基于对城市规划档案管理信息化建设的分析

广西省桂林市城市规划信息技术中心 阳 慧

随着电子计算机和网络技术的普及和发展，档案信息化管理将不可逆转地向电子化和数字化方向发展。因此，如何做好电子文件归档与管理，如何强化档案管理的信息化、数字化建设，已成为档案人员需要面对的一个崭新课题。本文主要从城市规划档案管理信息化建设的现状与意义角度出发，论述了档案管理信息化建设的步骤与内容，阐述了城市规划档案管理信息化建设的措施，并从不同角度进行的叙述和分析，从而对城市规划档案管理信息化建设的分析与探究提供参考。

引言

随着信息技术的不断创新和发展，有效的推动了不同行业朝着信息化方向发展，城市规划档案管理也不例外，有效的应用了信息技术，实现了档案管理的信息化建设，从而更好的服务城市发展和城市规划工作，对此，要加强相关的建设管理力度，推动城市规划档案管理工作的有效实施。

1.城市规划档案管理信息化建设的现状与意义

1.1 城市规划档案管理信息化建设的现状

城市规划档案管理信息化是为智慧城市建设提供基础信息服务的一部分，完成这项工作将对提高政府机构办事效能、政务公开、加强城市规划档案现代化管理、方便保存查询利用、处置城市应急事件、工程抢险、处理建设项目纠纷、智慧城市建设等等有着重要的积极作用。桂林市也在积极的开展城市规划档案管理的信息化建设，例如桂林市工信委组织积极召开城市规划档案信息化的验收工作，有效解决和完善在档案管理信息化过程中存在的问题，在2016年，市工信委、财政局以市工信安排城市建设档案馆信息化专项资金120万元。专门成立了信息化办公室，在人员紧张条件下，调整充实了人员配置，加强城建档案数字化扫描工作各环节的管理，在2016完成了第一期数字化扫描工作的基础上，又保质保量完成了第二期数字化扫描工作，两期工程共完成档案资料扫描845.1万页，约12多万卷宗。

1.2 城市规划档案管理信息化建设的意义

当今的社会已经进入信息化时代，随着信息技术、网络技术以及计算机技术的广泛应用，城市规划档案已经充分的应用电子档案，在城市建设和城市规划过程中，城建是主要的实施部门，因此要对相关的建设和规划档案进行有效的记录，其中涉及了城市管理、建设以及规划等相关部门，所以，城市规划档案管理的信息化建设对城市发展有重要意义。在实施城市规划档案管理过程中主要应用了照片、图表、图纸、文字、录像、录音等方式，其中主要以录像、录音以及图片为主要管理形式，由于这些管理方式容易受到外界环境的影响，例如温度、湿度等，对此，应有效应用计算机技术将规划档案资料转化为电子版，从推进城市规划档案管理的信息化建设，延长档案的保存时间。因此，要有效的应用现代化科学技术，提升城市规划档案的管理水平，促进规划档案信息的传输效率和质量，提升档案的开发利用效率。

2.城市规划档案管理信息化建设的步骤与内容分析

2.1 城市规划档案管理信息化建设的步骤

第一，落实信息技术的配置工作，首先要依照当下的实际需求和技术水平对档案管理的信息设备进行更新和升级，并依照实际的建设情况配备相应的服务器、电脑桌椅以及电子计算机等。第二，要促进档案管理信息化的规范化和正规化，否则难以保障档案管理信息化建设的落实。第三，对当前的档案信息进行整合和完善，与先进的信息技术和通信技术进行结合，将检索和处理功能融入到信息数字化过程中，一旦出现信息安全问题，能够及时的进行排查和维护，从而将网络技术和档案信息查询权限以及范围进行限制，保障信息的安全性。

2.2 城市规划档案管理信息化的内容

城市规划档案管理信息化建设是当前城市化建设的重要保障之一，积极应用现代化信息技术能够有效完善档案的管理途径和手段。档案信息化建设主要涉及以下几方面内容，首先是搭建信息管理、储存、输入、输出的一体化档案管理数据系统，其次，应用成熟完善的城市规划管理系统软件，促进档案管理信息的数字化和自动化。最后是要对城市档案管理信息的权限和职能需求进行精细化划分，促进档案管理系统、城市规划以及城市建设内资源的共享和交流，同时，整个管理方式需要以网络为基础，从而全方位的实施档案管理的信息化建设。

3.城市规划档案管理信息化建设的实施

3.1 城市规划档案的接收与归档分析

首先要有效实施城市规划档案的征集、收集以及接收工作，对档案的存储结构、储藏门类进行优化，尤其是城市规划业务技术档案、规划系统管理部门业务档案、城市地下管线工程档案、城市基础设施档案以及重点工程档案，加大照片、音像档案和数字档案的建设比重。其次，对城市规划档案馆藏的基础配套设施进行完善，有效的扩大档案管理的办公面积。最后要加大硬件设施的投入力度，积极的利用防盗、防火、空调等现代化设备，保障信息化管理电子设备的安全稳定运行。

3.2 城市规划档案管理信息的数字化

首先要以现代化信息技术为基础，通过数字化的方式来处理档案信息资源，从而实施档案新的管理和收集工作，利用和连接高速宽带通信网络设施，从而建设大规模的分布式数字信息档案管理系统，保障整个信息资源的开放性和空间的有序性，其中涉及了公共信息数据管理系统、计算机辅助管理和设计系统以及办公自动化系统，从而实现档案信息的跨地区和跨机构的传输和交流。其次，实施档案管理信息化建设要与城市的信息化总体规划相融合，从而构建一个面向内部的管理平台和面向外部的统一门户平台，第一，内部管理平台要对声响档案系统进行优化，积极开发档案应用的子系统，从而完善档案管理的进一步信息化建设，积极应用GIS技术，利用叠加串联的方式来管理档案。第二，档案信息的统一门户建设过程中要搭建、档案征集、利用、验收、报送等服务板块，强化城市规划信息的对外服务功能，从而利用档案分权的方式来进行管理。

3.3 科学化实施城市规划档案管理信息化建设

第一，将不同形式下的规划档案统一纳入到管理范围当中，保障档案信息的安全性和完整性，促进城市规划未来的工作效率，从而为城市规划档案的深度开发提供便捷。同时要做好档案的安全工作，尤其是重要的档案资料要及时的进行微缩、扫描、复印，并整理成电子版，做好档案的备份工作，降低原件的损耗度。第二，利用目标管理法来实施管理，将定性目标管理逐渐转化为定量的目标管理，从而将管理目标层层分解，逐步的去落实和实现。第三，标准化的实施档案信息化管理，制定严格的管理标准，对每个步骤、工序进行规范化，积极应用现代化管理技术，提升管理的技术水平。第四，加强城市规划档案管理信息化建设的制度化，构建有效的制度，促进档案管理工作的效率，并依照严格的制度标准来保障各项管理工作的安全稳定实施，提升档案管理工作者的责任感。

4.结束语

综上所述，信息化建设已经成为城市规划档案管理工作的主要发展方向，有效的应用现代化管理方式，促进档案信息的高效、全面、科学化的建设，提升档案的应用效率，并结合当下的实际需求积极应用新的信息化技术，满足城市规划档案管理的需求，为城市发展规划提供有效的信息服务。