规范企业财务管理采购结算（投入）与销售结算（产出）之我见

◎孔庆玲

一、引言

当前，众多的企业都在竭力推进“供给侧”结构性改革，不断夯实会计基础工作，着力加强企业财务管理，向管理要效益。企业在加强财务管理过程中，竭力强化企业财会人员的继续教育，旨在提高企业财会人员的会计职业判断能力和会计职业道德素质，充分发挥企业财会人员在加强和改进企业财务管理过程中的能动作用，全面提高企业内部会计控制水平。现代经济学中《投入与产出》的基本理论告诉我们，少投入，多产出，特别是产出市场需求适销对路的产品，扩大市场占有率，从而把企业做大做强。本钢集团有限公司（以下简称本钢）确立了企业管理要以财务管理为中心，财务管理要以资金管理为中心。明确了要突出企业财务管理，并把财务管理中的资金管理摆放到更加突出的位置上。企业财务管理中的采购结算与销售结算，是企业控制资金投向和管理资金收入的重要财务管理控制工作。笔者认为：企业的采购结算是属于“企业投入范畴”，企业的销售结算是属于“企业产出范略”，只有少投入多产出，企业才有盈利空间，只有投入的越少，产出的越多，企业盈利空间才会越大，这是投入产出学揭示的最简单、最通俗的基本内容。可见，如何规范控制企业采购结算与销售结算，太重要了，决定着企业盈利水平。是摆在所有企业面前的一个重要课题，也是加强企业财务管理的一个热点话题。笔者撰写本文，拟对这一课题，抒之已见，试图回答这个问题。

二、发力企业采购结算规范管理控制

本溪钢铁（集团）实业发展有限责任公司（以下简称本钢实业公司）是本钢的全资子公司，所属单位有本溪市东风湖钢铁资源利用公司、瑞丰农产品销售公司、回收利用公司、焦化开发公司、铁路修建公司、劳动防护公司、机电安装公司等16家下属企业单位。主要产品有：炼钢辅料、炼钢生铁、铁皮球、铸造件、渣罐涂料、钝化镁粉、劳动防护工装、特种作业防护品、防尘滤袋、五金制品、工业处理药剂、道路运输、特种设备维修、工业管道清洗、厂容绦化、计器仪表、电力通讯的安装维保等，是本钢的正部级单位。本钢实业公司的生产经营宗旨是：立足本钢、服务本钢、开拓市场、发展企业。本钢实业公司高度重视企业采购结算，特别是组织企业财会人员与企业管理人员学习经济学、管理学、投入产出学、经济法学、合同法等，为全面加强企业采购结算提供保证。实践证明：科学的管理控制好，规范好采购结算管理控制，对企业降本增效意义重大。依据财政部《企业内部控制基本规范》及本钢财务管理的有关规定，本钢实业公司为了规范、统一企业采购结算流程，有效控制采购资金，不断强化对供应商信息及债权债务的联动管控，防范采购结算过程中的风险，使采购结算管理进一步规范化、标准化、制度化。对企业根据生产需求，编制与之配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应，从验收入库到支付款项的全过程规范化管控。明确了采购结算不相容岗位要相互制约，即估价结算、财务审核挂账、请款计划编制、资金调度、执行付款互相分离、互相监督，要明确企业职能部门分工职责和权限。企业采购专业部门负责签订采购合同、补充协议。对合同执行过程中出现的影响结算的具体问题负责解释、查询和处理，并督促供货商及时开具增值税专用发票，连同铁路货票等相关资料送达结算部门（财务部门）。运输管理部门负责依据合同及时进行铁运收车确认。计量部门负责检斤计量，质量管理部门负责质量验收。保管单位负责入储，并及时提供验收信息。

规范采购结算。货已入储但尚未结算的，财务部门督促专业部门及时催收发票，原则上结算期不允许超过一个月。财务部门对结算部门送交的结算单据，要进行审核并及时挂账。验收单、发票与合同的内容一致，增值税专用发票真实、合法、有效。对存在问题不能挂账的业务，要立即通知相关部门重新办理或完善相应入账手续。发现伪造、变造等不符合税法规定的发票，要查明原因，及时报告处理。财务部门对于未及时冲销的估价入账予以通报，专业部门逐笔写明原因，并限期冲销。对于签订预付款的采购合同，财务部门督促专业部门在货到后及时催收发票，冲销预付款。财务部门对各采购品种的实际采购成本与预算成本要按月进行单价、数量比对，分析差异因素，及时通报，纳入考核。财务部门对各采购品种的库存要实施监督，仓储部门要定期盘点，保证存货账实相符。加强对供货商信息的管理。供货商的相关信息发生变更，经采购单位专业部门及财务部门签字审批。

规范资金计划编制、审批及支付。采购资金支付坚持先平衡后支付，原则上不超预算。最大程序降低存货占用资金，最大程序压缩临时性急需支付的资金。采购资金的支付顺序，按保产的重要程序及轻重缓急划分。优先支付预付款、按发货额付款、带款提货。特殊事项须经单位主管领导签批。采购资金必须依据合同规定的支付方式，如改变付款方式，需履行变更合同并呈报主管经理同意后方可办理。采购专业部门根据合同和需求情况，每月编制出下月的采购资金计划，财务部门依据此计划及相关政策、估价、存货及月末结算情况，确定出本月资金支出计划。财务部门在付款时严禁超余额付款。发生异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金流失和信用受损。只有生产急需而且是卖方市场的产品，以合同为依据，由单位主管领导签字并本钢实业公司归口部门审核，公司总经理批准后方可支付预付款。未签订合同的采购业务原则上不得发生预付款。预付款支付实行前款不清后款不付原则。财务部门对预付款要定期进行追踪核查，并分析账龄、占用的合理性、不可收回风险等情况，及时通报，并要求专业部门限期处理。发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。专业部门每月逐笔说明预付款的原因及清理时限，报单位财务及计划部门并纳入考核。对于已到期限、无质量异议、应返还的质量保证金，由专业部门组织、完善认证单。为规范采购结算，要加强对结算纪律与考核的力度。为保证采购结算及资金支付的全过程安全，前后工序间要互相审核，一旦出现问题，涉及的所有部门负连带责任。采购专业部门必须按总经理批准的付款明细支付采购资金，不得随意串用、占欠供货单位资金。采购专业部门要及时组织到货及催回发票，冲销预付款和估价。对工作不认真、不负责而造成发票丢失、质量异议不及时处理、部门之间互相推诿、不按合同办事等，除给予经济处罚外，还要给予通报批评。

三、强力加强企业销售结算的规范化管理控制

俗话说：“编筐窝篓，全在收口。”企业销售结算是产出的收口，是产出的结果，因而众多的企业财务管理中的销售结算都得到重视，原因就在于此。规范销售结算工作流程，防止销售款项不能收回或遭受欺诈，避免收款过程中的舞弊行为，这在全面加强企业财务管理过程中是极为重要的。销售结算业务是指企业出售商品过程中收取货款、产品结算、开具发票、核对账目等经济事项。抓好规范企业销售结算，一是要明确企业有关部门在销售结算过程中的职责分工。销售部门负责依据已经确定的资源量及销售价格与购货商达成意向合同，依据财务部门提供款项，签订购销合同，通知生产部门组织生产，发出产品。并负责合同的跟踪管理，防止出现超发、欠款等现象。财务部门负责产品的收款、销账、结算销售产品、开具发票、监督销售价格执行、督促销售资金回笼以及资金回收情况的统计、分析与报表工作。负责与购货商核对应收账款余额，并与销售部门核对购销合同的发出量和结算量。二是规范销售结算。销售业务原则上采取“先款后货”的订货方式，特殊业务（如赊销、定金订货）需由销售部门履行相关手续报总经理审批后方可办理。企业财务部门必须依据销售部门已办理会签手续的交款通知单收取预付货款。企业销售部门依据财务部门提供的预收款项，签订购销合同，通知企业生产单位组织生产并督促产品发出。财务部门针对不同订货方式的合同，并根据入账后的款项情况进行销售结算。三是货款管理的规范。财务部门收到款项后，应按不同的结算方式及时办理入账。对每笔款项应及时跟踪，及时与银行核对，每日盘点现金，每月核对应收账款余额，如有不符及时查明原因。现金方式需准确提供银行账户给交付现金的购货商，让其及时将货款存入该账户，并依据现金交款单开具收款收据，出具记账凭证。支票、银行汇票方式，财务部门收到支票、汇票后，审核票面要素是否填写齐全，出票日期是否为中文大写，收款人填写是否正确，大小写金额是否相符，出票人财务大小印鉴及账号戳加盖是否清晰，有无背书情况等，审核无误后，准确填写进账单，及时交付银行。银行确认进账后，依据银行盖戳的进账单入账，出具记账凭证。银行承兑汇票方式，审核银行承兑汇票的票面要素是否齐全，出票日期是否规范，出票人与银行预留印鉴是否相符，收款人名称是否为公司全称，大小写金额是否相符。审核汇票后面的第一背书人是否与收款人一致，是否在到期日前收到汇票，如果汇票上显示的收款人并非本公司，即汇票是经收款人转让的银行承兑汇票，要审核汇票背面是否有背书，背书是否连续，背书的图章是否清晰，被背书人书写或条形章加盖是否正确。汇票的粘单是否规范，是否有压疑章，粘单后的第一背书人是否与压疑章背书人一致。财务部门及时确认承兑汇票的真实性，并传递给银行进行查询，在查询无误后做收款处理，出具记账凭证，并对银行承兑汇票登记备查簿。银行承兑汇票实行票据托管管理，由专人负责（票据托管是指依据客户要求，为客户提供票据信息查询、管理、代为保管票据等服务的业务。客户按照与银行的协议约定，可以通过申请由银行完成票据的保管）。电汇方式，对于客商电汇的款项，在得到银行回单后，及时与业务部门沟通，确认款项用途，然后做收款处理，填制记账凭证。预收账款退款的处理，财务部门与购货商核对预收账款余额，准确无误后，根据购货商要求填写退款凭证，退款单据由销售部门会签，销售部门主管领导签批后，财务部门注明退款方式并做退款处理。对于临时欠款及超合同限额发货的，要本着“谁经办、谁追收、谁审批、谁负责”的原则及时跟踪进行货款清收。欠款须在5个工作日内补齐，由销售部门催缴，财务部门监督执行。款项补齐之前应采取暂停发货、扣留发票等手续控制欠款额度的扩大。对于正常上下浮动发货量的管理，销售部门应在前期组织订货货款时控制。对于超出上下浮动发货量的，必须确认责任人，有批示的按批示办理。主观恶意的要追究责任人责任，造成损失的按渎职处理。财务部门对于签订赊销订货方式产生的欠款，要及时与销售部门结账。对于未按交款时间回款的购货商，要及时向主管领导反映，并应收取滞纳金，情节严重的暂停业务。给公司造成损失的，要追究相关人员的法律责任。

四、结束语

在当前，全面加快振兴东北老工业基地的进程中，在我国钢铁产品产能过剩，钢材价格低，盈利空间极小的市场环境里，企业加强财务管理，规范采购结算（投入）与销售结算（产出）的重要意义与重要作用凸显。企业要振兴要发展，做大、做强，必须要高度重视投入与产出，而采购结算与销售结算，正是投入与产出的实践与结果。笔者始终认为：企业只有凝心聚力，盯住采购结算，精打细算，节约节支，才能降低成本，同时，企业也只有咬住销售结算，应收尽收，才能提高企业经济效益。这在企业财务管理工作实践中已得到证明。