议信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战

杨柳

摘要：随着信息重要性在社会经济活动各个领域得到体现，社会信息化客观上要求提高档案信息资源的信息化程度，即促进社会实践对档案信息资源的利用。

关键词：信息服务模式；挑战；要求

农业社会、工业社会的档案信息服务工作之所以发展缓慢，与其对应的社会实践信息化程度较低有直接关系。随着信息重要性在社会经济活动各个领域得到体现，社会信息化客观上要求提高档案信息资源的信息化程度，即促进社会实踐对档案信息资源的利用。传统的档案存在方式及服务模式阻碍了社会对档案信息资源的知晓，不利于社会全面准确地掌握档案信息资源，更不便于社会对档案信息资源的利用。在信息化社会中，人们开始享受科技带来的便利，社会上各种服务行业的运作方式都发生了变化，效率、便捷、公众满意度成为衡量服务行业成功与否的重要指标。信息化对传统档案信息服务工作提出了挑战，具体体现在：

一、社会实践环境的改变对传统档案信息服务理念、意识的挑战

档案工作来源于社会需求，服务于社会需求。传统社会本身的封闭性与档案工作最初产生的原因，才使传统的档案信息服务具有的单向性，即对上的“资政”作用，使得档案信息服务在理念上带有“民可使知之，不可使由之”的色彩，这种狭窄的服务范围与传统社会对信息需求的薄弱相适应，所以传统的档案信息服务在传统社会仍然能够得到发展并实现其应有价值。但这种保守、狭隘的服务念如果沿袭下来必然对当前的档案信息服务工作造成巨大困扰，因为档案信息服务赖以存在的根基——社会实践环境发生了改变。开放的、自由的信息化社会需要开放的、便捷的档案信息服务。

此外，市场经济赋予社会行为主体较充分的自由使社会发展日益多元化与个性化，社会实践领域拓宽，新的工作领域、工作方式的出现，使档案信息需求主体发生变化，即除了政府部门和历史研究部门外，教育与科研工作者、各类经营者、公众也可能是出于猎奇的心理踏入档案馆的大门，希望借助一定的现代化设施，如缩微机、计算机网络等，来获取更为详尽的第一手材料，希望能够置身于快捷和舒适的服务环境中和广大民众成为重要的档案信息利用群体。这表明源于社会并服务于社会的档案工作真正向公众回归，日益成为社会公共服务事业，传统的狭窄的服务理念需要拓宽，并发生转变。同时，随着信息技术、信息产业的发展与信息价值被社会肯定，不断出现一些新情况、新问题，这就对档案信息服务部门的创新意识、开放意识，对传统单一的服务方向都提出要求。创新意识与开放意识作为档案信息服务工作中的具体意识，正是在服务理念这种管理思想的基础上建立的，这是社会信息化环境的变迁给档案信息服务工作带来的动力与契机，促使其必须改变。

二、信息文明要求的公平、自由给档案信息服务制度带来新的要求

一方面，信息的共享性与自由传递性对传统档案信息服务制度的挑战。传统档案信息服务的基本理念是“资政”，传统档案管理工作基本上属于档案实体管理，采用封闭或半封闭的管理方式，档案信息服务采取的是等客上门的被动服务。档案信息服务制度中也没有考察、反馈制度，档案信息服务部门不关心具体的利用效果，不存在与外界的沟通；在服务制度上，也不注重利用者的参与，这给利用者带来不便的同时，也影响了档案信息服务效果；在编研中，档案信息服务部门习惯将借阅等服务活动同编研等活动割裂开，由档案部门判断而不是利用者的需求决定编研的具体内容。这就是看堆守摊思想指导下形成的档案服务工作，即只有服务工作的“外形”，却没有服务理念的“核心”作支撑。另一方面，公平自由的获取信息即利用对象的社会化对档案信息服务客体内容与数量的要求。信息传播是现代民主体系的一个关键。

传统的档案信息服务由于受到农业社会保守文化心态的束缚与维护统治者利益的目的限制，采取了保守的公开信息服务客体的做法，即使为了适应工业化发展的需要对传统档案信息服务模式试图进行调整，使档案信息服务在方式、设备等“硬件”上发生变化，如：档案部门利用网络技术建立网站。但是，由于落后服务理念的固守，使档案公开数量仍受到严格限制，并不能提供给利用者大量档案信息，为了适应社会环境需要而建立的绝大多数档案网站扮演的不是信息传播的角色，而是档案宣传者的角色。换言之，目前社会大众在网上难以直接看到自己所需的档案信息，所接触到的一般只是有关档案部门、档案信息、档案信息利用相关情形的介绍。查找工具与参考资料等档案信息服务偏重于人事处分、政治内容方面，这是传统的档案服务工作主要为政治斗争、无产阶级专政、工农业生产、领导开展工作、解决历史疑难问题服务造成的后果。一旦利用者得不到需求的信息，必然对档案信息利用产生失望情绪，今后放弃这种获得信息方式的可能性就非常大。造成档案信息流通人为受阻，大量档案信息资源浪费。因此，信息化社会环境下，公众对信息需求的加大，对自由、平等的利用档案信息的要求的迫切使档案信息服务客体必须在内容上充实，进而对档案信息公开法规上有更高的要求。传统档案信息公开凭相关人员个人意志控制的做法将不再可行。

三、社会服务信息化要求服务的高效率与高质量对档案信息服务方式的挑战

社会服务信息化从狭义上讲，通常指的是社会服务方式的信息化，它包括社会服务手段的信息化和社会服务方法的信息化。从广义的角度来讲，它还包括社会服务主体的信息化、社会服务客体的信息化和社会服务内容的信息化。社会服务主体的信息化牵涉范围较广，包括社会服务行业的网络化、社会服务组织的信息化以及社会服务人员的知识化等。社会服务客体的信息化实质上就是社会生活主体的信息化和知识化。社会服务方式的信息化则是社会服务手段和运作过程的信息化，它包括采用信息技术、网络技术等为社会服务客体提供服务及其整个信息化的作业过程。目前，社会服务信息化在很大程度上就是指社会服务方式的信息化。可以说，社会服务方式的信息化是社会服务信息化的中心内容。因此，在信息技术不发达阶段，档案部门为社会提供实体性档案信息服务（档案原件、复制品及档案文献汇编）是可行的。随着社会信息化程度的提高与服务信息化的发展，新技术、新材料使档案信息的存在方式得以改变，这使传统档案信息的借阅、复印等服务方式不能适应现阶段的利用需求。如果把这种服务方式作为主体方式而继续发挥作用，其有效性与适应性便会出现问题，其最大的问题在于服务的不便性和高成本，进而不利于工作效率的提高。