电力部门涉密文档智能化管理系统设计

段磊 刘涛 李伟鹏 张宁 咸日常 邹国锋

摘要

针对电力部门实体涉密文档管理方式落后、效率低下，容易遗漏或丢失等问题，设计开发一套及文档用户管理和文件管理于一体的智能化管理系统。该系统纽主要包括涉密人员管理系统、涉密文件管理系统及系统配置三个模块，其中涉密文件管理系统通过指纹识别对涉密人员进行身份确认，采用OCR技术实现涉密资料关键信息自动识别登记，实现涉密文件收发登记的智能化。该系统利用信息化手段对各类涉密文件进行归类登记和汇总，能确保重要文件数量及传阅路径的全过程管控，有效提高了电力部门涉密文档的管理效率和可靠性。

【关键词】电力部门涉密文档 智能化管理一体化管理 指纹识别 OCR技术

1引言

随着计算机和信息技术的进步，智能化和信息化己成为社会发展的主要推动力，其中档案信息数字化建设和智能化管理越来越受到管理者的青睐。在电力部门的涉密档案文件管理的特殊性，及其考虑到泄密事件发生将会引起严重的后果，现在采用的涉密文档实体管理远未实现信息数字化和管理智能化。

目前，电子和实体档案一体化管理建设已经进入了以信息整合、高效共享和综合利用为特征的新阶段。但是我国电力部门实体涉密文件管理仍采用人工登记和管理等落后方式，在后期相关信息归集、汇总、检索和查询中存在效率低下，容易遗漏等问题，甚至造成涉密文件丢失等恶性事件的发生。显然，现有的涉密文件管理方式己不能滿足高速发展的智能化管理需求，迫切急需设计一套先进且可靠的涉密文件管理系统，对各类收发文件进行归类登记和汇总，在减少人员投入的同时，确保重要文件数量及传阅路径的全过程管控，利用信息化手段提高工作效率和可靠性。

针对涉密文件的管控问题，国内有较多技术人员开展了相关研究。王宇等[5]分析了机关办公涉密文件的管控需求，提出了基于射频识别技术和条码技术的机关办公环境内纸质涉密文件的流转监管策略。该策略能够较好的解决机关办公环境性下纸质文件的保密问题，但该策略仅能保证纸质涉密文件在一定区域范围内流转且不丢失，但无法针对接触涉密文件的人员身份进行核实，更无法适用于电力部门中部分涉密文件需要异地流转的需求。许呈辰[6]研究了基于OCR技术的档案数字化技术，通过纸质档案数字化建设提高了工作人员的工作效率，也有利于涉密文件的汇总、查询和管控。除了对于涉密文件管控技术的研究之外，姚媛[7]从制度研究的层面对涉密文件的管理提出了相应的管控策略，对于涉密文件管控技术的发展具有一定的指导意义。邵根富等[8]借助信息化技术实现了准确、高效、智能的涉密文件定密工作，为涉密文件的数字化建设提供了有益的探索。

当前对于涉密文件的管控问题己得到管理部门越来越多的重视，但是某一领域的现有技术、制度和方案很难适用于其他的工作环境或涉密场合。因此，本文结合电力部门内部涉密文件的实际管理需求，分别从涉密文件接触人员身份的可靠验证和涉密文件收发信息的智能化登记两个角度，将指纹识别与OCR技术成功应用与涉密文档的管理。本系统利用电力部分涉密文档案集中安全管控和文件访问权限管控机制，实施纸质档案收发登记的智能化严密监控，确保了涉密载体借阅过程的安全可控、防扩散、防泄密和智能化追责;其次，在管理系统平台上可以提供文件分类、索引、归档、存储和备份、检索、调阅、统计分析等文件管理和应用功能，满足用户高效、准确、全面地利用和共享信息的需要，可使用电子版文档作为附件，方便实现信息文档的电子传输管理;然后，本系统可以使用电子版文档作为附件，实现基于互联网的文件批阅，针对拟办意见、领导批示、承办单位、办理结果等可以实现实时修改登记和查询，便于文件跟踪和督查工作落实。

2系统功总体功能和特点介绍

电力部门涉密文档智能化管理系统是一个安全、易用、高效的电子和实体档案一体化管理平台，通过灵活的权限管理和档案共享机制，使用户安全、高效、可靠和便捷地对档案进行分发浏览、共享、应用、存储和授控调阅等，能够进一步提高档案一体化管理水平，具有安全、可维护、可兼容和可扩展等特性。系统的整体功能框图如图1所示。

本系统具备如下特点：

（1）符合国家、行业对档案管理的相关标准要求;

（2）存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、易维护等特点;

（3）对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性;

（4）档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享;

（5）多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求;

（6）实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容性。

3智能化文件管理系统

3.1涉密文件实体的智能化登记管理

本系统结合电力部门内部涉密文件的实际管理需求，分别从涉密文件接触人员身份的可靠验证和涉密文件收发信息的智能化登记两个角度，采用指纹识别与OCR技术实现涉密文档的收发登记管理。涉密文件实体借阅登记管理实施步骤如图2所示，涉密文件实体收回登记管理实施步骤如图3所示。

（1）涉密文件收发登记前，首先需要针对系统内部有权限接触到涉密文件的所有人员采集指纹图像（2-3枚手指指纹），构建指纹图像库。然后，根据不同人员可接触涉密文件的级别不同，将人员访问权限与指纹图像进行关联。

（2）涉密文件发出登记时，首先采集借阅涉密文件人员的指纹信息，并对其身份和权限进行验证，验证未通过时，则无法借阅文件或修改权限;通过验证时，则采用OCR技术自动扫描和登记涉密文件的相关信息（档案编号、部门、密级、时间等），并将身份信息和借阅信息关联登入系统。然后采集手续办理人员指纹信息，识别身份，并将该身份信息登入管理系统。完成涉密文件发出工作。

（3）涉密文件收回登记时，首先采集归还涉密文件人员的指纹信息，并对其身份进行验证，验证未通过，则表明该人员为非涉密人员（代替他人归还文件），需要做特殊处理（可能造成泄密）;身份验证通过后，则登记人员身份信息，并采用OCR技术自动扫描和登记涉密文件的相关信息。然后，系统内部对比文件发出时的登记信息和此时的登记信息是否完全相符，若相符则，收回涉密文件;若不相符，则做特殊标记，并进行人工处理。最后，采集手续办理人员的指纹信息，并将办理人员身份信息登入管理系统。完成涉密文件收回工作。

3.2涉密电子文件的智能化综合管理

本系统设计涉密电子文件智能化综合管理系统功能如图4所示。

该系统中部分功能模块介绍如下：

3.2.1用户登录模块

用户登录模块是管理員及涉密文件用户登录电子文档安全管理系统以及进行功能使用的窗口。此模块还包括如下功能：修改密码、注销、退出、换名登录。用户登录界面如图5所示。

3.2.2文件上传模块

该模块通过OCR外接扫描仪完成文件扫描和识别，并实现电子文档上传功能。为了满足用户对单文件和多文件的操作，该模块设计了单个文件上传和批量文件上传两种功能，主要提供从本地向该系统内上传文件进行安全管理，为方便查询调阅上传文件，文件名称登记为文件编号。

3.2.3文件分类和归档模块

该模块主要用于实现对登记文件进行单项或组合查询（标题、文号、时间、密级等）后的归类，显示同类文档的归类结果及数量;除分类归档功能外，可实现年度归档，可查询当年及以前年度收文情况，并自动实现文档的年度归档统计。

3.2.4文件检索和调阅模块

该模块主要实现用户对文件的查询检索（检索项主要涉及文号、密级、时间、发文单位等），检索结果可使用分页或单页模式，查询结果可以导出至Excel中编辑输出，也可直接打印查询结果;如果查询文件存在电子文档作为附件材料，可调阅相应的电子文档进行阅读。

3.2.5文件统计分析模块

该模块主要针对系统登记的信息，统计分析文件收发登记信息、用户登录信息、涉密文件信息、文件调阅信息、文件流转审阅信息等，通过统计分析为涉密文件管理人员的管理工作提供的第一手资料，并指导相关涉密文件的进一步处理（例如文件是否需要降密、用户权限是否需要调整等等）。

3.2.6文件存储和备份模块

该模块主要实现数据备份与恢复等。例如针对部分过期或无效文件需要及时从系统中删除，但为了防止有用数据丢失需要对相应的文件做备份和存储处理。

3.2.7基于互联网+的涉密文件流转审阅功能。

本系统可以使用电子版文档作为附件，实现基于互联网的文件批阅，针对拟办意见、领导批示、承办单位、办理结果等可以实现实时修改登记和查询，便于文件跟踪和督查工作落实。

基于互联网+的涉密文件流转审阅模块，可以实现按制发文件日期、拟稿、主送、签发人、密级、标题、领导批示、份数、发文字号、文种等进行登记;

同时，不同层级的部门领导可以根据登记的时间、文号、标题、文种等对文件进行查询，并支持模糊查询;另外，制发的文件电子版统一编号保存，可随时查询，打开阅读;并做出批示。批示完成的涉密文件，自动进入待发布文件库，等待管理人员设置密级权限，通过系统进行发布。文件综合管理系统界面图如图6（a）、（b）所示。

4结论

针对当前电力部门涉密文件管理过程中的落后状态和技术难题，本系统实现了电子和实体档案一体化管理。针对涉密文件的收发管理环节落后的信息录入方式进行改进，结合电力部门涉密文件的实际管理需求，从涉密文件接触人员身份的可靠性验证和涉密文件收发信息的智能化登记两个角度出发，设计了结合指纹识别与OCR技术的涉密载体收发登记管理方案。本系统的开发和成功应用将有效克服涉密文件的丢失，提高工作效率和信息利用率，为推动涉密载体信息化和网络化提供重要的借鉴案例。

参考文献

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[5]王宇，杜志秀，吴忠望，机关办公涉密文件管控需求与解决方案[J].保密科学技术，2011，11：5 3-5 7.

[6]许呈辰，档案数字化过程中OCR技术的应用[J].档案管理，2 011，1：38-40.

[7]姚媛，办公室涉密文件管理制度研究[J].公文处理，201 7，11： 5-5.

[8]邵根富，时腾，吴国华等，数字化定密信息管理系统的构建[J].保密科学技术，2013，4：11-15.