信息化建设背景下的高校财务管理转型浅析

陈莉云子

【摘 要】随着IT技术的不断发展和大数据平台的广泛应用，信息化建设成为新时代背景下的热点话题。与此同时，随着高校经费投入的增加和精细化管理要求的提出，财务管理工作变得愈加复杂。传统模式下的高校财务管理模式已无法满足日常运作需要，如何顺应时代变化，充分运用大数据关联下的信息化建设来搭建更完善的高校财务管理网络成了管理者亟待解决的问题。本文将从研究高校财务管理的现状出发，结合HD大学的核算管理案例，分析目前高校财务建设中存在的问题，提出相关改善意见，试图为信息化建设背景下高校财务管理工作的转型提供一些有益的参考。

【关键词】大数据；信息化建设；高校财务管理

一、高校财务管理的现状

近几年来随着政府对高校事业投入的逐渐增加，以及以预算为核心进行高校财务精细化管理概念的提出使得预算内控愈加细致，高校财务管理的业务量较以往有了大幅提升，高校财务工作者压力骤增，人员流动性增大，管理难度提升。此时高校财务管理有必要积极吸取各行业中成功的财务管理经验，充分了解大数据时代信息化建设带来的集约性及智能化管理优势，将财务工作与信息网络建设相融合，围绕信息化建设为核心重塑财务管理模式，提高管理效率，加强内控监督，从整体上增加运行管理的总体效益，实现高校财务管理的转型。

二、HD大学核算管理案例分析

（一）HD大学简介

HD大学是国内一所以信息科技学科为主导的高等院校，建校历史悠久，下属分支机构庞大。截至2017年11月，学校已建有五个校区，共设有20个学院及教学单位，本科专业58个。至2017年底，HD大学共有普通全日制在校生28000余人，教职员工2200余人。随着学校总体建设水平的不断加强，HD大学财务部的管理压力也在逐年上升。

（二）HD大学核算管理的改进

HD大学传统的报销模式以现金收付为主，费用报销的基本流程为：经办人依法取得原始凭证并填制报销单→找相關领导/负责人审批签字→取号排队等候→提交单据至前台审核。由于高校经费涉及种类繁多，适用报销规则千差万别，前台会计在接受单据后要花大量时间进行单据的审查、核对，再将每一笔经济业务手工入账。一旦审核单据出现问题，还需要退回给经办人重新处理，工作效率低下。此外，经办人还时常因为等候时间过长，单据无法通过审核导致无功而返，激化与财务审核人员之间的矛盾，到了年底这种现象尤为严重。为了改善这一现象，HD大学财务部在近几年间做了很多改进工作。

通过对其他高校财务信息化建设管理模式的调研学习，HD大学财务部于2012年10月份推出网上预约报账平台，10月底网上预约系统进入试运营阶段。网上预约推出后经办人不再需要手工填写报销单，所有的信息录入都在网上进行，录入的数据会实时同步到财务软件的系统平台上，帮助财务人员摆脱了手工入账的烦恼，达到一键转入制单的目的，大大缩短凭证填制和录入的时间。

在此过程中，财务核算报销的很多环节由原本的重复性手工劳作转向智能化的系统操作，依靠平台系统的智能化、数据的实时共享以及银企直连系统的应用工作效率有了很大提升，财务核算管理进入初级标准化流程管理阶段。下表为近几年间HD大学财务部在核算管理工作上所做的改进举措：

（三）HD大学核算管理改进评价

从2008年以来的数据资料显示（以下资料来源为HD大学内部财务数据），08年HD大学全年制作审核凭证总量为30983份，其中包括银行凭证5621份，现金凭证22110份，其余为转账凭证；到2017年凭证审核总量上达54662份，其中包括48512份银行凭证，1227份现金凭证。核算金额方面，HD大学记账总金额由十年前的4，742，771，246元（其中现金核算总额为96，496，015.20元，银行核算总额为1，646，275，230.48元）增加至2017年的13，885，769，79.30元（其中现金核算总额为23，243，009.97元，银行核算总额为1，365，333，969.33元），尽管总额上涨，但此时现金核算总额比例大幅下降，银行核算总额则在年间递增。

结合上述资料可知，近十年间HD大学财务部银行付款结算比例逐年上升，这得益于报销平台与财务系统的数据对接，以及网银支付系统的改进升级，在很大程度上将凭证录入、出纳等相关工作简化，使核算业务逐渐统一到标准的智能化转入及支付模式上，凭证审核量配合经费的投入在年度间实现稳步提升。通过对近十年HD大学财务核算工作量相关资料的整理和分析可知，信息化建设水平的提升对提高核算管理效率起到本质上的推动作用。

（四）HD大学财务管理的困境与启示

虽然HD大学在核算管理方面有了很大改进，但仍然存在一些较大的问题：1）审核标准不统一。每个审核人员的判断标准不一致，容易导致老师和财务人员之间产生矛盾；2）出国费、差旅费报销审核复杂。由于文件规定不同国家、不同地区使用不同的补贴和交通住宿标准，财务审核的过程非常复杂，耗时过长，投入精力和输出效益不成比例。由于经费投入的不断增加，财务核算量过分饱和，财务部门对会计人员的需求量旺盛，尤其每到年底，工作效率方面存在的问题就显得尤为突出，而要解决这些问题，需要依靠高校财务信息化建设的不断加强。

参照大数据形势下成功的财务管理经验，高校可以在财务部门成立一个数据共享中心，将财务审核口径进行统一规范化处理，并搭建信息化智能平台，实时传递数据。也可以参照一些企业的做法，开发例如“易出行”等差旅报销APP，实现点对点数据统计，简化审核计算的过程。此外，还应考虑到高校财务管理工作不仅限于费用报销的层面，预算管理、税务管理、合同管理、固定资产管理、会计档案资料的管理等也是财务管理工作中的重难点，如果能将这些重点模块的信息数据共享，实现系统化、流程化、网络化，带来的效益将不可估量。

三、高校财务管理信息化建设的建议

（一）提高管理者信息化建设意识

对于一些地方性小规模院校，由于管理者信息化财务建设的意识淡薄，投入资金和人力有限，其财务建设管理水平常处在低级阶段，智能化办公实现程度低，很多财务软件仍采用单机版的离线运作方式，甚至还用手工电子表格进行数据的统计和汇总。对比国内不同高校财务建设的成果来看，当财务管理者给予信息化建设更多的重视和支持时，高校财务建设总能走在财务改革的前沿。

（二）组建高校内部课题研究小组

一线财务人员由于长期从事大量的基础性工作，加上很多专业性判断工作已被计算机信息智能化取代，这将不利于财会人员长远的职业发展。高校在财务建设中应当更好地利用平台优势，成立课题研究小组，重视高校财会人员的人才培养，让一线会计员也参与重大项目的讨论与制定，激发大家工作的积极性。

（三）充分运用大数据研发智能软件

借助学校丰富的教育和人力资源，充分运用大数据开发云计算微服务等功能，将IT技术研发与财务建设相结合，设计相关财务终端应用软件，例如差旅报销APP等，实现智能化管理的持续升级，使高校财务建设向创新型的管理模式转型，从本质上提升财务管理的管理效率，为全校师生提供更好的服务。

（四）完善政府相关法律法规建设

目前电子发票的普及以及电子审批中USB key相关法规的出台，使得数据智能化流转变得更加切实可行。为使高校更好地融入财务建设的新浪潮，财政部门应当修订相应的管理制度，鼓励高校财务积极转型，推进高校对于集成化信息技术的应用与建设，真正实现整体管理水平的优化。

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