医用耗材采购和管理的有关方案与措施

柯建锋

[摘要] 详细分析并总结医用耗材采购及管理方面存在的问题，并提出有关解决方案及措施。由该院设备处作为主要总结者，在自我检查的基础上结合医院其他科室总结出的医用耗材管理方面出现的问题进行统一汇总，对该院近年来医用耗材采购及管理方面出现的问题进行总结并提出相应的解决方案。

[关键词] 耗材；资质审核；仓储管理；质量控制；可追溯性

[中图分类号] R7 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）10（b）-0060-02

设备处作为医院医用耗材（包括诊断试剂，该文统称耗材）的相关资质审核、采购和发放的主要部门，除了要保障对临床科室耗材的正常供应，还要对供应的耗材进行价格把关、质量检查、资质审核、仓储管理等一系列的管控措施。同时，因设备科工作内容与医院成本控制密切相关，从小到几毛钱的注射器，大到上百万一台的先进仪器设备，从购置到投入使用、维修保养等，都需要人力及物力的大量投入；如何管理和提高设备使用率，如何提高医疗器材和药品、注射器等之类的医疗耗材最大利用率与医院的运营成本息息相关。因此，设备库房对医疗耗材出、入库手续的办理情况，关系着医院财务对耗占比的计算；并且，采购和仓管在使用耗材的可追溯性上起着决定作用。

通过自我检查及各科室的配合，现将医用耗材在使用、管理过程中出现的常见问题进行汇总，有以下几点：

①医院设备处耗材信息化管理水平滞后，导致耗材的管理比较混乱，常出现产品的相关材料不完整，或过期后不能及时更新（包括注册证过期、授权过期、营业执照等）。②临床科室物资请领的随意性和当月的耗材结算不准确，有滞后现象地出现。该院在耗材的使用成本方面缺少有效管控，在领取耗材时大多是科室以领代销计入成本，对于不可单独计价的耗材如棉签、碘伏等管理较粗放，未核算到人均消耗成本，各科室领用耗材的数量、周转期未进行科学的测算，领用中存在不規范的现象，导致部分耗材积压在科室二级库中，且当月的耗材结算并不准确，导致了滞后现象和浪费现象的出现。③查询某耗材的使用情况或经办情况时，可追溯性不强；目前我院对耗材的入库、出库信息化管理仍停留在关注一级耗材方面，而对科室护理站、手术室、医技检查部门等二级库耗材领用、管理及使用情况未进行信息化管理，耗材的使用未进行追溯，当需要查询某耗材的使用情况或经办情况时，出现了可追溯性不强的现象。④发票流经环节太多，或供应商拖延开票而造成发票丢失和未及时办理出、入库手续。⑤医院没有临床科室需要的耗材或所需耗材专业性不强。医院设备处相较于其他医学专业而言，专业性较弱，供应商中专业性人才更是缺乏，采购人员基本上不具备采购所需的较全面的专业知识和技能，往往都是其他岗位兼职的形式从事这一岗位。这一现象的出现，一方面降低了该部门的独立性，导致其必然与其他部门相互关联，增加了采购活动的复杂性；另一方面也降低了医用耗材采购的科学性和实用性。⑥医院内部有效的监督系统不够完善，导致不能有效监督防范，不能确保医用耗材的使用价值和质量，增加了医用耗材的成本。因我国大部分医院采购制度具有不完善性，部分医院在医用耗材采购过程中，更是由相关部门直接与供应商接触，导致了医用耗材的合法性和质量得不到保障，缺乏专门的机构对医用耗材采购的供应商的合法性进行评估和控制。监察系统的缺失导致了个别科室和医生出于自身利益，在医用耗材采购过程中出现商品的质量以及价格的合理性差异较大的现象，侵犯了患者的合法权益，增加了医用耗材成本。⑦内部监管人员因为专业知识的限制，导致了监督检查的力度不够，不能有效监督防范耗材采购管理部门的风险评估、措施应对等。根据该院之前和现在的实际情况，结合与其他同行交流时发现的问题，以及个人根据相关政策和文件对这项工作的理解，对医用耗材的准入、审核、采购、仓管和使用的管理方案和措施分析如下。

1 耗材准入

耗材准入即耗材进入医院的耗材使用管理目录。耗材准入的前提是：耗材可收费；同时医院在用的产品中没有同类可替代产品，或者要求准入的产品性价比等方面较在用产品有更大的优势。在选购这些必备耗材时要在过去年度中使用此类耗材的实际使用情况和每月医院的就诊量的基础上，结合该院的库存量及各科室出具的申领计划来确定准入数量，后期数量需要调整时，可根据实际情况进行微调整。

2 资质审核与采购

2.1 平台功能

该院使用的物资管理平台有两大块功能。一是通过外网与供应商对接，包括：资质材料的审核、各种证件效期的预警、采管人员对价格等信息的维护等；二是设备库房通过内网接收使用科室发送的订单申请，由采购人员审核后将订单同步至平台外网，通知供应商送货。

2.2 资质审核

通过耗材准入环节后，供应商向物资管理平台上传相关资质材料，同时完善纸质材料，由设备处相关采购人员进行审核、保管。若证件过期，使用科室则不能进行对该物资的请领计划，从而强制供应商对产品资质的维护与跟踪。

物资采购：使用科室根据需要，在物资管理的内网平台向设备库房发送订单预算申请，由仓管人员汇总后提交给采购人员，并由采购人员完成订单的下达、通知。

医院医用耗材的品种繁多，购买量大，金额巨大，因此需要制做医用耗材采购备案。医用耗材采购备案要严格遵循审核原则，必须明确审核人、使用人和管理人，并将这些信息公布到网上，接受民众的监督、审核。而某些需要单独采购的耗材则必须经过严格审批，自觉遵循采购制度，严格按照采购计划执行采购任务，明确监督管理权限，避免采购目录外的医用耗材，严格把控医用耗材采购成本。

3 验收和仓库管理

3.1 仓库管理方式

为细化工作职责，对试剂、普通耗材、高值耗材进行采购人员和仓管人员的明确分工。为节省仓库空间，仓储采用常规、通用则备货的方式进行管理。同时，为养成使用科室的物资预算习惯，可同使用科室约定每月接收订单申请的日期和库房每周物资发放的时间，这样以加强物资请领、发放的规范性和追溯性，便于采购的订单集中、结算。此外，为避免发票丢失和滞后结账的现象，提高医院当月收、支结算的准确度，要求供应商货票同行。

①普通耗材：对于部分零散的普通耗材，供应商实行货票同行的成本较高，所以难度较大，此部分可以先由仓管人员扫码入库后，再由供应商以月结的方式汇总后开具发票，并附上由仓管验收签字的送货清单，交由相应仓管员核对后进行发票信息的补登。

②试剂：试剂作为针对性使用较强的耗材，并且运输、储存条件较为严苛（大多数需要冷藏或冷冻），为减少冷藏、冷冻设备的重复购置，设备库房可不设立专门的试剂储存仓库，而将试剂仓库直接设在使用科室，采取二級库管理的方式进行管理。供应商配送到货时，由设备处的试剂仓管人员到现场与使用科室一起完成对物资的清点、验收，并由仓管人员收取发票、配送单等材料完成试剂的出、入库。

③高值耗材：高值耗材由于成本高、即时性强的特点，我们可在手术室、介入室等科室设置二级库。耗材先由设备库房进行扫码预入库后放在相应的使用科室，由使用科室根据实际情况进行扫码确认使用。一旦使用科室对高值耗材进行扫码确认使用，此信息将自动生成入库申请发送至设备库房，而供应商也以月结的方式开出发票后与使用科室提供的病人信息追溯表一起交给设备库房核对入库。

3.2 验收制度

仓管人员在验收物资与材料时，应查看供应商的配送清单是否填写完整产品名称、规格、单位、单价、数量、厂家、注册证号、批号、有效期，以及灭菌产品的灭菌效期等信息，同时还需向供应商收取的相关材料有：①该批次的产品检验报告单。②进口产品的报关单。冷链试剂除了以上两份材料外，还应收取以下材料：①冷链物资信息交接表。②冷链温度记录。

4 使用与质量管理

对医用耗材质量的监督、使用管理，除了仓管人员验收、仓储审核外，设备处也不定期地对使用科室进行监督、检查。同时，使用科室也可根据实际使用情况，将问题产品填写不良反应报告交至设备处，由设备处进行上报。

随着我国医疗事业的发展，医用耗材在医院的应用越来越广泛，重要性越来越高。因此，在日常管理中，除了要优化医疗耗材的管理系统，加强部门监管及对医疗耗材质量的检查之外，在有条件的情况下还要全面引进既熟练掌握医学知识，又充分了解医用耗材的质量、性能等专业知识的复合型人才进行管理。以更好地提升科室医疗耗材的管理水平，让医用耗材更好地为医疗事业服务。

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（收稿日期：2018-07-20）