新形势下秘书人员必备的心理素质

乔祯

[摘要]秘书作为领导身边的参谋和助手，其工作具有一定的特殊性，秘书在工作过程中处于各级管理层次的交叉点，要承担起沟通协调各部门的重要职责，秘书工作事务繁杂、时间紧迫、领导要求严格这些很容易使秘书产生烦躁、疲惫、紧张等不良情绪，秘书人员需不断的调整心态、准确的评价自我、及时消除各种负面情绪，才能在紧张忙碌的工作和生活中保持健康的身心。

[关键词]秘书人员 必备 心理素质

一、秘书的界定

（一）秘书

在国外“秘书”源于拉丁文的“secretarius”，意思是可靠的职员。英文中的秘书（secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物，主要指职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的人员。

国际职业秘书协会认为秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。

今天我们认为秘书是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。

（二）新形势下秘书工作的特点

（1）高度的政治敏感性。秘书作为领导身边的参谋和助手，必须具有高度的政治敏感性，需学会运用辩证唯物主义与历史唯物主义的观点去察看与辨析问题，特别是当国家召开重大会议或推出重要政策时，秘书人员需立刻浏览与之有关的材料，深刻领会相关文件及会议的精神，且紧密结合实际积极开展工作；当草拟文件、撰写领导讲话稿时就需紧跟时代主题，把握正确的政治方向，防止理论方向的误差造成工作的被动。

（2）掌控工作的全局性。古人云：“不谋全局者，不足谋一域。”秘书作为领导的参谋和助手，要时刻想领导之所想，深刻领会领导意图，学会站在领导的角度看问题；要始终坚持以全盘考虑的方式认识和思考发展瓶颈，明确发展中困难的出发点和落脚点，在适当的时机给领导提供正确的建议，真正当好领导的参谋和助手。

（3）增强综合协调能力。综合协调能力是判别秘书能否当好领导助手的关键。秘书在工作过程中处于各级管理层次的交叉点，要承担起沟通协调各部门的重要职责，当上下级之间出现推委或分歧时，秘书就必须发挥其应有的协调功能，客观、公正、及时地做出判断，决不能从个人关系出发，厚此薄彼；要讲究语言艺术，用得体的语言简明扼要地表达意图，使对方愉快地接受建议，提高各部门的办公效率和管理效能。

当前，秘书和秘书工作，已经成为任何一家企事业单位、公司等的重要组成，是一个不可或缺的角色。纵观几十年来秘书工作的发展，是一个秘书职责逐步拓展、秘书技能逐步专业、秘书种类逐步增多的过程。

二、秘书在常规工作中的心理特征

秘书工作、秘书角色的基本特征，决定了秘书在常规工作中的心理特征。对秘书工作中的心理特征的总体把握，是做好秘书工作的前提。

（一）作为领导的服务员，有从属感和被动感

秘书和领导是两种社会角色，虽然工作目标一致，但工作职能不同。在秘书活动中秘书人员的性质始终是辅助性、参与性和支持性的，而不是指令性、决策性的。

秘书人员要善于领会领导意图，在思想上、言行上与领导保持一致，全力辅助领导做好各项工作，秘书工作劳心伤神、清苦操劳，工作优秀，领导满意；倘若工作失误，领导的批评指责在所难免。因此，长期的幕后奉献，会使秘书人员或多或少萌生一种从属感和被动感。

（二）作为领导的代言人，有居高感和成就感

秘书的常规工作是办文、办会、办事。在办文工作中，秘书人员在领导的授意下执笔行文，代领导个人或组织立言，所用多为命令、督促、建议、通报或总结等文体：在办会过程中，秘书常常是会议组织者、参与者和服务者，既了解会议的主旨议题，又熟知会议的程序，甚至连领导的发言内容都了如指掌。领导若不能躬亲会议，就可能由秘书代言或主持。因此，秘书必然会熟悉和掌握组织的全局性工作和某一时期的中心工作内容。秘书所展示的是领导形象，所行之事也是领导之事，自然会产生一种居高感和成就感。

秘书的这种居高感，多数时候体现在与下级部门的沟通过程中，这往往是不成熟的秘书新人常有的心理感觉。同时也是秘书人员出现职能越位的重要心理因素。

（三）作为领导的参谋，有专家感和睿智感

秘书人员履行参谋职能已被公认，一名优秀的秘书应当有广博的知识、敏捷的思维、见微知著的分析能力、敢谋善断的魄力。在一定程度上，秘书是领导思维的外脑，即领导的幕僚、咨询人员、决策参谋，同时，秘书人员也应该是全才和通才。秘书人员往往通过自身的才华和能力，出色地完成领导交待的任务，对领导工作中的疑难问题及时地给予协助，这些都为秘书工作平添了几分专家感和睿智感。

（四）作为领导的保密员，有持重感和信任感

秘书贴近领导，了解和掌握组织的政策秘密和商业秘密，能保守秘密，领导才会委以重任和给子信任。所以，一个称职的秘书，其言必缜密，其行必无过失，与领导保持一致，忠诚守密，由此，秘书人员会感受到工作中的持重感和信任感。

三、培养秘书人员良好心理素质的途径

秘书工作事务繁杂、时间紧迫、领导要求严格这些很容易使秘书产生烦躁、疲惫、紧张等不良情绪，甚至发展成为心理疾病。因此，秘书人员在工作和生活中需要不断加强心理修养，及时消除不良情绪，这样才能在工作、生活中保持身心健康。

（一）树立正确的人生观

人生观对每一个人来说都很重要，对于每个人的心理活动同时也具有十分重要的调理作用，一个人只有设立正确的人生观，才可以正确的应付生活中发生的各种矛盾、困难与挫折，对外界刺激形成适当的行为反应，假若缺乏正确的人生观，那么便会失去对自己行为的有效控制，就容易让各种心理问题所影响与困扰，从而影响个人的心理健康。秘书人员只有提高思想道德修养，不断提升思想觉悟，设立正确的人生观，才可以始终保持积极、健康、向上的心理状态，防止各种不良心理问题的困扰。

（二）进行准确的自我评价选择合适的奋斗目标

一个人没有理想抱负便会无所作为，就不会有大的成长进步，但是一个人假若不可以正确的评价自己，把目标设的过高，而自身的能力与客观条件又非常有限，便会因目标无法达成而蒙受精神压力，影响心理健康。老子说过：“知人者智，自知者明”，一个人只有充分认识自己，对自己有个客观的评价，才可以确定合适自己的奋斗目标，秘书人员不可以因为处于与领导关系较近的位置，具备一些便利条件就向自己提出一些不切实际的要求，这样只能让自己为其所累，最后因为自己达不到目的反遭受精神压力。因此，秘书人员应该在准确定位自己的基礎上，给自己拟定一个适宜的奋斗目标，并把自己的理想抱负与本职工作联系起来，力争在结束工作的过程中达成自己的理想抱负。

（三）了解心理健康知识克服负面情绪影响

一些不良的心理问题对心理健康的影响是非常大的，如压抑、自卑、自大、多疑、嫉妒等是形成心理挫折、工作失误和导致人际关系紧张的原因，秘书人员既不可以自高自大、目中无人，也不可以一遇到困难挫折就自暴自弃，形成自卑消沉心理。只有学会战胜不良心理问题的影响，可以适当地调解心理压力，善于自我调整，才可以在处理工作与人际关系时保持清醒的头脑及平和的心态，遇事作出正确适当的行为反应。这就需要秘书平时多掌握一些心理卫生方面的知识，学会一些克服不良心理的方法，如自我教育法、语言暗示法、环境调节法、活动转移法等。除此之外，对怎样科学用脑、如何保持良好的心理状态等问题也应该有所了解与掌握，这样才可以在工作与生活中进行科学的自我调节，保持心理健康。秘书人员一旦产生了较为严重的心理卫生问题，便应该像对待生理疾病那样重视它，及早找出调节、缓解的有效措施；假若自身难以解决与克服，就需到心理咨询服务机构去咨询及治疗。

（四）积极培养各种兴趣爱好全面提升心理健康水平

积极参与各种有益的活动，既是人际交往的需要，也有助于展开各项工作、维持身心健康，防止产生孤独、恐惧等不良心理。可以在业余时间经常参加一些社交性活动，不仅能够广交朋友、联络感情、开阔视野、还能够调节工作和生活，让人维持良好的情绪状态，造就良好的兴趣爱好，丰富自己的业余生活，提升心理健康水平。