浅谈电子文件归档管理

赵倩倩

摘要：电子文件的归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理由文件生成部门向档案部门的正式转移。与纸质文件相比起来电子文件归档则更为复杂。

关键词：电子档案；归档；管理

电子文件的归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理由文件生成部门向档案部门的正式转移。与纸质文件相比起来电子文件归档则更为复杂。电子文件归档，是将应归档的电子文件，经过整理确定档案属性，从电子计算机存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可移动的磁、光等记录介质上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记有归档的标识即可完成归档任务。但以载体传递归档的电子文件，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。

一、电子文件归档范围

在确定电子文件的归档范围时，应当参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件纳入归档范围。具体而言，电子文件的归档范围主要包括：一是在行使本单位职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各种文本文件；对需要保存草稿的文件，修改应在拷贝件上进行，加版本号积累，并将草稿、定稿一起归档。二是利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件等。三是本单位制作的各种数据文件：如数据库、图形库、方法库等。四是对于软件生产商而言，在其研究开发活动中形成的程序文件。为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件，包括操作系统、应用软件，以及相关的数据、配套的文档资料。档案部门已有的不须重复归档。以上各种电子文件的整理、著录和鉴定信息，这些信息可能存在与电子文件管理系统中，與文件相联系；也可能以纸质形式存在。

二、选用归档方法

一是将应归档的电子文件最终版本确定保管期限等档案属性后，录入在磁、光记录介质上，脱机后可存放在另处。二是压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。三是备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上。

三、规定归档份数

一般应拷贝三套，两套异地保存，另一套提供借阅。电子文件的形成到归档，跨越多个部门。这些部门通过电子计算机网络联成一个有机的整体，有时工作互有交错，职责界限难以区分清楚，所以，应当由单位的综合主管部门统一协调，指定专门机构或专人负责。电子文件的形成、承办、归档等工作应当由电子文件形成部门负责，档案部门予以指导监督，并对保管方法提出意见和建议；对归档后形成电子文件的管理工作应由档案部门负责，电子文件形成部门提供协助和支持。总之，整个过程既要有统一领导，明确分工，严格管理，还要有相互支持，才能保证电子文件的原始性、真实性和完整性。

四、电子文件的归档质量要求

1.齐全完整。一是用文字处理技术形成的电子文件，同时收集文件存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。二是用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，收集处理平台的说明材料。三是用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。四是用视频设备获得的动态图像文件，同时收集非通用格式的压缩算法和相关软件。五是用音频设备获得的文件，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。六是由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所说的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。七是通过软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

2.真实有效。指文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需要决定是否归档。有条件的机构应采用电子文件签署技术，以便确认电子文件的有效性。

3.一式两套。物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。

4.经过整理。归档的电子文件应经过一定的整理和编辑。电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录；应填写电子文件归档登记表。

5.归档手续。归档的电子文件，先由形成部门赋予文件以归档标识，然后将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。得到授权的用户只能利用文件信息，不能对之进行删除、修改等。采用网络归档方式的电子文件，其归档手续与此类似。由系统自动生成一份《归档电子文件登记表》，打印后双方签字作为归档凭证保存。

6.划定归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称为阶段归档），具体可视其情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件，记录介质的质量、寿命等问题，一般以不超过2—3个月为宜。

五、加强电子文件管理人员的培养

电子文件管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员应具备丰富的档案管理经验，又能熟练掌握计算机应用技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到档案管理队伍中来；二是加大教育投入，抽调一批具有一定水平，且热爱档案事业的人员，对他们进行系统的档案学理论基础知识、电子计算机知识、数字通信技术强化培训，使他们迅速掌握电子文件管理的基本知识技能；三是让档案工作者参与到档案信息化建设工作中来，激发他们的创造力，不断提高业务素质。