新形势下如何做好文书档案管理工作

王晓丽

摘要：文书档案本身便是一种价值比较高的社会资源，做好文书档案管理工作能够将其作用更好的发挥出来。在新的形势下，以往的文书档案管理体制已经无法很好的满足档案管理工作开展的需要，必须更新文书档案管理的方法，切实提高文书档案管理的效率。

关键词：文书档案 管理 策略

随着社会经济发展，各个行业都面临较大的机遇和挑战，档案对于单位发展而言是非常重要的，所以相关部门必须认识到文书档案管理的重要性，做好归纳和整理方面的工作。但是就现在而言，文书档案管理的时候存在的问题还比较多，想要做好文书档案管理工作，必须采取策略解决这些问题。

一、新时期文书档案管理存在的主要问题

（一）文书档案管理的规范性比较差

现在我国很多单位在进行文书档案管理的时候，没有制定统一的规章制度，管理的时候比较混乱，甚至会出现编号混乱、卷宗名称不符等一些比较严重的错误。并且，有些文史资料进行检索的时候比较困难，甚至存在检索效率低下和检索出错的情况，现在使用比较广泛的方式是人工检索以及电子检索，现在电子检索的发展速度比较快，已经成为了检索发展的大趋势，但是由于管理存在问题，经常会导致文史无法检索的情况出现。

（二）没有将文书工作和档案工作更好的结合在一起

虽然档案和文书工作是两个比较独立的程序，但是其也存在一定的联系，所以，为了做好文书工作和档案工作，需要进行管理方式的统一，并且需要进行新方法和新管理思路的创新。实践证明，只有将文书工作和档案工作结合在一起，协同进行，效果才能够达到最佳。但是进行管理的时候，往往将二者分模块进行，这种管理模式虽然有一定优越性，比如效率比较高，但是这种把文书和档案分离开来的方式，会给二者造成非常严重的影响，甚至可能会分崩离析。并且，文书工作人员进行档案管理的时候存在一定不足，档案管理人员不够了解文書，这些问题的存在也会导致漏填或者遗失的情况出现。

（三）领导没有真正的认识到文书档案管理和改革的重要性

现在很多单位的高层管理人员对文书档案管理工作没有一个深入的了解，认识不够正确，甚至有些领导将文书档案管理简单的看成信息的存储和信息的收集，管理方法不够清晰，这也直接导致了改革效率比较的低下，效果也不够理想。

（四）没有将计算机的功能真正的发挥出来

为了切实满足时代发展的需要，进行归档的时候，已经逐步的将计算机技术引入了进来，计算机优势比较明显，首先具有文献复制功能，其次能够给文史检索提供便利。并且，文件本身便具有独立性，想要确保文件真正的有效，有必要的时候可以查询文件以及实体，这样也能够给文档管理工作提供方便。但是这种情况下，若是文书门类存在一定差异，那么服务一体化便无法实现，所以，我们必须完善计算机管理服务，发挥其作用。

二、做好文书档案管理工作的策略

上面笔者分析了文书档案工作开展存在的一些问题，而想要解决那些问题，必须从下面几点出发，切实提高文书档案管理的效率，让文书档案更好的为社会发展服务，发挥其服务作用。

（一）对文书档案管理制度进行优化

由于以往的文书档案管理的时候，制度方面存在一定的问题，若是仅仅通过时间一个要素来进行文档存放顺序的划分，是无法满足文书档案管理需要的，并且还会给将来的文档查阅造成比较大的困难。为了将这个问题解决掉，可以根据在根据时间分类的基础上，根据事件类型来进行分类和存放。以往进行档案管理的时候，没有详细的划分每一个员工的责任和工作，这也会导致这个部门中员工比较多，并且员工的作用没有很好的发挥出来，浪费了大量的人才资源，所以，必须进行管理机制的完善，对员工定岗定责，将责任落实到每个员工身上，若是有必要可以裁剪员工，从而提高文书档案工作的实际效率。

（二）重视管理人员学习能力提高

在新的形势下，进行文书档案管理的时候，对档案管理人员的要求也更高，这便需要做好定期培训工作。在对员工进行培训的时候，应该重视其分析能力和工作能力的提高，切实提高其职业素养，重视管理人员计算机应用能力的提高，从而给文书档案工作更好的进行奠定良好基础。

（三）合理利用现代技术做好文书档案管理

随着科技的发展，现代信息技术已经逐步的运用到了各行各业中去，想要做好文书档案管理工作，也必须将现代信息技术运用进来。现在，网络技术发展的速度非常快，在工作和生活中的应用比较广泛，其也给我们提供了很大的便利，在进行文书档案管理的时候，将现代信息技术运用进去，能够很好的减少工作人员的工作量，降低财力方面的投入。对于那些缺少的文献，可以将互联网技术运用进来，查找文献并且做好建档操作，给文书档案管理更好的进行奠定良好基础。

三、结语

在我国发展的过程中，文书档案管理工作是非常重要的，这便需要档案管理机构不断的完善文书档案管理的机制，引进先进的技术，做好文书档案管理人员培训工作，提高其工作素养，从而给文书档案管理工作更好的进行奠定良好基础。

参考文献：

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[2]朱红霞.新形势下如何做好文书档案管理工作[J].人才资源开发，2017，（02）.

[3]周丽丽.如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作[J].经营管理者，2015，（36）.

[4]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015，（13）.

（作者单位：吉林省有色金属地质勘查局六0三队）