试论电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理

白珊

摘要：我国的档案管理工作已经取得了很大的进展，但是现阶段所实行的档案管理方法还是针对纸质媒介的档案管理而言的，与现在的电子档案和纸质档案并存的档案管理工作不符。要想使档案管理服务水平得到进一步提升，就必须针对现阶段电子档案和纸质档案并存的管理形式制定全新的管理策略。鉴于以上问题，文中在对电子档案和纸质档案以及各自的特点进行分析之后，进一步探讨电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理措施。

关键词：电子档案 纸质档案 档案管理

一、电子档案与纸质档案并存

从职能方面来看纸质档案和电子档案不存在本质上的差别，仅是将信息在不同载体上进行呈现，在对二者的使用特点进行分析之后可以发现，纸质档案和电子档案的优势和弊端是并存的，要想实现档案管理事业的有序发展就必须在分析二者的优缺点之后制定出合理的应用方案，使其能够互为作用取长补短。档案管理的主要工作内容就是将人们生活中不同阶段的信息进行收集和记录，以档案的形式进行管理，所表现的均是个人的实践活动。

就储存时间方面来说，电子档案可以实现对所有信息的全面储存保证信息的完成性，但是由于电子档案必须依赖与网络，网络中的病毒很容易对造成数据信息丢失的问题，相对来说安全系数较低。而纸质档案在储存时就不必担心这类安全问题，但是在档案管理的过程中很容易发生破损，尤其是那些年代已久的档案信息，一旦发生破损将为档案管理质量带来严重影响。虽然通过有效的管理，档案已久细致划分年份和日期，但是查找的过程过于繁琐，管理效率要明显低于电子档案。鉴于以上问题，档案管理人员应该将二者进行有机结合，以各自的优势来弥补不足，实现档案管理事业的有序发展。

要想做到电子档案和纸质档案的有机结合，充分发挥各自的作用就必须根据档案管理工作的实际需求对管理方式进行创新，编写出科学有效的管理方案。可以从电子档案管理的方法和管理制度入手，充分利用法律条例来保证电子档案的安全性。注重对纸质档案的管理，确保其不受外界因素的影响产生破损现象，将各个载体档案的作用发挥到极致，从而提升档案管理事业的发展进程。就我国当前的发展形势而言，档案管理工作还是要以纸质档案和电子档案共存的方式进行管理，在保证档案信息安全的同时，确保管理工作的效率。

最重要的一点是无论选择哪种载体的档案管理工作都需要将信息录入相同的系统中，电子档案通常是以自动采集的方式进行信息录入，而纸质档案在信息整理时多采用人员录入的方式，在此过程中如果发现相对重要的档案信息则需要将其转化为数字化的管理方式，即录制成电子档案进行保存，为了保证二者能够充分发挥自身的职能作用，需要根据实际的档案管理需求，选择对应的管理方式。

二、电子档案与纸质档案的特点分析

（一）电子档案的特点

1.档案信息存储丰富性。电子档案的储存可以支持磁带、光盘和磁盘等多种形式，其中的光盘可以支持大量档案信息的储存，与纸质档案相比储存的信息量大且多，在储存的信息量方面占据极大的优势，相对于纸质档案来说即能接受储存空间又便于管理，使得档案管理工作更加简便，有效减少管理者的工作量。

2.档案信息生动形象性。在网络技术和计算技术不断发展的形势下，电子档案所记录的信息形式呈现出多样化的发展趋势，以视频、音频和数据代码等形式对事件内容进行更真实的诠释。打破了纸质档案过于单一的记录模式，将历史活动以图文并茂的方式进行展现，实现了对历史活动的全息化记录。

（二）纸质档案的特点

1.信息与载体的依附性。载体与信息相互统一构成了纸质档案真实的属性，即原始记录性。这种记录方式所体现的不仅是信息的真实性，也是信息与储存媒介的依附性。对于纸质档案而言，信息与载体之间一旦形成原始记录就很难分离，二者之间存在十分紧密的关系。

2.档案信息的原始凭证性。纸质档案的形成是对历史情况的客观描述和记录，为此，具备较强的凭证性。而作为档案的载体则是由特定的人员所制作的实体材料。

三、电子档案和纸质档案并存时期的档案管理措施

在科技不断发展的形势下，信息技术得到了广泛应用，在档案管理工作中也适当引用了信息技术，有效提升了管理效率。通过信息网络平台的构建，使档案信息的管理工作更加便捷，为管理人员省去了大量繁琐的工作。在电子档案和纸质档案并存阶段，需要充分发挥二者的优势，使其进行有机结合，进而提升档案管理的管理水平，提供更好的管理服务。

（一）同步归档工作

纸质档案进行资料收集时需要注意实时归档，并做好标记，为后续的档案信息管理工作提供方便。采用网络技术进行信息收集时，需要对信息内容进行审核之后将有价值的信息进行归档。总之，无论是哪种载体的档案收集归档工作都是至关重要的一环，关系到档案管理的真实性和全面性，所有流程均需按照收集和归档的规范进行。对于纸质档案来说，收集到的有用信息可以直接归档，而网络收集的信息则需要进行筛选之后，存入对应的硬盘标记归档。

（二）同步整理工作

为了提升档案管理工作的效率，可以根据纸质档案和电子档案内容相同和编号相同的特点，实行同步整体。在录制电子档案信息的同时对纸质档案的内容进行整理，可以有效实现二者的统一。而电子档案和纸质档案并存发展阶段的主要管理内容就是依据二者的优缺点进行有机结合的过程。为此，在在纸质档案进行整体的过程中可以同时完成对电子档案的同期录入，实现档案的双重管理，既可以保证档案管理的可靠性，又能提高安全性。

（三）同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

（四）同步利用

需要查阅档案时，可以利用需要查询的信息内容到电子档案中进行索引，在没有特殊要求的情况下直接提供电子档案信息即可。而需求纸质档案信息时，则可以根据电子档案管理的类型和时间信息，直接进行查找，这种管理方式及可以保证工作效率，又可以降低纸质档案使用的几率，进而降低磨损率，有效提升纸质档案的全生命周期。纸质档案和电子档案共同管理的理念可以有效实现对档案信息的分阶管理实现档案管理的全息化和电子化。

参考文献：

[1]段保慧.试论电子商务时代如何管理并发挥好电子档案与纸质档案的作用[J].办公室业务，2013，（17）.

[2]戚鴻雁.试论新形势下电子档案与纸质档案的并存和发展[J].卷宗，2015，（06）.

（作者单位：东北农业大学后勤处）