数字档案室建设概述

朱辉秋 王 昊 戴娜娜

南京市鼓楼区人民检察院 江苏南京 210015

一、数字档案室的概念

数字档案室是指党政机关、企事业单位等相关组织在其履行职能过程中，运用现代化技术手段对电子档案和传统载体档案数字信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的综合档案信息集成管理平台。

不少人认为数字档案室就是简单的对纸质档案的数字加工，这是一个误区，其实纸质档案加工只是数字档案室建设的一部分，它是通过多部门的协同，从档案管理体制、标准规范、采集、管理模式等方面全面变革，建立一套新的档案管理模式。

二、数字档案室的优点

与传统档案管理模式相比，数字档案室具有许多优势。比如有一些档案因为翻阅量大、利用较为频繁，时间久了，档案会出现残破的问题，这对档案资料保护提出了严重的挑战，而数字档案室即可可有效解决这一问题。在数字档案室建设完成后，以后查阅档案时只需获取相关授权后，即可在网络上查看档案，而不再需要翻阅档案原件。用户不再需要“登门造访”，大大加快信息交流与反馈速度。且以前是以档案为中心，转变为以用户为中心，以动态分布的方式提供信息，提高获取档案的效率。

三、数字档案室建设原则

数字档案室的建设应坚持“资源优先、标准规范、统筹整体、确保安全”四原则。即着眼于档案资源建设，保证及时、规整、有效归档，以资源建设质量为出发点。统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案时与综合档案室之间关系。将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设紧密结合起来，整体推进。同时建立相关安全管理制度，分级保护，配备相应应急设施，确保数字档案室安全运行。

四、数字档案室建设要求

数字档案室的建设是多部门协同开展的，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，涉及到机关档案部门、业务部门和信息化部门等。

硬件要求。主要需要用于档案数字化的专用场地、用于信息数据存储管理和应用运行的服务器、用于各类用户访问的终端设备、各种输入输出、扫描设备等、用于数据备份和归档移交的光盘刻录机等，以确保数据采集、处理的准确高效。

软件方面。可根据自身情况选购配套性好、安全性高、稳定性好的主流操作系统。选择与本单位信息管理实际标准相符的数据管理系统，选择配套的扫描软件、图像处理软件等，实现档案资料管理与办公自动化的无缝衔接。

数字化标准要求。依据国家档案局相关标准进行科学加工和整理。

五、建设数字档案室的几点建议

（一）领导重视，建立相应协调机制。在如今越来越重视效率的情况下，数字档案室的建立对机关单位办公提供极大的便利。所以应当加强档案信息化工作的宣传力度，提高基层单位对档案数字化建设工作重要性的认识。目前存在的问题是相关专业的人才短缺，这就需要建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制，以弥补人才不足。同时也要加大相关人才培养，适应新形势下的工作。

（二）加大投入，保障经费需求。目前数字档案室建设的一大拦路虎即经费不足，主要还是重视程度不够，因此就需要加大宣传力度，让领带重视起来，增大相关经费投入和政策。同时利用有限的资源有序开展相关建设工作，优先利用率高的、涉及切实利益的档案数字化工作，从小到大，有计划有重点的进行。

（三）明确职责，规范制度。建立完善的出入库管理制度，强化工作职责，优化管理和使用环境。

（四）加强数字化加工安全和质量监控。提前做好卷宗质量检查，审核其规范程度，保证数字化时的标准化作业，避免随意性。同时应安排人员进行不定期抽查，保证数字档案与原始档案的一致性。

数字档案室的建立是实现档案信息化的必然要求，对单位各项工作的开展有着重要的意义。随着时代的发展，电子政务已成为发展趋势，档案数字化工作承担着档案管理现代化的职责，提供在线信息服务，已成为机关工作的基础一环，因此档案管理工作想要更上一层楼，数字档案室的建设必不可缺。