《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

文件的整理与定期归档是将文件转化为档案的重要工作环节。科学的整理方法、清晰的归档范围、明确的归档时间，是保证案卷质量和档案完整、准确、系统与安全的重要条件。

7.3.1文件整理

文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB9705、DA/T22、GB/T11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/T32等标准的要求。

文件的形成有其自身的规律和特点，国家档案局颁布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）明确了归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文件之间的有机联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。文件来源方面的联系即以一定的责任者为要素构成联系，整理时尽可能保持这种固有的联系。文件时间方面的联系是文件的形成部门在处理具体工作或进行活动时，都有一定的过程或阶段，从而使文件之间存在自然的时间联系，整理时要保持这种自然的联系。文件内容方面的联系即文件是形成部门在解决特定问题或因特定的事由形成的，这就构成了文件之间在内容上的紧密联系。对一个问题、一件工作、一起案件、一项活动、一次会议、一个项目（如一个科研课题、一个型号的设备或产品、一个基建项目，等等）所形成的文件，在整理时都要注意保持它们之间的联系。文件形式方面的联系即文件的文种或载体等之间的不同类型。文件的形式标志着文件产生时特定作用，在某种程度上，也反映了文件在来源、时间和文件内容上的联系，在整理时也应适当保持文件形式之间的联系进行整理。

区分保管期限。不是所有办理完毕的文件材料都必须归档保存，也不是所有需要归档保存的文件都具有相同的保存价值，而是要依照国家、行业等有关规定和企业的具体需要，结合立档单位的实际情况，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。在保持文件有机联系的前提下，整理在一个保管单位或一个案卷中文件的保管期限应是相同的。

便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。当“文件之间的有机联系”与“保管和利用”发生矛盾时，就不能机械地理解“文件整理应该保持文件之间的有机联系”，而应充分考虑保管和利用上的方便。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。

关于各种文件的整理要求，基本都有相关的标准和规范，在进行文件整理时，可按照这些标准和规范的要求进行整理。其中，管理类文件的整理应符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《文书档案案卷格式》（GB9705-1988）要求；科技类文件的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），会计类文件的整理应符合《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）的要求；干部职工管理类文件的整理应符合《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）的要求；音像文件的整理应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-1989）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）的要求；电子文件的整理应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）的要求。

关于企业管理类文件的整理方式可以有两种：一种是以“卷”为单位进行整理；另一种是以“件”为单位进行整理。以“卷”为单位进行整理是传统的立卷方式，就是根据文件的形成规律，将一组有密切关联的文件按照既定的分类方案进行组合。以“卷”为单位整理文件，，其基本保管单位是案卷。以“件”为单位进行整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位進行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片，一盘录音带和录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件作为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。选择以件为单位整理文件时，其前提条件是基本实现了自动化办公或以使用计算机为主的文件管理。

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