浅析办公自动化中的计算机技术应用

徐博 四平市财政票据管理中心

一、分析在办公自动化中运用计算机技术的优势

(一)办公自动化

基于社会经济水平的不断提高，以及科技信息技术的发展进步。人们对于办公的方式逐渐有了新的要求，办公自动化就是利用新型技术，来优化和减少办公的步骤，提高办公效率的同时还能减轻员工的工作压力，因而受到了人们的广泛喜爱。此外，办公自动化技术有效减少了工作中的失误问题，给企业领导决策提供了科学的数据支持，达到了促进企业良性健康发展的目的。

(二)计算机技术的优势

对于办公自动化来说，计算机技术是其最基本的核心驱动力。只有在其中融入计算机技术，才能真正的实现办公自动化。计算机技术基于网络庞大的信息资源库，以及便捷的信息处理渠道的优势。在使用计算机技术进行办公时，能够使企业内部员工实时在线交流办公数据，实现资源的共享，从而避免由于信息传递不及时而导致工作数据出现误差。同时，计算机技术强大的信息存储功能可以有效防止存储或者看管不当导致的办公重要数据丢失的问题。相关工作人员还可以随时随地搜索到需要查找的资料内容，因此，办公自动化与计算机技术的融合对于企业的发展进步有着积极的促进作用。

二、办公自动化中计算机技术的具体应用

(一)数据整理与存储

在日常办公过程中最基础，也是最为重要的环节就是对数据的收集、分类以及整理的工作。同时，数据整理工作也是最为枯燥复杂，工作量繁重，并且容易出错的地方。在传统的办公方式下，这项工作一直是员工比较头疼的项目。而办公自动化中计算机技术的应用就有效的解决了这个问题，为员工的日常工作提供了极大的便利。计算机系统自身具备存储以及记录的功能，能够对员工的操作过程进行记录。企业可以通过计算机技术，建立工作的核心系统，并对系统功能进行设置，就可以实现对信息数据的存储功能。然后通过专业的工作软件可以实现自动化的数据整理和分类，有效减轻了员工的工作负担。

具备数据信息整理功能的计算机软件种类有很多，包括对文字、图表以及视频等内容的整理。比较常见的是Word、Photoshop、3Dmax 等等。此外，计算机技术还具备为办公数据进行备份和恢复的功能，当员工误删数据信息之后，可以通过相应的技术手段找出备份数据，从而确保工作的顺利进行。

(二)信息安全防护

办公自动化基于网络信息环境复杂多变的大背景下，信息安全问题一直是工作人员重点研究的问题之一。例如，由于人员操作不当而导致的信息数据丢失，或者由于网络防护技术出现漏洞等导致数据受到病毒和不法分子的攻击而使数据损毁。而在办公自动化当中应用计算机技术就可以有效解决这个问题，相关技术人员可以通过给计算机软硬件设备升级，并定期进行维护来对信息的安全进行防护，可以利用计算机技术对防护软件设置自动监控和拦截的功能。同时，在处理以及传输一些重要信息文件时，技术人员还可以应用计算机技术将这些信息进行加密处理，防止在传输过程中被其他人窃取。从而更好的保证了信息的安全性，为办公自动化的全面推广应用奠定了良好的基础。

(三)信息传递和接收

计算机技术最基础的功能就是对信息进行传递和接收，它可以保证信息传递的及时性以及互动性。在办公自动化当中应用计算机技术，可以通过建立企业内部的网络互动平台，为企业内部各个部门之间建立联系，实现信息的内部共享功能。从而有效提升工作效率，减少由于信息传递不及时导致的数据核算失误，也有效合并了许多重复性的工作，为员工减轻工作负担。同时，这种方式也方便管理者在决策时，能够全方位的分析决策的可行性。并且，各个企业也可以利用计算机技术与市场外部环境建立联系。比如，将产品放在网上进行销售。利用计算机技术进行产品销售的方式，打破了地域上的限制，有效拓宽企业经营渠道，促进经济利益的稳步增长。

(四)技术知识演示

在办公自动化中应用计算机技术需要一个重要的条件，那就是要保证员工具备使用计算机技术进行办公的能力。因此，为了保证计算机技术能够真正发挥作用，相关管理人员必须要对员工进行全面、系统的培训。安排专家为员工讲解新技术的优势以及具体的操作方法，而在实际的讲解过程中，计算机技术也可以起到一定的作用。比如，在培训课程上通过使用计算机技术将基础知识点制作成PPT、表格等等，从而方便员工理解。此外，企业在进行产品推广宣传、企业文化宣传等等都可以使用计算机技术来丰富讲座的效果，增强对受众的吸引力。

三、结论

企业必须意识到计算机技术对办公自动化起到的重要作用，结合计算机技术自身的优势，在实际的数据整理、存储与备份工作中进行应用。同时，利用计算机技术来保证数据的安全性，有效提升数据传递和接收的效率。还可以利用计算机技术来进行技术知识的演示，帮助员工更好的理解计算机的使用方式，达到办公自动化的目的，从而为企业的长远健康发展提供充足的动力。