电子文件时代文档管理一体化分析

李绥绥　高大锦　宫秒忍

摘要：新时期，随着我国电子文件时代的悄然来临，文档管理开始呈现出一体化的发展趋势。同时，电子文件时代背景下的文档管理工作具有一定的便利性、简单性、易于保存性等，使其发展十分迅速。笔者在本文中主要针对我国电子文件时代文档管理一体化的相关内容展开了较为详细的分析和合理的阐述，并对此提出了几点个人的思考，希望可以推动文档管理一体化发展模式在电子文件时代实现更高的效率。

关键词：新时期；电子文件时代；文档管理一体化；探究与分析

引言：

所谓的电子文件时代，实质上是指在充分运用计算机技术的基础上所实现的文档信息的高效管理，其发展主要得益于技术革命的进步，以及时代发展的现实需求。现阶段，对于电子文件时代的文档管理工作必须予以更多的关注，并且需要充分结合实际发展情况，及时地发现仍然存在的诸多问题，从而根据具体问题进行具体分析，不断促进电子文件时代的文档管理一体化工作更具科学性、专业性和可操作性。

一、文档管理一体化的概述

要实现对文档一体化的管理，应该首先对文档的生命周期以及文档存在的不同种类型与形式进行充分地认识与区分，这是文档管理一体化的建设的前提条件。从文档的使用周期来看，每一份文档所要经历的过程大体相似，都要经过对文档信息的收集、提取有用信息并进行科学地整理、形成固定的文档、对文档之中的不妥当之处进行相应的修改、对修改后的文档进行使用、在完成使用之后或者是进行销毁，或者是进行存档这一过程。因此，从其生命周期来看，如果要对其进行一体化的管理，应该从其中的每一个具体环节入手，同时，还要对其进行持续的管理。在以往的非一体化管理之中，并没有对文档的生命周期规律进行充分地考虑，同时，对其生命周期规律的应用也是十分有限，进而使得其管理措施并没有发挥实际性的效果，经常会出现不能对文档进行有效地移动或者使用，并且，在对其进行使用的过程之中还会出现不同程度上的缺失与损坏等。而在一体化的管理过程之中，能够有效地对此种状况进行解决，可以使得文档管理之中的各个阶段，还能够加强对于文档的维护与管理，提高对于文档的使用效果，与此同时，还能够对于文档的改变和挪动进行有效地记述。

二、电子时代对文档管理一体化管理的现状分析

在以往的传统文档管理模式之中，其运转的基本规则是一动一录。一旦文件进行移动或者存在变化，就要对其进行相应的记录，但是，这种记录的方式还是过于粗糙，并且，其中的记录内容还具有诸多的不完善。因此，在进行查阅或者使用的过程之中并不能提供有效的借鉴，这也为后期的使用带来的诸多的不便。总而言之，文档一体化管理存在的问题可以概括为以下几点：

（一）受到管理制度的制约

文件的管理是通过文书进行操作的，并且，文件管理的主体也是文书。在当前时期，我国的档案管理管理制度对文书的工作进行了一定的规定，档案管理部门对于文书的责任只限于对其进行指导。但是，在实际的工作之中，却又是与制度的规定多有不符之处，档案管理部门往往将文书的工作代行了。并且，在当前的工作之中，对于文书的工作和档案管理的工作并没有进行清晰与明确地划分，因此，往往导致在实际的工作之中出现管理混乱的现象。

（二）没有形成科学、标准的制度

在传统的对纸质文件档案进行管理的过程之中，其管理体制本身就存在着多种问题和弊病，并且，在实际的工作之中并没有可以遵循的统一标准。在电子文件普及之后，并没有与之相配套的管理制度与管理规范，因此，导致在对文件进行管理时没有科学性，并不能实现电子文件的有效性管理的目的，同时，使得电子文件的管理缺乏一定的安全性。

（三）管理技术相对较为落后

技术对于电子文件时代的快速、稳定发展而言十分必要，更是必不可少的因素。然而，我国目前的文档管理技术较为落后，不能够实现计算机技术与其它软件之间的交互发展和高效互动，进而使得创新性较差，无论是技术实力，抑或是硬件设备和文档管理的安全性预防等工作都存在着漏洞和不足。

三、改善文档管理一體化建设的措施分析

（一）提高文档管理一体化建设的意识

通常意义上，文档管理工作的具体落实需要依赖于文件管理部门与档案管理工作部门这两大职能部门，并受到这两个部门的监督。因此，为了进一步提高我国档案管理工作的效率，必须积极提高文档管理一体化建设的意识，两大部门及其相关负责人必须针对具体的工作进行长期、频繁的交流，从而使得工作沟通更加顺畅，使得文档一体化管理的优势得以充分体现。并且，要积极鼓励各个部门的工作人员们提高对管理一体化建设的责任意识，充分发挥自身效用，促进该项工作的稳定落实。

（二）建设一体化管理的制度

以往的文档管理工作是不具有系统性和完整性的，因而在电子文件时代必须针对这一现实性问题对症下药，科学解决。相关部门及其负责人应该根据实际的发展情况来制定一份较为科学、完整、可行性强的文档一体化管理模式，对于这项工作所涉及的部门、人员的职责权限进行重新的且严格的规定，从而使得一体化格局更加明显。

（三）提高一体化管理的技术水平

需要不断提高一体化管理的技术水平，可以通过积极开发并创新文档管理的相关软件，使其充分适应电子文件时代的发展需求和发展速度，进而在保证软件正常运用的过程中可以更具稳定性和安全性。同时，需要提高相关工作者的技术水平，不断提升专业素养和技术能力。

结束语：

综上所述，笔者通过本文围绕电子文件时代背景下的文档管理一体化问题展开了比较详细的阐述与思考，进一步凸显了文档管理工作在新的时代背景下与计算机技术之间的直接联系，这对于促进其长足发展而言十分关键。因此，若想在新时期的发展过程中，不断促进我国电子文件时代的文档管理更具一体化的重要特征，便必须从现实条件出发，重点关注计算机软件的开发与创新、专业技术培训等多个重要组成要素，从而不断提升文档管理的工作效率，使其优势能够更加明显地发挥出来。

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