时代向我们提出了新的课题和挑战，办公室作为公司行政工作的中枢，责任重大，任务艰巨，我们只有清晰地认识办公室的重要地位和职能作用，主动适应形势变化，抓好行政工作重点，协调好各环节工作，才能不断提升服务质量、有效发挥办公室行政管理职能、更好地推动全局工作的顺利开展。（作者单位为云南云铝润鑫铝业有限公司）